生産管理の業務改善について（その２）
・非定型な業務を可能な限り「定型化」する
生産管理には、多数の非定型業務があります。
非定型業務とは、生産計画や調達計画の立案、
各部署との日程調整などがあります。
これらの業務には、マニュアルが存在しない企業が
多数存在します。
非定型業務の特徴は、業務を遂行する個人の経験や
裁量に任される部分が多いという点です。
このため、社員におって作業スピードも品質も
変わります。
こうした非定型業務によって、安定したQCDを実現
できるでしょうか？答えは「No」です。
生産管理では定型業務を多くするほど、商品の品質
が上がり、コストが下がる、納期が短縮されます。
従って、現状の非定型業務を可能な限り「定型化」
することが重要です。
ちなみに定型化とは、いわゆるマニュアル化であり、
非定型業務を誰もが同じように遂行できる定型業務
に変更することで、業務効率を大幅に向上すること
ができます。
・特定の社員に集約している業務を標準化する
特定の社員に集約している業務、いわゆる「属人化
された業務」とは、一部の社員のみが遂行できる
業務です。
しかし、それらの社員しか処理権限を持たないので
はなく、単に周囲の業務内容への理解が足らない
ために起こる問題です。
「属人化された業務」が多いと、それだけ大きな
リスクがあることになります。
たとえば、生産ラインのAという作業は、Bさんしか
行えないものだとします。これでは、Bさんが欠勤
したり休職した場合、誰もがAという作業が行えない
ため、生産ラインは停止してしまいます。
たとえ欠勤や休職が無くとも、他部署への異動や
退職となった場合、業務引き継ぎに大きな手間が
かかります。
このように、専門知識やスキルが不要な業務の
属人化にはリスクがあります。このリスクを低減
するために、業務の標準化が重要です。
標準化とはつまり、誰もが同じように業務を遂行
できるよう、業務内容を整理して可視化すること
にあります。
業務の標準化に成功すれば、属人化された業務は
無くなり、ひいては業務効率のアップにも繋がり
ます。
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