中小企業の業務改善を成功させるために
中小企業は、大企業に比べて意思決定に時間がかからないという特徴があります。
大企業のように稟議を上層部に上げたり、役員会議で決裁を仰いだりといった時間がかからない上、経営者が業務全体を俯瞰することができ、人員配置や業務内容の見直しなどに着手しやすい環境と言えます。
1．まず取り組むべきは業務の棚卸
働き方改革が掲げる施策の一つに残業の削減があります。
しかし、これまでと同じ業務量を同じ人員でこなしていては、時間短縮することは容易ではないでしょう。
では、何をどうしたら残業を減らすことができるのでしょうか？
それには、毎日やっている作業を一つひとつ書き出してみることです。業務の棚卸は、置かれている環境によってさまざまでしょう。
例えば、チームでプロジェクトを進行させているなら、自分の担当箇所とそれがチーム全体に及ぼす影響、いつまでに自分の作業を完了させないと、後工程に影響が出るのか。
それらをリストアップすることで新たに気づくことがあったり、業務全体の流れを俯瞰することができます。現状を再認識し、その上で課題を探っていきましょう。
2．目標設定の重要性と情報の共有化がしやすい
一般的に、企業規模が小さい方が社員の結束や統合も図りやすいと言えます。
自分たちの関わる事業がどこでどんなふうに社会の役に立っているかが見えやすく、社員一人一人も把握しているからです。
その上で、業務改善を確実に成功させるには「目標設定」が欠かせません。しかし、それは中小企業でよく目にする壁に掲げたスローガンであってはなりません。
文字で書かれたスローガンはいずれ「風景化」します。
つまり、時間が経つと誰の目にも止まらないただの紙切れになるということ。経営者は、会社の目標を自分自身の言葉で社員に伝える必要があるのです。
3．属人化からの脱却
人手不足の中小企業の場合、「属人化」の状態で業務を回しているところが多いのが現状です。
仕事が人に属している状態だと、誰かが休んだ時に仕事が回らないという事態に陥ることもあるでしょう。
そのような人員配置は今すぐに見直し、いつでも同じ品質のアウトプットができる環境を整えておかなければなりません。
そのためにも、業務マニュアルを早急に整備する必要があります。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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