ミーティングは参加者のほんの少しの心がけで劇的に変わる
サイバーコネクトツーの山岡です。
この前、書籍を読んでいて生涯で「ミーティング」に費やす時間は3万時間、約8年分にもなる。という記事を目にしました。
クリエイターの皆さんからすると、ミーティングって手が止まってしまうし、苦手だから敬遠したい人も多いのではないでしょうか。しかし、組織やチームで仕事をするにはミーティング（コミュニケーション）は絶対に避けられないものです。
私自身、立場的にミーティングを開催したり仕切ったりすることも多く、出来るだけ準備をしアジェンダや資料を整え、効率よくミーティングを進行することを心がけていますが、残念ながら完璧ではありません…
準備が不十分でスムーズに進行出来ていないときもありますし、情報の把握が不足していてうまく仕切れていないときもあります。そんな時、しばしば参加者に助けられることがあります。
■参加者に助けられたミーティング
あるミーティングで、プロジェクトの今後の方針を決めるために作業の工数出しやスケジュール出しを早急に行う必要があり、それらの情報集めを行っていました。
日頃頑張っているスタッフにさらに負荷がかかることもあり重苦しい空気の中「いつまでに出来るか」を決められずミーティングが進行していたところ、あるスタッフが「これって超急ぎだと思うので今日中に関係各所とすり合わせてまとめます。明日の10時には提出できるように進めますがそれでも大丈夫ですか？」と言ってくれました。もちろん「助かる！ありがとう！」と返答しました。
その発言から他スタッフも自発的に「いつまでに出来るか」を提案してくれて、ミーティング内で情報を取りまとめる目途をつけることができました。もしスタッフの発言が無ければ議題が持ち帰りになり、ミーティングの回数を重ねてしまっていたと思います。
「なーんだ、そんなことぐらい」って思うかもしれませんが、案外やることは決まっていても「誰がいつまでに」が決まらないことって多くて困ることが多いです。「誰がいつまでに」が決まらないとやることが実行されず問題になることもしばしば発生します。
もちろんミーティングを取り仕切る人や責任者が率先してハンドリングすべきではあるのですが、参加者のほんの少しの意識や発言で防ぐこともできるのです。
■まとめ
ミーティングは主催者やキーマンの人に依存することが多いし、参加者は聞いているだけだし無駄じゃね。と思っている方も多いと思います。
しかし、ミーティングには必ず目的があり、その目的を達成するために開催され、参加者は必要だから呼ばれます。なのでミーティングは誰か1人で行うものでは無く参加者全員で行うものだと思います。（もちろん仕切る人が準備やファシリテーションをしっかり行うことも大事です）
ミーティングは参加者のほんの少しの心がけやサポートで劇的に変わります！ぜひミーティングで試してみてください！
最後までお読みいただき、ありがとうございました！
今日も一日頑張りましょう！
山岡 寛典