創業4期目ベンチャー、事業拡大を見据えてオフィス移転 CAST引越しレポート(前編)
2019年秋の創業以来、熊本大学内に拠点を構えて活動していたCAST。この度、事務所として使っていたオフィスを大学外へ移転いたしました！
そもそもCASTには、「オフィス」と呼んでいる業務スペースと、「開発室」と呼んでいる商品作りのための実験室があります。今回はオフィスのみを移転することになり、1月中旬に引越しを終えました。
日頃お世話になっている皆様へのご報告とともに、引越しに至るまでの経緯をプロジェクト責任者である渡辺がレポートします。
”引越ししようか？”
役員の間でオフィス移転の話が具体的に始まったのは8月末のことです。7月に入社したばかりの私からしたら、「何だ～移転しちゃうんだ、大学構内にオフィスがあるとお昼ごはんが便利なのになあ」というのが最初の感想でした。経営陣側の視点から言うと、これから会社を大きく育てメンバーを増員していくには、今が移転する最適な時期だろうとの判断だったのです。
そして、9月初旬にCAST引越しプロジェクトが始動し、私が責任者として任命されました。
会社の引越しってどうやって準備すればいいの？
思いがけずオフィス移転の責任者になり、私の頭の中にはハテナが飛び交いました。一人暮らしの引越しは何度も経験したことがあるけれど、会社のオフィスのお引越しって、何をどの順番で準備すればいいのか。
個人の引越しならば失敗しても自分が困るだけで済むけれど、会社の引越しが上手くいかないと業務に影響するし、他の社員を困らせてしまう……。
早速キリキリと痛み始めた胃を抑え、いつまでに何をやらなければならないのかを書き出すことにしました。
準備①引越し計画表を作成
まずはGoogle スプレッドシートに計画表を作り、物件契約、移転先の部屋の破損箇所の工事、移転前の買い足し家具など細かく項目分けし、担当者や日付を記入するようにしました。
やるべき事を細分化し日付を書き込む事で「忘れてた！」を防ぎ、進捗度合いや全体の流れを見通しやすくなります。
準備②移転先の内見
熊本大学内に残る開発室との移動がしやすい距離であることや、通勤が便利なよう駐車場が確保できることなど、条件を複数挙げ、社内総出で移転先の物件探しや契約前の内見を行いました。
その後、私は決定した移転先の部屋を隅々まで内見し、破損がある箇所や不便な部分をチェックします。
移転先は以前コンビニとして使われていた物件で、直近では保育園が入居していました。発表会ができそうな小上がりスペースがあります。
室内をくまなくチェックしたところ、壁の内装が剥がれコンクリートがところどころむき出しになっている箇所や、壁のひび割れ、床材の剥がれがありました。
また、トイレが一か所しかないため、男女で分けて利用するためにもうひとつ増設する必要があります。
とはいえ、室内の設備はほとんど劣化していないし、窓が大きいため日光がよく入る明るい部屋でした。
素敵なオフィスを作るぞ！と改めて気合が入ります。
③工事開始！
内見の結果、トイレの増設・室内の壁紙貼りや剥がれた壁床の補修・電気設備のチェックの3つが必要だとわかったため、3社の工事業者さんへお願いすることにしました。
業者さんや管理会社さんとの連絡のやり取り、工事していただく箇所の確認(立会い)、電気の通電……と、やるべき事がたくさんありました。
11月半ば、工事開始。
代表中妻の立会いのもと、工事業者さんの作業が始まりました。
内装工事から始まり、トイレ増設等の設備関連の工事、電気工事と続きます。幸いにも水回りや電気の故障は無く、追加の補修はありませんでした。以前入居されていた方が大切に使われていたんですね。
工事期間中は中妻や他の社員も定期的に現場を訪問し、工事の進み具合を見守りました。段々と綺麗になって行くオフィスを見てわくわく感が高まります。
当初は12月半ばごろの完成予定だったところ、業者さんのご尽力のおかげで12月6日に工事完了！すぐにでも移転できる状態になりました。
トラブル発生・・・
当初2022年内に移転しようと目標を立て引越しプロジェクトを進めていたのですが、ここに来て最大のトラブル発生。
インターネット回線の工事が12月末になってしまったのです。回線の契約は10月半ばに申込をしたのに、実際の工事日はなんと約2か月後。
インターネットがないと業務そのものが出来ないため、ネットの工事申込を1番初めにやるべきだったなと反省しました……。
引越し日は年明け1月の中旬に変更し、仕切り直しです。
それまでに追加購入する家具を選定し、オフィス全体の配置図も作らねば。もうひと頑張りです！
後編では引越し日の様子や、室内のレイアウト・インテリアをどのように決めたか等をレポートします！
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