仕事のための仕事　その2

それでは前回に続いては解決編です。前回のnoteをご覧になっていない方はコチラをご覧ください。
前回はざっくり振り返るとこんな感じでした。
我々は価値を生み出さない行動（＝仕事のための仕事）のために多くの時間を費やしている。
そして今回は仕事のための仕事を減らす・なくす方法を解説します。

減らす・なくすためのアプローチ

それではそのためのアプローチを3つ紹介します。

• 捨てる
  これは読んで字のごとく。今となっては意味をなさない仕事や他に置き換えられている仕事は捨ててしまおうというアプローチです。現場から提案されることはほとんどないので、コンサルから指摘してもらうのが良いと思います。

• 高速化する
  冗長化したプロセスを簡略化したり、意思決定権を部下に権限委譲をしたりして実現する高速化アプローチです。仕事を失う中間管理職からの抵抗が予想されます。

• 自動化する
  繰り返しの作業や単純な条件分岐によるタスク処理はコンピュータプログラムで自動化しましょうというアプローチです。仕事を失うと勘違いした現場からの抵抗が予想されます。

前回リストアップした7つの仕事のための仕事には上記を適用します。場合によっては複数を。
以下で減らす・なくす方法を解説します。

”決める”を減らす

これは高速化アプローチで迅速な意思決定がなされる環境を目指しましょう。権限移譲週が原則だと思います。経営会議の開催頻度を上げたところで、持ち時間がたったの5分だったら意味がありません。

”共有する”を減らす

これら捨てるアプローチだと思います。最近だと議事録でしょうか。タスク管理のアプリは以前から優秀なものが多いので、課題やタスクは一元管理出来る様になりました。プロジェクトの進捗確認では会議をしながらメモが残せるので、議事録を取るという仕事自体がなくせるようになりました。会議後の議事録レビューという仕事もなくせるようになりました。

”管理する”を減らす

これは自動化と捨てるのアプローチが使えます。
ここでもタスク管理アプリが活躍します。どの組織でも部下から上司へ定期的なステータスレポートがあると思います。仮に常に最新のタスク進捗がわかる状況であれば、レポート作成も確認作業も減らせます。また、こういっだツールにはダッシュボード機能も付いているので、進捗が良くないプロジェクトの把握も簡単です。

”移動する”を減らす

これも捨てるアプローチです。中途半端ルールで縛るのはやめ、集まる日以外はリモートワークとすれば良いと思います。オフィスは持つとしてもフリーアドレスで全社員の1/3程度のキャパで十分だと思います。

”探す”を減らす

これはある程度の投資をして自動化しましょう。デジタルデータになっていないのであればIoTに投資しましょう。非構造化データはSIerに相談して構造化しましょう。
そして、最小の時間で探し物に到達できる環境を作りましょう。

”やり直す”を減らす

これは自動化のアプローチで改善できます。仕事をお願いする際、もしくは受ける際にのテンプレートを使うのです。
大雑把に表現すると"何をするのか"、"いつまでにするのか"、"使えるリソースは何か"の３つが明確になるテンプレートを使ってやり取りするのです。

”繰り返す”を減らす

これは捨てると自動化のアプローチで改善できます。繰り返しというワードを聞くと直ぐに自動化を考える方も多いのですが、実は捨てられるケースが多いです。先ずは捨てられるかを検討してみてください。

まとめ

リモートワーク環境になって仕事のための仕事が増えたと感じている方も多いと思います。
そんな非生産的な仕事を減らす努力、職場でしてみて下さい。