仕事のための仕事　その1

今回は2部構成です。
皆さんは仕事をしていてこの仕事ってムダだなと思うことってありませんか？
本来、仕事とは価値を生み出す行動を指していました。しかし、我々は価値を生み出さない行動に多くの時間をかけています。
偏った考え方の人たちは、これら全てをムダだと決めつけてなくそうと訴えたりしてます。
私はこれら全てがムダだということはなく、カイゼンを繰り返してもこの時間がゼロになることはないと考えています。
今回はこういった仕事のための仕事を分解して、ムダを無くす・減らす方法を考えたいと思います。

仕事のための仕事たち

先ずは私が考える仕事のための仕事たちをリストアップ

• "決める"仕事

• "共有する"仕事（残す）

• "管理する"仕事（監視する）

• "移動する"仕事（集まる）

• "探す"仕事

• "やり直す"仕事

• "繰り返す"仕事（ルーティンワーク）

以上の7個です。それでは順に解説します。

"決める"仕事

企業が活動する上で必要な仕事です。最大の利益を出すために、リソース配分を"決める"仕事です。
これはなくすことが出来ません。当たり前ですが。
しかし、"決める"プロセスが長過ぎると思います。単純に時間がかかり過ぎているのです。期の中盤から計画し始めて、新期が始まっても予算案がまとまってないとかありませんか？年単位の予算では時代について行けないことがあるのに…
ひどい時は、責任の所在が不明確で決定事項が簡単に覆ることもあります。

"共有する"仕事（残す）

事業継続性の観点からこれもなくすことが出来ないものだと思ってます。
しかし、これもプロセスが長過ぎると思います。そして遅過ぎると思います。例えば会議の議事録。会議が終わってからまとめ始めて、関係者にレビューしてもらってから共有されます。会議の翌週とかに。会議に参加していなかった人は、そこで初めて状況を把握しアクションを起こします。遅いですよね？

"管理する"仕事（監視する）

会社のリソースを過不足なく使うためには管理する仕事はなくせません。
この”リソースを過不足なく”という点は、管理職が管理するメンバー数にもいえる話です。つまり非管理職に対して管理職が多い職場では、ムダに管理する仕事をしている可能性があります。また、マイクロマネジメントに代表されるような監視する仕事もムダです。

"移動する"仕事（集まる）

これは改善されている仕事のための仕事ではないでしょうか。リモートワークが進んでいる会社では通勤時間がなくなりました。
この様な会社に集まる・会議室に集まるという時間はゼロにして良いと思います。個人的には客先に移動する時間も可能な限りなくして良いと思います。
たまに対面での会議の有効性を説く方もいらっしゃいますが、対面で行った方が良い会議が存在することと会社に集まることを是とすることはイコールではないと思います。
私は価値を生まない行動（＝仕事のための仕事）を整理して、可能な範囲でなくしたり減らしたりしようよということを言いたいのです。

"探す"仕事

皆さんは仕事をしていて何かしらの資料を探すことってありますよね。営業職であれば過去の見積書だったり、設計士であれば過去の設計図面であったり。因みにこの探すという作業は”既に存在するモノ”を探す行為を指します。
クライアントの課題を解決するための新しい何かを探す行動ではありません。（これはクリエイティブな行動で本来の仕事だと思います）
この作業は古くから業務改善の課題として扱われてきましたが、根治には至らぬムダな作業の代表格です。

"やり直す"仕事

これも過去から問題視されてきたムダな作業の代表格です。
特徴はマネジャーが原因であることが多いことです。明確なアウトプットを示さずに業務指示を出していたら、意図と違うアウトプットが出てくるよねという話です。
これは作業者の時間のムダと次のアクションが遅れることによるムダに加えて、作業者のモチベーションが下がるという弊害も発生します。なくしたいです。

"繰り返す"仕事（ルーティンワーク）

これはAI-OCRやRPAを始めとする自動化の技術が出てきたことによってムダだと認識されるようになった行動です。紙媒体に書かれた情報をデータベースに登録する作業が良い例で、大手の金融機関や公共機関では多くの人件費をかけて行っていました。これは”人間”という置き換えの利かない最も貴重なリソースのムダです。

以上が私の考える仕事のための仕事7つです。
次回はこれらのムダを減らす・なくす方法を考えたいと思います。