私の英文ビジネスメールの書き方(基本と時短術)

こんばんは。お疲れ様です。今回は私の英文メールの書き方について纏めました。仕事で約８年ほど海外取引先と英語でメールのやり取りをしておりますが、ここ最近特に増えてきましたので、自分の備忘録も兼ねて英文ビジネスメールの書き方(基本と時短術)として記します。ご参考になれば幸いです。

まず、効率的な英文ビジネスメールの基本は以下の通りです。

1.件名を明確に

件名はメールの目的を簡潔に示すべきです。受信者が一目でメールの内容を理解できるようにしましょう。

2. 適切な挨拶を使用

受信者との関係によって、正式な挨拶（例：Dear Mr./Ms. [姓]）またはカジュアルな挨拶（例：Hi [名前]）を選びます。基本的にはDear …が失礼がなく、無難です。Dear 〇〇 san,と日本的に書くことも最近よく見かけます。

3. 簡潔かつ明確に

ポイントを簡潔に伝えることが重要です。余分な情報は避け、必要な情報のみを含めましょう。

4. 目的を早めに伝える

メールの主要な目的や要求は最初の段落で伝えるとよいでしょう。

5. 礼儀正しく

ビジネスメールでは常に礼儀正しく、敬意を表す表現を使いましょう。

6. 行動を促す

受信者に特定のアクションを取ってもらいたい場合は、それを明確に伝え、期限を設定すると良いでしょう。

7. 確認とお礼を忘れずに

メールの最後に、読んでくれたことへの感謝、または返信を期待する旨を伝えましょう。

8. 署名を利用

自分の名前、役職、連絡先情報などを含む署名を設定すると、プロフェッショナルさが増します。

英文例：

件名: Online Meeting Request - Project X
Dear Mr. Smith,

I hope this email finds you well. I am writing to request an online meeting to discuss our upcoming Project X. I believe that a brief discussion could be beneficial for both of our teams.

Would you be available for a 30-minute meeting next week? Kindly let me know your available dates and times, and I will send the invitation for the meeting.

Thank you for considering my request. I look forward to your reply.

Best regards,
〇〇〇〇

[Your Name]
[Your Position]
[Your Contact Information]

私の英文作成時の具体的な作業手順（時短テクニック）は以下の通りです。1つあたり5～20分程度で書きます(内容、送付先により異なります）

1. まず、日本語で書き始めます（短い場合は直接英語で書きます）。

2. 伝えたいことや質問したいことは、誤解のないように短く明確な文章で書きます。

3. それを自分で英訳します。わからない単語を調べる際にはWeblioを使用します（例文も参考にします）。

4. Grammarlyをインストールしておくと、綴りや文法の誤りを自動的にチェックしてくれるので便利です。

5. 同時に、日本語で書いたものをGoogleまたはDeepLで英訳します。

6. 英訳した文章をDeepLで日本語に戻し、変な点がないか確認します。

7. 英文が長い場合は、ChatGPTを使って校正してもらいます。

8. 完成した英文メールを黙読します。まるで新聞の一面に掲載されるかのように、不自然な表現がないか注意深く確認します。

9. 最終確認後、送信します。

10. 今後使えそうなフレーズは、例文集として別途まとめて保管します。

参考になる英語サイトなど

英和辞典・和英辞典 - Weblio辞書

Grammarly: Free AI Writing Assistance

DeepL Translate: The world's most accurate translator

その他、参考図書を２つ記します。
英文メールの書き方については、他にも文例がたくさんのった参考書などがありますので、まずはそちらを利用して書いてみるのも良いと思います。
そのうえで、英語の丁寧な表現(*1)をいくつか覚えて利用することをお勧めします。一方で、メールの文章を実際会うときのような会話調で進めた場合には、ややもすると失礼な言い方になることがあるので、充分気を付けましょう。余談ですが、pleaseは少々強引なお願いのニュアンスが含まれるので、私は極力使いません。使うとしてもメール１つに1回きりです。
*1:英語にも敬語表現・格上げする表現があります。特にビジネスで使う場合は、そのような表現を適切に使うことがスムーズなやり取りにつながります。

英語のお手本 (こちらは文字通り、メールを書く時のお手本にしています）

英語のお手本

ビジネス現場で即効で使える 非ネイティブエリート最強英語フレーズ550　(英会話での使用ケースが多いですが、敬語に関するランク分けが書かれています）

ビジネス現場で即効で使える 非ネイティブエリート最強英語フレーズ550

今回も最後までお読み頂きありがとうございました。
まだまだ私も勉強中ですが、何か参考になることがありましたら幸いです。