リモートワークが楽になる ”伝わる言葉選び”

リモートワークの難点。
その中の代表的な問題は、テキストコミュニケーションでしょうか。

どうにも上手く伝わらない。
思わぬ誤解を招いてしまった。

リモートワークを始めてみると、
コミュニケーションそのものにストレスを感じる事も増えますね。
すぐ側に誰かがいる環境ではないことが、
こんなにも”会話の雰囲気”を掴みにくくするとは驚きです。

もう1つの難点は、”伝わっているのかがわかりにくい”という問題。

対面している時に得られていた情報は、
「言葉そのもの」以上に、お相手の表情・声のトーン・ジェスチャーなどの、
言葉以外の何かだったりします。

それが、テキストコミュニケーションという「言葉だけの世界」になった時、
情報の少なさに比例して、「行間を読む」という推測行為が急激に増えます。
それにより、思いもよらない”会話のキャッチボール不全”を起こすのです。
言い換えると、「伝えたい事が伝わらない状態」とも言えます。

そもそもですが、”相手に伝わる”ってなんでしょうか？
”伝えたい想い”が乗るから伝わるのか
”伝わる言葉”が存在するのか
”受け取り力”の問題なのか

色んな角度から「伝わる」を捉え直した時、
全てを包括したコツがある事に気づきました。
今日は、そんなコツのお話です。

「言葉」は正確ではないと知る

コツの前に、認知しておく必要があるのは「言葉の正確性」です。
言葉（単語）それぞれには、与えられた意味がありますが、
出し手と受け手が同じ意味で解釈するかは別物です。

この、”別物”になりえるということを常に認知していられるか？
それが円滑なコミュニケーションを成立させる上での、
とても大事な土台になります。

言葉は、発した瞬間・書いた瞬間から、
自分の認知とは”別物”になって相手に届く可能性がある。
この土台を軸に、どう選ぶか？どう並べるか？どう補足するか？が
自然と出来る状態になると、ミスコミュニケーションは減らせます。

「伝わる」のゴールは何か？

大前提として、コミュニケーションするのは何のためでしょう？
わざわざテキストを起こしてコミュニケーションする場合、
相手に伝えたい何かがある、伝えなきゃいけない何かがある時ですよね。
当たり前ですが、そのゴールは『伝わる』だと思います。

ただ、時に『伝わる』ではなく『伝える』をゴールにして
コミュニケーションしてしまっている時があります。
この二つは、似ているようで大きく違います。

伝えるをゴールにした時、上手く会話のキャッチボールが進まず、
「相手の理解力が不足している！！」
「伝える気がないのかな！？」
「言葉のチョイスが下手なんだよ・・」
というように、相手の不足にフォーカスが向いたりします。

お互いに「書く・読む」にわざわざ時間を割いているのに、
不毛なやりとりに終始する・・・なんてことも。
だからこそ、目指すべきゴールの再認識が必要です。
『伝わる』という相手のキャッチが、コミュニケーションのゴールです。

”伝わる言葉”が存在するのか？

この問いに、私はNOと答えます。
全ての人に共通した”伝わる言葉”は無いように感じるからです。

キャッチ（受け取った）という状態は、
相手によっても異なる上に、同じ人でも”その時の状態”で変化するからです。
時代・環境・年齢・性別・対人関係・体調・気分などなど、
「感じ方・捉え方」に与える要素は、思いのほか沢山存在しています。
そして、常に大なり小なり変化し続けているものです。

だからこそ、全ての人に共通した「上手い伝え方」「伝わる言葉」は、
存在することが難しいのです。
では、どうやったら受け手がキャッチしやすい状態を作れるでしょう？
それが、お伝えしたかったコツの部分です。

キャッチしやすい言葉選びのコツ

相手が今どんな状態か？
リモートワークでは状態を掴みにくいのが難点です。
でも、それを克服して色々と準備するのは現実的ではありません。
だからこそ、「掴めない」を前提にしたコミュニケーションのほうが楽です。

コミュニケーションする上で、もう1つ大事な要素は、
誰にでも受け取りやすい範囲（的）が存在しているいうことです。
この『的を外さない工夫』が大事なコツになります。
具体的にそのコツをご紹介します。

▼相手の的を外さない工夫
・認知しやすい単語を使う（※横文字・業界用語を減らす／補足を入れる）
・推測しても断定しない（※◯◯◯ですよね → ◯◯◯ですか？）
・1回で伝え切る感覚を捨てる（※的は絞り込めば良い）
・伝わらなくてもOKの許容を作る

4つほど並べてみましたが、共通して「意図的に絞り込まない」ことが大事です。
真逆のコミュニケーションを取られた時を想像してみて下さい。
・横文字／業界用語だらけ　　   （※知っていて当たり前な威圧感が出る）
・断定的な言葉　　　　　　　   （※外れると理解されていない感覚になる）
・1回で伝たわるよね？な雰囲気 （※質問しにくい状況を作る）
・伝わらないはあり得ない雰囲気（※相手を萎縮させる雰囲気を出す）

いかがでしょう？
会話そのものを続けたい感じを失いますよね・・。
投げ手が意図していない方向に、相手の状態を悪化させる可能性を秘めています。
その可能性を減らすために、あえて的を絞り込まないのが大事なコツです。

ただ、工夫をしても伝わらないこともあります。
だからこそ、常に「伝わったかな？」という相手への確認も必要です。
コミュニケーションとは、対話です。
相手と自分の双方向の関係性を作り出す意識があれば、
「伝えたんだから伝わってるでしょ」という状態にはならないですね。

キャッチしやすい言葉選びのコツには、
そんな相手との関わり方のスタンスも含まれます。
「伝わる」にお悩みの方は、ぜひ試してみて下さい。

ではでは、また次回。