業務の引継ぎ資料の連携方法～システム化～

ビジネスにおいては異動や転勤、出向などのシチュエーションで引継ぎ業務が発生しますよね？
引継ぎ時に作成すると良いのが、引継ぎ資料です。

今回は引継ぎ資料のメリットについてご紹介いたします。

１.引継ぎ資料とは

引継ぎ資料とは、引継ぐ際にこれまで自分がおこなっていた業務内容をまとめ、後任の方に伝える資料を指します。引継ぎ資料は、案件特有の情報を詳細に記載する必要があり、後任の方が困らないようにするため作成しなければなりません。

引継ぎが発生するシチュエーションとしては下記になります。

・部署異動
・退職時
・出向や転勤など勤務地の変更

部下や後輩へ業務を引継ぐ場合もあるでしょう。
その際に、口頭で伝えるだけでは伝え漏れが発生する可能性があります。
そこで引継ぎ資料があれば、円滑に引継ぎ業務を完了させることができます。

2.引継ぎ資料の課題

引継ぎ資料には、以下のような課題があります。

課題①引継ぎがスムーズに行えない

引継ぎ業務が発生する際に、時間があまり確保できない場合がほとんどです。
限られた時間で後任の方に正確な情報を伝えていく必要があります。
口頭のみの引継ぎだと、誤った解釈で伝わる恐れがあります。
また、時間が経って引継ぎ内容を忘れてしまうことも考えられます。
後任の担当者が早く業務に慣れていち早く適応するためにも業務の引継ぎ資料は役立ちます。

課題②業務の属人化と顧客との信頼低下

「あの人にしかできない」「あの人しかわからない」というように、
顧客が前任に伝えた情報が後任に正確に伝わっていないなどの問題が発覚した場合、顧客の信頼を損なう可能性があります。そのようなことがないように業務引継ぎ資料を作成し、顧客とのやり取りや業務の流れを後任の方に伝えておく必要があります。

3. 最後に

いかがでしたでしょうか。
今回は引継ぎ資料のメリットについてご紹介いたしました。
次回はこれらの運用をスムーズに行えるクラウド化のメリットについてご紹介いたします。

★こんな方におすすめ

・引継ぎにおける課題を解決したい
・顧客との信頼を維持維持したい