採用×育成×業務改善

３つの組み合わせ

役所に限らず良い組織は
採用・育成・業務改善
の３つの組み合わせがうまくいっていると思っています。
どれかがかけると間違いなく近い将来において人材で悩む場面が発生する。

現在、新庄村役場において私が関わっている業務改善についてです。

進捗状況

現段階まで進んだのは

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・事務分掌の負荷の見える化
・業務の改善及び削減を行った場合の削減可能時間の算出（業務の内容は職員アンケートにより収集）

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です。

役所の仕事は多岐にわたっています。
条例上で定められている事務分掌は大分類。中身が実は年々増えているけれどもそれが表に現れず、年々職員が疲弊していく。

そんな状況を明らかにするために行ったのが事務分掌の見える化。
管理職に至るまで全職員に大分類で割り振られる事務分掌を中分類程度に細分化してもらいました。

①事務分掌の見える化

目的は適正な配分と労働時間が長すぎる職員への対応を数値を基に実施すること。

大分類90が中分類で500超に分けられました。
管理職を含む一般職・専門職の正職員は25名。一人が中分類程度で20の業務を受け持っている現状です。
大分類ではバランスが取れているように見えた事務分掌も、中分類で見るとアンバランスである部分が多く見えてきました。

見える化シートの一部です。
業務強度・頻度を担当者が選択→係数をかけて数値化→一人当たりの「業務負荷値」を算出。負荷値が高い職員の労働時間が長い　というある程度の相関も見えてきました。

②削減可能時間の算出

職員から過剰と思われる業務をアンケートにより収集。
削減・改善することにより、削減時間×人数×頻度　の計算でどれだけの時間を削減できるかを算出しました。

短期で実現するクイックウィンのものだけで4000時間、導入にコストがかかるため１年程度をかけて実現すべきものを含めると10000時間の削減が可能になると判明。

人数が少ない役所でもやるべきことは大規模の都市と同じ。
だからこそ効率をとことん高めるために、ムダ・ムリ・ムラをなくすことに徹底的にこだわっていく予定です。

今までよりもさらに働きやすい職場へ

・シートを活用して業務適正な配分を行う
・労働時間から調整が必要であれば感覚ではなくシートの数値を基に調整を行う
・ムダ・ムリ・ムラを徹底的になくして労働時間を削減する

感覚でなく、数値を基に進めていくことができる状態になった現在。

業務改善の大目的は「良い仕事をする状況を整える」こと。
楽をするではなく、公的なサービス業に従事する者として、必要な時間を投入できる状況を生み出していかなくてはなりません。

まずはお金のかからないところからのスタート。
この次のフェーズは業務効率化のツールの活用となります。