留学生の宿舎斡旋サイトリニューアルで、業務負担が軽減？！
＜今回の事例について＞
X大学生協では、留学生のために宿舎を手配するサービスを行っていた。
毎年４月・９月の留学生来日の前になると宿舎紹介サイトで物件の申込受付をしていた。
今回、新サイトへのリニューアルに伴い、業務負担の軽減になっていた３つのことの改善に取り組むことにした。
今回の記事では、課題解決までの過程を紹介いたします。
留学生の住まい紹介で抱える３つの課題
X大学生協が抱えていた課題は主に3つありました。
「サイトが更新しづらい」「申し込み管理が手間」「留学生への連絡が困難」というものです。
■ 1．サイトが更新しづらい
古いシステムで構築したサイトだったため、ちょっとした文言の変更すら困難です。物件情報は自分たちで更新できず、制作会社へ毎回依頼しないといけません。
つまり掲載物件の更新のたびに制作会社へ依頼が必要でリアルタイムな更新ができませんでした。
■2．申し込み管理が手間
長年古いサービスを利用していたため、宿舎の申し込みは棟ごとにしかできません。「304号室へ申し込む」のような部屋の指定ができませんでした。
そのため締切後に大学生協が部屋の割り振りをしていました。
約１週間という短い申込期間で大勢の留学生から申込がありるため、割り振りを手動で行うことは、とても時間がかかる業務となっていました。
■ 3．留学生への連絡が困難
大学生協の担当と留学生はメールで連絡しており、申し込みの変更やキャンセルなどお問い合せにはメールで1件1件対応していました。
一番負担になっていたのが、部屋の割り振りの決定を伝える連絡でした。
留学生が来日する3月や9月は大学生協も繁忙期です。その時期に数百人の留学生にメールでお知らせを送っていました。
■留学生へのユーザビリティも上げたいけど・・・
留学生側も来日の準備が必要なため、部屋の決定は早く知りたい。
大学生協も留学生のために急いで連絡をしてあげたい。
大学生協の業務の負担だけでなく、留学生にとっても「返事が早く欲しい」「確実に部屋を確保したい」などの焦る気持ちを解消できずにいました。
業務がらくらく！留学生は使いやすく！
これらの問題を解決するためにサイトをリニューアルし、業務を改善しました。
■サイト更新はリアルタイム反映
サイトの更新を内製化したので、文章や物件情報をリアルタイムで更新できます。最新の情報がスピーディに留学生へ届けられるようになりました。
■申込から在庫確保は自動化
申し込み管理も改善し、希望の部屋を申し込むという通常の不動産屋のような仕組みにしました。とても時間がかかっていた割り振りの業務がなくなったことでかなりの負担減になりました。
■問い合わせが１箇所にまとまる
留学生とのコミュニケーションも、問い合わせフォームを設置することで改善しました。属人性をなくし、誰が見ても問い合わせ内容が理解できます。
管理画面で内容が把握できるので、コミュニケーションコストが軽減できました。
■「翻訳機能」でスタッフも英語対応がラクに！
さらに、今までなかった自動翻訳機能が追加されたことで、言語の壁も低減できました。サイトに表示する案内文や物件情報を登録する際に日本語を入力すると、自動で英文も追加されるのです。一番喜ばれたそうです。
サイトリニューアルではなく「業務リニューアル」
X大学生協はサイトをリニューアルしたように思うかもしれませんが、実際は業務整理をして、業務の流れを再定義したり、留学生の利便性の改善まで行いました。
ただサイトの見た目を変えるリニューアルだったら必要なかったことでしょう。業務の見直しから丁寧に行うことで、業務効率が格段に向上したのです。
業務負担の視点と、ユーザーの使い勝手、両方をしっかり考えるリニューアルが大切だとビジネスデザイン研究所は考えています。
ビジネスデザイン研究所は、企業の成長と継続のためのヒントとなる情報を発信しています。
「大学生協の業務改善」に関するオススメ記事は他にも！