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業務効率アップ＆安全な社内ファイルの管理方法とは？

ビジネスデザイン研究所

どのような企業でも、「社内ファイル」の安全な管理は重要なテーマではないでしょうか。
よく世の中で騒がれる情報漏洩のリスクは意外にも近くに潜んでいます。例えば、大事なデータをメールで送り合ったりUSBに入れて渡すなども流出や紛失のリスクはあります。
今回、ビジネスデザイン研究所では、クラウドサーバーを利用して社内ファイルの管理を統一した結果、業務改善に成功した企業の事例を紹介いたします。

事例紹介

＜事例の要点＞
・N社は顧客を多く抱えており従業員も複数いる企業
・従業員ごとにファイル管理の方法がバラバラ
・クラウドファイルサーバーを利用したことで「管理方法の改善」「セキュリティ面の向上」に成功

■課題

Ｎ社の経営者である小池さんは、多くの顧客を抱えており担当の従業員に顧客情報のファイル管理を任せていた。従業員個人に管理方法を任せていたため、その方法は様々でファイルがどこにあるのか、担当従業員がいなければ把握できない状況。「大事なデータは安全に管理していきたい」と小池さんは考えていた。

■クラウドファイルサーバーを導入して保管場所を統一

小池さんは、顧客情報の管理方法を統一するためクラウドファイルサーバーを導入。共有ファイルを作成し、すべてのファイルをここに保管したことで所在を明確化した。
また、導入したクラウドファイルサーバーでは、アカウントを持つ従業員なら社外からでもアクセスが可能となり、リモートワークや外出先でも必要なファイルにアクセスができるようになった。

さらに、各従業員のパソコンと共有ファイルを同期させることで、データは常に最新状態になり、誰かがファイルを更新した場合でも他の従業員が最新バージョンにアクセスできるため情報共有もスムーズになった。

＜クラウドファイルサーバー導入のメリット＞
・社内のファイルが一か所にまとまる
・社外からでもアクセス可能に！
・各自のパソコンとクラウドファイルサーバーを同期することで最新バージョンをいつでも確認できる

セキュリティ対策も確保

小池さんが一番懸念していたのは、セキュリティの問題だった。
従来の情報共有では、紛失や流出の危険性があった。
クラウドファイルサーバーを導入し、共有フォルダ内のファイル共有する際にはURLを発行し閲覧制限を設定、アクセスを制限し知っている人しか見ることができないようにしたことでセキュリティを確保することに成功、小池さんの懸念はクリアできた。

■安全に共有するためのルールを決めた

せっかくクラウドファイルサーバーを導入しても、従業員がこれを使わなければ意味がないため、小池さんは従業員を集めて使用方法について説明した。まず、顧客の情報をメールで共有することはあってはならないと説明。今回導入したクラウドファイルサーバー以外には絶対にアップロードしないことを従業員に徹底させた。

顧客情報管理がクラウドファイルサーバー上で一元化されたことで、担当者の変更時に特に引継ぎを行う必要もなくなり、顧客情報の検索が簡単になりました。従業員が急に休んだ場合でも、他の従業員が必要な書類をすぐに見つけることができるようになったのです。

■属人化防止にも効果を発揮

以前は休んでいる従業員に電話をかけてファイルの保管場所を教えてもらうなど、書類を探すことに苦労をしていました。
しかし、クラウドファイルサーバーの導入により、この手間がなくなり作業時間の短縮と利便性の向上が実現され、従業員からは喜びの声も聞かれるようになりました。
従業員が多い会社では、社内ファイル管理を個々人に任せてしまいがちです。会社全体で一元的に管理することが大切です。

＜正しい運用でセキュアな情報管理を＞
・ファイル管理のルールを社内に周徹底する
・データの保管場所が１つにまとまったことで情報の属人化防止に
正しいファイル管理は、管理漏れやデータの紛失、意図しない流出を防ぐことにつながります。自社に合う方法を見つけてみましょう。

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