【DXと業務効率化~RPAとBPR~】#4 AI-OCRとは
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【DXと業務効率化~RPAとBPR~】#4 AI-OCRとは

(🔄2021.04.23.更新)
分析屋の高橋です。

「DXと業務効率化~RPAとBPR~」というテーマでの連載4回目(久しぶりの更新)となる今回のnoteでは「AI-OCR」について、RPA導入を見据えた実践方法を交えながらご紹介していこうと思う。

<OCRとは?>

OCRは、「Optical Character Reader/ Recognition」の略で、画像データのテキスト部分を認識し、文字データに変換する光学文字認識機能のことをいう。具体的にいうと、紙文書をスキャナーで読み込み、書かれている文字を認識してデジタル化する技術のことである。

人間は、紙に書かれている文字を理解できるが、コンピューターは自動的に読み取ることができない。
そのため、紙に書かれた文字をデジタルデータとして活用するには、一度、人間が読み取って文字に変換する必要がある。これがデータ入力と呼ばれるものである。しかし、単に文字を入力するという作業は非常に効率が悪く時間がかかってしまう。この作業を人間の代わりに行ってくれるのがOCR技術である。

<AI-OCRとは?>

AI-OCRとは、OCR技術とAI技術を掛け合わせたもので、様々な帳票に記載された項目の自動抽出ができるツールである。
AI技術を組み合わせることで、機械学習による文字認識率の向上や、手書きの文字、非定型フォーマットの文書などから各項目を抽出・認識することが可能になる。

従来、手書きで記載されいていた帳票類(アンケート、申請書)も含め、帳票を読み取り、データ化する事で効率化を図ることができる。

また、RPAとの親和性も高く、OCRで紙書類/帳票を自動的に読み取り、認識結果をRPAで活用(業務システムへのデータ入力など)することで、様々な分野での業務改善を実現することができる。

<AI-OCRを利用する3つのメリット>

「AI-OCR」は最先端の技術を搭載しているため、OCRよりも費用は高くなるが、次のようなメリットもある。

1.文字識字率が高い
これまでのOCRは、既に持っているロジックの範囲内で決められたパターンでしか識別ができなかった。しかし、「AI-OCR」はAIにディープラーニングさせることにより、一度文字を読み間違えたとしても、その間違えたデータをAIが学習することで、文字認識率を向上することが可能。また、手書き文字の読取にも対応している。
※但し、手書き文字の認識率は書き手の癖などに依存する。なので、マークシートのように「この用紙は機械で読取を行っています。」などの注意書きが帳票にあると、多少は読み取りやすい綺麗な字を書くことを促すことができるかもしれない。

2.フォーマットが異なる帳票に対応できる
帳票をOCRで読み取りする際、これまでは、事前に読取位置や項目の詳細定義をする必要があった。しかし、「AI-OCR」はAIが読取位置や項目を自動抽出することができる仕様のOCRである。主にオプションで用意しているツールが多い。
この仕様を活用すれば、紙帳票の資料をスキャンするだけで文字を認識してくれる「設計レス」を実現することができる。例えば請求書や納品書、発注書といった様々なフォーマットの帳票であっても、スキャンするだけで項目を抽出できるので、業務効率を大幅短縮が可能となる。
本仕様を使用しなくてもOCR同様に事前定義する事で手書きを含めた文字情報を取得し、データ化することができる。

3.RPAとの連携でさらに作業効率がアップする
「AI-OCR」はRPA(Robotic Process Automation)と連携することで、RPAの作業効率をさらにアップすることができる。「RPA」とは、従来、人が行っていた業務をソフトウェアロボットにより代行・代替することを表す。

例えば、データの抽出やファイル作成、データの転記や受け渡しなどの業務をRPAで代行することが可能。しかし、ファイルやデータの処理はできるのですが、デジタルデータに変換する機能が搭載されていないため、「AI-OCR」を連携させることで、パソコンを使った作業の自動化に加え、文字データを自動で読み取りデジタルデータ化することが可能となる。AI-OCRの操作自体もRPAで行う事も可能な為、作業としては紙帳票のスキャン(PDF化)を行うだけで一連の業務を自動化することができる。

<さいごに>

AI-OCRが登場したことでRPAでの業務効率化の範囲が増え、より多くの時間を削減できる効果が期待できます。RPAによる業務自動化の際の業務ヒアリングの際には、現在使っている帳票が何なのか?その帳票から取得したい項目は何なのか?を合わせてヒアリングをする事でさらなる効率化の検討も見込めます。
また、これを機会に紙帳票のデジタル化・データ化を検討し、ペーパーレスに切り替えていくことも良いことだと思います。
今回も最後まで読んでいただきありがとうございました。

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