組織図を叩きこむのだ！

広島県で作業療法士をしています、やまぴよです。

今回は久しぶりに長文を書いてみます。

学生も社会人も、社会に出ると「ホウレンソウ」が非常に重要です。

ホウレンソウとは、報告、連絡、相談 の3つの頭2文字を取った言葉です。

なぜ重要なのかというと、前回の記事でも触れましたが僕は「社会の中で信頼を得るため」「自分が社会の中で行きやすくするため」だと考えています。

僕自身もバイトなど社会で働きだしてから頻繁に「ホウレンソウ」という言葉を耳にしました。

聞いた当初は「他人のため」「会社のため」に必要なことという認識でしたが、社会人7年目の現在では何よりも「自分のため」に必要なことなのだと気づきました。

今日はそんな「ホウレンソウ」について考察を深めていこうと思います。

ホウレンソウをおこたると

偉そうに記事にまとめている僕ですが、ホウレンソウを疎かにしたことで多くの失敗を経験してきました。

ホウレンソウを疎かにすると、周囲の人(特に上司)から
「(私の事を)自分勝手な奴だ」
「言うことを聞かない奴だ」
「根はいい子なんだけど…」

などのマイナスな印象をもたれ易いです。
どれだけ自分が真面目に考えを巡らせて、慎重に計画を実行したとしても、です。

また、指摘を受ける度に
「え、こんなことまで報告するの!?」
「いちいち確認してたら仕事が遅れちゃうよ…」
「いつ誰に何をどのように報告したらいいの!?」
「組織や連絡網が複雑なんだよ！」

とイライラし、僕の場合は

「会社ってめんどくさいな…」
「管理者は自分を分かってくれない」

と他責思考に陥っていました。

今考えると自分が生意気すぎて怖いです。
かつての上司や先輩の方々はこんな僕をよく育ててくださったな…と恥ずかしく思います。

そんな自分を反面教師に、上手な「ホウレンソウ」の仕方を考えます。

情報を伝達する相手と順番

少し言い訳をさせてください。
僕自身、日頃からホウレンソウを意識しながら働いており、決して思いつくまま勝手気ままに仕事をしている訳ではありません。

必ず上司に相談してから業務に取り組んでいますし、些細な情報も報告することを徹底しています。

ではなぜ先述のようなマイナスの印象を持たれてしまうのか。

それはホウレンソウをする「相手と順番」を間違えていたからです。

ふたつの管理者

組織において、「空間の管理者」と「集団の管理者」の二種類があると思います。

空間の管理者とは、物理的な空間を取り仕切っている人です。空間には大小があります。

病院で言うと、入院棟○階やリハビリ室などの小空間はナースや療法士の課長or主任が、病院全体では医院長や理事長が管理者に該当します。

集団の管理者とは、文字通り特定の集団を取りまとめている人です。

病院で言うと、病棟の看護師の管理者は○階看護師長、リハビリで課長、OT、PT、STならそれぞれの主任が該当します。

自分が共有する内容が「空間に関すること」か「集団に関すること」かによって、これらのどこに報告するかを判断しなければなりません。

情報を伝える順番

先ほどの話で、管理者の大小について触れました。
基本的に情報伝達は小さい方から大きい方へ順にした方が良いです。

学校の委員会程度では生徒の権力や立場に大きな違いがないので気にしなくても何とかなります。

ですが職場の中では、管理者に明確な管理責任があります。

例えば、私の病院時代であれば、OT主任より先に課長に問い合わせた場合、主任は管理責任を果たせておらず上司に叱られるわけです。

そのため、伝達する側としては面倒ではありますが、上司のメンツを立てつつ自分の要求を提案するためにはこのサイズの原理を守ることが望ましいです。

君たちはどう生きるか

これらを守るために、僕は職場の組織図を頭に叩き込もうと思います。