とある総務系職員とのやりとり

久々の投稿です。ちょっとインプットが溜まってきたので、
インプットしてきた内容を記録する場所として使っていきます。

私「給与明細、PDF印刷して送るの手間だし郵送費も時間（作業時間＋届くまでの時間）もかかるのでPWつきでメール送付等楽な方法でおねがいします」
とある総務担当「他の人多数も郵送なので、郵送でおくります」
私「えっ・・・」

なんかやりきれないので試作とテストしました。

まずは現状。（対象を100人想定）
①システムから明細をPDFを一括出力　20分くらい
②すべて印刷　20分くらい
③宛名を印刷　60分くらい
④紙折りして封筒にいれる　60分くらい
⑤郵送　届くまで2日くらい
費用：（100人×110円×12ヶ月）＋作業コスト

改善案
①システムから明細PDFを一括出力　20分くらい
②まとめてタイトル変更→Power Automate Desktop　2分くらい

PAD：フォルダの中身を抽出

PAD：フォルダの中身のタイトル変更

③それぞれに異なるPWをまとめて設定→VBA　2分くらい

VBAアプリ使用
引用：https://jinjineer.net/2021/06/29/set-password-tool/#google_vignette

④自動送信（ファイル送付とPW送付でメール分ける）→Power Automate Online　2分くらい

PAフロー

※事前にデータでのお渡しでよいか承諾を取っておく
https://www.mhlw.go.jp/file/06-Seisakujouhou-12600000-Sei...

初回作成でも半日もかからないし、都度送付者リスト更新とかメール文の微調整とかで一度に256人に送れるし、圧倒的に楽だと思うんだけども・・・

考え方を強要したくないけど、コストも時間もかかるから楽に確実にコストも抑えて、他のことに回したほうが良いと思う・・・

参考・引用したサイト等

PDF・ワード・エクセルファイルに一括で一気にパスワードを設定・解除するExcelツール

https://qiita.com/west-qi/items/0860224260a289de25d7

Power Automate Desktopで面倒なファイル名変換を一括処理！ - Qiita

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