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デジタル化とは?-Digitization-Digitalization

前回の記事では「DX」と「デジタル化」のワードは同じ意味合いで使われることがあるあが、しっかりと区別して理解することがDXを進めていく上で重要であることを書きました。

〈前回の記事〉↓

その中で、DXとデジタル化という2つのワードは切り離せない関係にあり、業務のデジタル化がなければDXに辿り着けないとお伝えしました。今回は、DXの手前の部分「デジタル化」(DX-Ready)の部分について詳しく書きたいと思います。

まず、「デジタル化」とは?

DXを進めるためのステップ図

図にある通り、
Digitization(デジタイゼーション)
Digitalization(デジタライゼーション)
この2つの部分が「デジタル化」「業務のデジタル化」と言われる部分です。

社内が変わるデジタル化

デジタル化では「自社”業務”」(社内)が変わります。デジタルを活用することで、社内の業務の進め方、やり方を変えることが目的になります。


それでは、2つのステップをもう少し詳しく解説していきたいと思います。

Digitization=情報のデジタル化

デジタイゼーションは一言でいうと「アナログからデジタルへ」
現状のアナログ業務をデジタルフォーマットに置き換えるのことを言います。

「手書きの”自由”を”標準化”すること」

手書きの受注票を1枚1枚捲りながら「過去の注文」を確認することはありませんか?自社の”アナログ”部分を今一度見直してみて下さい。

Digitalization=デジタル情報活用

デジタライゼーションは「仕事のプロセスや状態」をアップグレードするといった部分になります。
1つ前のデジタイゼーションでは、”現状業務をそっくりそのままデジタルに置き換えただけ” でした。この部分では、デジタルを活用して業務の”プロセル”部分にフォーカスします。

例)
・クラウドシステムの利用
・バラバラ業務(エクセルで複数のファイルを持っての管理)を一元化することで全員が最新のファイルや情報を共有できる状態にする

ここで重要なのは、「社内の業務、情報を見える化」すること、そして社内間連携をスムーズに行えるようにすることです。

デジタライゼーション具体例

もう少し具体例を説明すると…
〈案件管理〉をエクセルで行なっている企業があるとします。エクセルで情報管理をしている企業はまだ多いのではないでしょうか?
(*ここまでは、前段階のデジタイゼーションはできている、といった段階です。)

ここで見えてくる課題点としては

・社内の複数の社員が〈案件管理〉のコピーを持っており、どのファイルが最新情報がわからない
・案件に関する情報共有(コミュニケーション)部分や、資料の共有はメール又は口頭で行われている
・案件と顧客リストが紐付いていないので、顧客の案件履歴などを確認できない
・エクセルを開くにはパソコンが必要なので、担当者は帰社してから情報を入力することになる。(営業はパソコンを持ち歩かない為)

※実際にある事例からの例えです。

上記を見ると、「情報はデジタル化」しているのにプロセス部分はデジタル化していないので、〈案件管理〉の情報が活用できていない状態になっています。ここでのでジタライゼーション化提案としては、クラウド型の業務改善ツールなどを取り入れることです。

例えば、業務改善プラットフォーム:kintone などを活用すれば

・〈案件管理〉を kintoneの中に作成することができるので、社員全員がkintoneという1つの場所に情報を入力することになる。
→担当者がkintoneにログインさえすればいつでも最新情報を確認することができ、エクセルのようにコピーファイルを持つ必要がなくなります。

・kintone内に必要な業務システムを複数作成できる。→それぞれのシステム連携が可能になルので、〈案件管理〉〈顧客リスト〉を繋ぎ合わせると→顧客別での「案件履歴」「対応履歴」などを確認できるようになる。

・案件に関する情報共有もkintoneの中で行えるので、メールやチャットでのやり取りを遡る手間が減る。

・kintoneはスマホのアプリもあるので、営業担当者が帰社せずに「その場」で忘れないうちに情報を入力することができるようになる。

※kintoneだけでなく、他にも様々なプラットフォームがあるので自社の業務に合ったツールを選定して導入することです。

このように、業務改善プラットフォームなどを活用することで、社内の情報の共有を円滑にし、入力した情報を活用できるようになることで業務の生産向上を目指すことができるようになるのがデジタイゼーションでのステップです。
kintoneを例に挙げましたが、他にも様々なツールがあるので、自社に合ったツールを選定するのをお勧めします。

必ずしも2ステップ踏まなくても良い?

さて、「デジタル化」: ①デジタイゼーションと ②デジタライゼーション について解説をしましたが、この2ステップは同時進行で行うことが可能です。

デジタイゼーションとデジタライゼーションは同時進行で

例えば、現在「紙」への手書き情報を管理しているのであれば
「紙での情報管理が行われている」状態をエクセル管理へ移行するのではなく、クラウド型 業務管理ツールへの移行をお勧めします。

×紙での受注管理→エクセルでの管理→クラウドツールでの管理
○ 紙での受注管理→クラウドツールでの管理

-社内の業務を見える化し、情報を活用できるようになる。
デジタル化で目指すべきゴールは情報を活用できるようになることです。なので、”あえて” エクセル管理へ移行する必要はありません。

今すぐ始めよう、デジタル化!

デジタル化なしではDXはありえません。デジタル化は議論の余地なくすぐに実施すべき部分であると言えると思います。


などなど、既に「ん〜この業務もう少し効率良くできないのか?」という部分がありませんか?

まずは、現状を疑問視することから始めてみて下さい!


参考文献↓







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