新型コロナウイルスに関係する内容の可能性がある記事です。
新型コロナウイルス感染症やコロナワクチンについては、必ず1次情報として厚生労働省首相官邸のウェブサイトなど公的機関で発表されている発生状況やQ&A、相談窓口の情報もご確認ください。※非常時のため、すべての関連記事に本注意書きを一時的に出しています。
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【小さな会社が着実にDXを進めるために】とりあえず何から始めたらいい?業務のIT化

「業務のデジタル化って、とりあえず何から始めたらいいの?」

結論:「仕事のための仕事」から取り掛かる。


「IT強い人」vs「IT弱い人」

DX、業務のIT化、デジタル化、これらの言葉を聞かない日はないんじゃないか?! というぐらいあちこちで多様されるワードになりました。

テレビをつければ業務改善ツールのCM、駅のポスター広告にまでDXの宣伝、DX推進のセミナー、ビジネス書コーナーにはDXやIT化関連の本で溢れかえっています。

「いや、もうええねん」

コロナ禍で急かされるように加速したと言われる企業の”デジタル化”
それでも日本企業のデジタル化はいまだに遅れている、と言われています。
実際、まだ現金しか使えないお店があったり、FAXでの受注が行われていたり、そして私たちもほぼ現金しか使っていないみたいな状況。

「こっちはメールで注文書送りたいのに、相手はFAXでしか受け取らん」
「業務のデジタル化、いや今のままでもあともうちょっと大丈夫なんちゃん?」

中小企業のデジタル化支援を行う中で、そんな声を聞いてきました。

DXや業務のデジタル化というワードには様々な要素が含まれていて
「正解がない」
なので、選択肢が多すぎて何をしたらいいのか分からない、結果1歩が踏み出せない。

デジタル化遅れている原因の1つには、この「何をしたらいいのか分からない」に隠されていると思います。

しかし、ここには支援者側が「デジタル化」「DX」といったワードを分かりやすく解説できていない:「ITわかる人」対「IT苦手な人」の間にある溝に最大の原因が隠されていると感じています。

その「溝」を埋めるべく、このページでは分かりやすく「DXの進め方」について解説します。

今回は、「業務のデジタル化を考えているけど、とりあえず何したらいいんや!」に分かりやすく、具体的にお答えします。

結論:「仕事のための仕事」から取り掛かる

業務のデジタル化!と考えた時に、まず考えることは「どこから?何を?」デジタル化するのかが重要であると思います。

その際に判断基準として使えるのが

「この仕事って、お客様のための仕事やっけ?」という問いです。
(※ここではお客様には直接関係ない仕事という意味です。)

顧客のための仕事vs仕事のための仕事

ビジネスに置いて、もっとも時間を使いたい部分は「お客様のための時間」(顧客価値を生み出す時間)。

例えば、お客様との商談時間や商品やサービスのプロセス。

もちろん、お客様のための時間を見直し、強化することは重要です。

しかし、現状の「仕事のための仕事」に時間が多く使われてしまっていては
お客様に対して使われる業務の質を上げることも難しい。
なぜなら、現状の業務でいっぱいだからです。

業務フロー表を作ってみる

まずは、社内の業務フローを作成してみましょう。
(例:お客様のお問合せから商品の納品まで等)

例えば、こんな感じです。
(※実際には「担当者」や使用しているツールなども含め細かく作成するのが理想ですが、下記のようにザックリした大枠の流れを作成して、詳細は後から付け足していく方法も良いと思います。)

ザックリ業務フロー表(例)


ザックリフロー表を作成したら、
「お客様のための仕事」OR「仕事のための仕事」に色分けをします。

お客様に直接関わらない部分を「仕事のための仕事」と分類しています。ここでは業務の内容にこだわるので、色の数を気にする必要はありません。


仕事のための仕事は「効率化」!

デジタル化を進める第一歩は、デジタルツールを活用して現状の「仕事のための仕事」を標準化、効率化すること。

その第一段階として、現状の業務フロー表を作成してみる。
ここで大切なのは、業務にくっついている小さな作業たちにも気づいて上げることです。

意外に「え、松浦さんってこんな細かいチェックまでやってくれていたの?」なんて発見があったりします。

お客様のための仕事は「強化」

顧客のための仕事は効率化ではなく、「強化」し業務改革にフォーカスします。(※この部分は別記事書きます)

全部一気にやってしまいたい!と思う気持ちを少しおさえて、まずは「業務の効率化」を進めるのも大きな一歩です。

特に、中小企業や小規模事業者さんの場合は「パソコン苦手」「デジタル、何それ?」との反発に経営者の方が怯んでしまい、なかなかデジタル化の一歩が踏み出せないことが多々あります。

しかし、DXを進めるためである業務のIT化は必須です。
だからこそ、少しづつ始めていくことが中小企業のDXを進める上では必要になってきます。

(社員さんたちの反発にはゴール設定やアクションを明確に共有することが大切なのですが、この部分については他の記事で詳しく書きたいと思います。)

「これって誰のための仕事?」

デジタル化、業務改善といった言葉は抽象度が高く、「焦り」「やる気」などの感情は揺さぶられます。

しかし、具体的な解決策はフワッとしたままで、「じゃあどうするべき?」の具体的な解決策は自ら探すしかない。

まずは「これって誰のための仕事?」と立ち止まること。

すると「変えていくべき部分」が見え、デジタル化への一歩も楽に踏み出せる。それが、導入するツールを選ぶ上でも重要になってきます。

まずは、業務フローを洗い出し「顧客のための仕事」「仕事のための仕事」に分けてみるところからスタートしてみてください。

次の細かなステップは、次回の記事で説明します。

DXを着実に進めるために、これからも具体的なステップを分かりやすく解説していきます!よろしくお願いします。


弊社は、業務改善ツール:kintoneを活用して、お客様の業務に合わせたシステムをカスタマイズで構築する事業を行なっています。

初回の無料相談では、「ザックリフロー表」を一緒に作成、具体的にデジタル化をどう進めていけばいいのか?を一緒に考えます。
初回の相談は無料なので、是非お気軽にお問合せください!


HP

DXのステップをビジュアルで短く分かりやすく解説 Instagram

参考文献


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