RFP（提案依頼書）の書き方とサンプル
Web制作やシステム開発に携わる方なら一度は耳にしたことがある「RFP（提案依頼書）」。
ホームページ制作やシステム開発を依頼する際に、外部の企業（制作会社や広告代理店等）から提案を受けるために必要な情報をまとめる文書のことを指します。質の高いホームページを制作してもらうためには、このRFPが非常に重要です。しかし、どのようにRFPを作成すれば良いのか分からない方も多いかと思うので、ホームページ制作を依頼する際に役立つRFPサンプルを提供し、その作成方法について解説します。
1. RFPとは
RFP（提案依頼書）は、ホームページ制作やアプリ開発、システム開発などのプロジェクトで、発注者が制作会社に対して提出する書面です。プロジェクトの目的や自社の現状の課題、課題解決のために求める機能などが記載されています。RFPは制作会社に自社の要件を正確に伝え、最適な提案を引き出すための重要なツールです。
2. RFPを作成する目的
RFPがなくても提案を受けることは可能ですが、作成することでメリットがいくつかあります。
共通認識の形成：社内外で要望に対する共通の認識を持つことができ、提案の質を均一にすることができます。
ミスマッチの防止：具体的な要件を明記することで、提案と自社の要望のズレを防ぎます。
要件の抜け漏れ防止：文書化することで要件の抜け漏れを防ぎます。
3. RFP作成の事前準備
RFPを作成する前には、以下の事前準備が必要です。
自社の現状整理：自社の現状や課題を正確に把握します。
社内関係部門との調整：関係部署と内容をすり合わせ、認識のズレを防ぎます。
運用設計：リニューアル後の運用体制を明確にします。
制作会社の選定基準：選定基準を明確にし、業者選定をスムーズにします。
4. RFPサンプル（ホームページ制作）
ホームページ制作を依頼する際に役立つRFPサンプルを作成しました。以下のリンクからダウンロードしてご活用ください。
5. RFPの書き方と各項目のポイント
RFP作成時に必要な項目とそのポイントについて詳しく解説します。
各項目を丁寧に記載することで、制作会社に自社のニーズを正確に伝え、より良い提案を受けることができます。
1. プロジェクト概要：目的や背景を記載する
ホームページ制作の目的や背景を詳細に記載します。これにより、制作会社がプロジェクトの全体像を理解しやすくなります。
例：現行サイトが古く、モバイル対応が不十分なため、最新の技術を取り入れてユーザー体験を向上させたい。
2. 会社概要・事業内容：自社の情報を提供する
会社名、所在地、設立年、従業員数、事業内容などの基本情報を記載したり、具体的なビジネスモデルや提供するサービス、製品について詳しく記載します。これにより、制作会社が業界特有のニーズを理解しやすくなります。
3. ターゲット・競合情報：メインターゲットと競合を明確にする
ターゲット層：年齢、性別、職業、興味・関心など具体的なターゲットペルソナを記載します。
競合情報：主要な競合他社のサイトやその特徴を記載し、自社サイトとの差別化ポイントを明確にします。
4. 現状の課題：解決したい課題を詳細に記載する
現行サイトの問題点を具体的に列挙します。例として、デザインの古さ、ユーザビリティの低さ、SEOの弱さなどがあります。
例：現在のサイトは更新が難しく、情報が古くなりがち。これを解決するためにCMSの導入を検討している。
5. 本プロジェクトのゴール：達成したい目標を明確にする
短期目標：リニューアル後の具体的なKPI（Key Performance Indicator）を設定します。
例：月間問い合わせ数を20%増加。
長期目標：KGI（Key Goal Indicator）として、リニューアル後1年以内に売上を30%増加させるなどの具体的な数値目標を設定します。
6. 機能要件：必要なシステムや機能を詳細に記載する
サイトに必要な機能をリストアップし、具体的な要件を記載します。
例：会員登録機能、検索機能、レスポンシブデザイン、CMSの導入、EC機能など。各機能の優先度も示すことで、制作会社がプロジェクトの重要部分を把握しやすくなります。
7. 提案に含んでもらいたいこと
提案書に含めて欲しい要素を詳細に記載します。これにより、提案内容の質を各社均一に保つことができます。
例：デザインコンセプト、開発スケジュール、制作体制、コスト見積もり、保守・運用サポートの提案。
8. ドメイン・サーバ・SSL：技術的な要件を明示する
現行のドメインとサーバの情報を記載し、引き続き使用するか、新たに用意してもらうのか等を明記します。
例：既存のドメイン（www.example.com）を使用。サーバは新規で提案を希望。SSL証明書の取得と設定を依頼。
9. 予算
プロジェクトの予算を記載します。これにより、提案内容が現実的な範囲内であることを確保できます。
例：予算は総額300万円以内を想定。詳細な内訳を含む見積を希望。
10. スケジュール：プロジェクトのタイムラインを設定する
プロジェクトの主要なマイルストーンとデッドラインを明記します。
例：提案締切日、プレゼンテーション日、制作開始日、テスト期間、サイト公開日。
11. プロジェクト全体スケジュール：全体の進行計画を示す
各フェーズの具体的なスケジュールを記載します。
例：
XX年XX月：RFP配布、提案内容打ち合わせ
XX年XX月：提案・制作会社選定期間
XX年XX月：制作会社決定
XX年XX月～XX月：ホームページ制作期間
XX年XX月：公開、調整期間
12. 提出物
提出物の種類とフォーマットを明記します。これにより、評価基準が統一されます。
例：見積書、企画書、デザインモックアップ（ワイヤーフレーム）、技術仕様書。
13. 提出先と提出期限
提案書の提出先と提出期限を記載します。
例：提出先：〇〇株式会社、Web担当者 山田太郎（contact@example.com）、提出期限：XX年XX月XX日まで。
6. まとめ
RFPは質の高いホームページ制作のために欠かせないものです。適切なRFPを作成することで、提案内容の評価がしやすくなり、目標の明確化や契約トラブルの防止、社内の課題の洗い出しなど多くのメリットがあります。いざRFPを作成するとなると難しそうに感じるかもしれませんが、今回提供したサンプルを活用することで、スムーズに進めることができるでしょう。
具体的なサポートが必要な場合は、ぜひ弊社にご相談ください。Webサイトのリニューアルから運用サポートまで、全力でサポートいたします。
RFPテンプレートのダウンロードはこちらから行っていただけます。
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