【子ども会会長体験談】初めての役員で戸惑うあなたへのアドバイス
小学生の子どもを持つ親がほとんどが通るであろう役員問題。
私が住んでいる地区では、子ども1人につき必ず1回役員をするという決まりがあります。
もともと月曜から土曜までフルタイムで働いていた私は、今まで子ども会活動にはほとんど関わったことがありませんでした。
そんな経験値0の状態での初めての役員は、子ども会会長になってしまいました。
右も左もわからないまま、急に会長になってしまった私。極度の不安と緊張で毎日吐きそうだったのを昨日のことのように覚えています。
手探りで会長職をやっていく中で、スムーズに子ども会を運営するために会長がやるべき1つの大きなポイントがあると感じました。
そこで、私の子ども会会長体験談をお話しします。
我が町の子ども会
私が所属する子ども会は、同じ地区内で小学校に通学する小学生とその保護者で構成されています。
主な活動内容としては以下のとおりです。
小学校への毎日の集団登校や登校班の管理
子ども会行事の開催
公園や歩道橋掃除、集団回収などの地域活動
自治会活動への参加
市主催の祭りへの参加
子ども会の活動資金の管理
現在の所属家庭数は20世帯、児童25名です。
小さな地区なので、小学校の中でも、小さい規模の子ども会だと思います。
我が町の子ども会役員
わが子ども会は登校班が4つに分かれており、各班から1名ずつ役員を選出します。
選出された4名で会長・副会長（書記兼務）・会計、（集団回収兼務）・環境の4つの役職を担います。
役職ごとの業務
各役職の仕事業務は以下のとおりです。
会長 ：各理事会や会議に出席
副会長（書記） ：会長代理、各家庭への配布物、ポスターや総会料作成
会計（集団回収）：収支、帳簿、通帳管理、集団回収の手続き（市・業者）
環境 ：登校班業務、旗当番表作成、定期的な学校での会議
役職の決め方
役職を決めるにあたって、子ども会役員と小学校のPTA役員で共通のポイント制なるものが存在します。
学校にも、子ども会と同じく子ども1人につき必ず1回役員を経験する決まりがあります。基本的には役員をするごとに1ポイントがつきますが、子ども会の比較的業務量の多い会長と環境だけは2ポイント付与され、学校でのPTA役員が免除されます。
保護者の多くは積極的に学校の役員を行い、「私はポイントを持ってるから、ポイント免除は必要ない」と会長・環境は遠慮する方が多いのだそうです。
つまり子ども会役員をやるまでに、学校の役員をやってない方が会長や環境になる事が多いのです。
実際のところ、会長や環境はやりたく無いので、全員が学校で役員をやっていて結局くじ引きになるなんてこともあるそうですが……。
今回私は、子ども2人いるうちの1人分しかポイントがなかったため、否応無しに子ども会会長に決まりました。
子ども会会長の仕事
さて、子ども会会長の主な仕事は、前述の通り会議への出席です。出席しなければいけない定期会議は3つあります。
PTA主催の会議に地区の代表者として出席
自治会の常任理事として理事会へ出席
※祭り保存会の常任理事として理事会へ出席
※私が住む市には江戸時代から続く伝統的な山車を使った大きな祭りがあり、山車の保有町として祭り保存会があるのです。
出席するだけでいいのかと最初は軽く考えていました。
しかし、子ども会へのお知らせや、季節ごとのイベント準備など、会議のたびに会長から子ども会へ連絡することがありました。
そのため、他の役員に「会議でこのように言われましたので、希望者を募って○日までに報告してください」などと連絡をしていました。
同時に子ども会での行事の運営をするために、各役員と連絡を密にとり準備を進めなくてはいけませんでした。
子ども会会長になって大変だった事
私が、子ども会会長の仕事で一番大変だったことは、LINEでの連絡事項の多さです。
会議に出るたびに連絡しなければいけないことが出てきます。
それを正確に他の役員に伝えないといけません。
さらに、期限までに子ども会の返事をまとめて先方に報告をするなんてことも多くありました。
常にLINEが鳴りまくります。
私はそれがとてつもなくストレスでした。
PTAや自治会、祭り保存会、子ども会と同時にやりとりを行う事が多く、情報が錯綜することも多かったです。
主に連絡のやりとりはLINEですので、「文章で正しい情報を正しく伝える」ことの難しさを痛感しました。
また、他の役員さんへの指示出しも苦労した点です。
子ども会の行事や字町のイベントでは、事前の準備が必要になってきますが、他の役員さんも仕事をしていたり、忙しかったりで、なかなか頼み辛かったです。
期限を決めていても、忘れられて準備が進まなかったり、連絡がこない事などもありました。
どうしてもLINEでのやりとりが続くと、お願いしたことがどんどん流れてしまいます。確認するためにはかなり前までスクロールしないといけませんでした。
「あれっていつまでだっけ？」などと情報が伝わりにくく、その度に LINEのやりとりが増え、とてもやりづらかったです。
子ども会会長がやるべき1つのポイント
このように子ども会会長の仕事は決して楽ではありません。この大変さを乗り切るために私がおすすめしたい会長がやるべきことがあります。
それは【議事録を作り役員全員で共有すること】です。
連絡事項が多い場合、確実に正確に情報を伝える必要があります。
誰が、何を、いつまでに、どうしないといけないのか。
これがはっきりと書かれた議事録を作り、役員全員へ転送します。
これで見逃すこともなく、全員が正しい情報を共有できます。
会長自身も、議事録を書くことで役員へお願いしたい仕事の振り分けが楽になります。
全員が見るので透明性もあり、お互いにフォローもしやすいです。
議事録を作ると情報の整理ができ、抜けがなくスムーズに子ども会の運営がうまく行きやすいと思います。
子ども会会議の議事録であれば、書記にお願いしてもいいと思います。
重要なのは正確な情報をログに起こし、書面で会長が仕事の道筋を立てて共有することです。
この道筋が的確であればあるほど、自身も他の役員さんもやりやすいはずです。
私が実際に行ったこと
私は次のような方法をとっていました。
重要な会議の後はパソコンで議事録を作る
議題・結果・やるべきこと→（誰が、いつまでに）を正確に記入する
PDF化してLINEグループへ送信しアルバム保存する。
LINEのイベント機能でイベントの日や締切日を入力
アナウンス機能で事前お知らせとトーク画面のピン留めをする
重要な会議の後はパソコンで議事録を作る
会議だけではなく、少し集まって話した時に決まった事が多々あった場合には、パソコンで他の役員さんへの連絡事項を簡潔に記載した議事録を作成しました。
（意外と立ち話で重要な事が決まって、結局みんな忘れてしまうことが多いです）
議題・結果・やるべきこと→（誰が・いつまでに）を正確に記入する
私はWordの無料の議事録テンプレートを使いましたが、書式はエクセルでもなんでもいいと思います。（パソコンができないなら手書きでも）
大切なのは、見る人全員が「議題内容」と「結果」、「誰」が「何をいつまでにやる」のかが分かる議事録にすることです。
PDF化してLINEグループへ送信しアルバム保存する。
連絡手段は LINEなので、ほとんどの人はスマホで確認すると思います。
スマホで見やすくするために、作った議事録はPDF化して送信しました。
資料専用のアルバムを作成し、そちらに保存することでいつでも見返せるようにします。
LINEのイベント機能でイベントの日や締切日を入力
LINEにはイベントという機能があります。
カレンダーに予定や当番・締切などの重要な事を入力し、通知を送信にすると、指定した時に予定をトーク画面でお知らせしてくれます。
私はそれを存分に活用し、子ども会の仕事は、イベント機能を見れば把握できるようにしました。
アナウンス機能で事前お知らせとトーク画面のピン留めをする
さらにイベント機能にはアナウンスという項目があり、トーク画面の一番上に登録した予定が常にピン留めされます。
こうする事でさらにイベントや予定を忘れる可能性がかなり低くなりました。
子ども会会長になってよかったこと
ここまでは、子ども会会長の大変なことばかりになってしまいました。
でも、よかったこともありました。
1つ目は、人脈がかなり広がったことです。
子ども会をやれば、自然にママ同士交流が増えます。
それに加えて会長は、PTA本部、自治会、祭り保存会など同じ地域に住む幅広い人との交流が持てます。
地元出身では無い人にとってはメリットだと思います。
我が子も地域の方々から声をかけてもらえることが増え、子どもの地域交流にもつながりました。
2つ目は、子ども会行事をある程度自分の予定に合わせられることです。
これは、フルタイムワーママにとってはとても大きなメリットです。
会長は子ども会行事の運営にあたって、スケジュールの管理をする事が多いです。
この特権を利用して、ある程度自分が動きやすいように予定を立て、なんとか仕事との両立をはかってきました。
さいごに
子ども会会長にはたくさんの仕事があります。
このたくさんの仕事を効率よく進めていくためには、細かく計画を立て、ひとつひとつ順序よくこなしていく事がコツだと思います。
また、役員は1人ではありません。
自分だけで抱え込まずに仲間を頼り、助けてもらうことも重要です。
他の役員さんはもちろん、夫、両親、義両親。頼れるものはなんでも頼って1年間元気に活動しましょう。
子ども会会長の仕事は大変な仕事でしたが、この1年は私自身が大きく成長できた濃密な1年でした。
今は頑張れた自分を誇りに思います。
これから会長を任される方は不安と緊張でいっぱいだと思います。
私の子ども会会長経験談が少しでも活動の参考になり、役に立てたら幸いです。
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