【説明下手は罪】わかりやすい説明力が身につく4つのポイント

わかりやすい説明ができる能力は、どの場所でも求められる能力です。
時間と体力を最小限にして、「なるほど」「確か」「そうか」と思わせてくれる人は、様々な人から求められます。

逆にわかりにくい説明をしていると、「仕事ができない」「考えていない」などと、思われて残念な人として見られることもあります。情報量、経験、技術がどれだけあっても人にわかりやすく説明できなければ何にもなりません。説明力は重要な能力なのです。

ここまで読んで方は、「そんなことぐらいわかっている！」と感じたはずです。
あらゆる書籍やビジネス動画でも言われてので、当たり前にしか思わないでしょう。その通り、当たり前です。わかりやすい説明をしないといけないことぐらい多くの方が理解されているでしょう。

ですが、できている人よりも、できていない人の方が圧倒的に多いです。わかっていると出来ているは違います。

まわりのこんな人いませんか？

・話が長い
・論点がすぐにズレる
・結論がわからない
・話行ったり来たり
・何言っているかわからない

どうですか？何人もの顔が浮かび上がったはずです。

ご自身も指摘されたことありませんか？
思い当たる経験があり、グサっと感じたのではないでしょうか。

原因は、話す側と聞く側の心理の理解が甘く、具体的な説明方法のポイントをおさえてれないことが考えられます。

本記事では、心理の理解を深めて、わかりやすい説明方法のポイントを解説していきます。最後まで読んでいただければ、わかりやすい説明ができるように一目置かれるようになるでしょう。

少し意識して取り組めば、身につことができます。難易度は決して高くはありません。それでは、解説していきます。

話す側と聞く側の心理ギャップ

コミュケーションをする上で、理解しておかないといけない、話す側と聞く側の心理ギャップから解説していきます。

そもそも人は話を聞かない

話す側は…

・話せばわかる
・相手にとっていい情報
・話す話題に関心を持ってくれるはず
・自分の興味あることは相手もある

と思って話しますが、それは話す側の思い込みです。実際のところ、相手は話を聞いていなく、大抵、別のことを考えています。なぜなら、人の話を聞くのは、思っている以上にエネルギーを消費します。無意識に聞くことをサボります。

これは特定の人だけでなく、全人類共通の特徴です。頷いたり、返事をしているので、聞いているはずだと思いがちですが、芝居と思っておいた方がいいでしょう。

聞いているフリしないと、「自分の評価に影響する」「さらに話が長くなる」「機嫌を損ねてしまう」みたいな理由があるから芝居をしているだけです。相手の反応のを鵜呑みにしてはいけません。

ですので、人に話を聞いてもらうというのは簡単なことではありません。話す時は聞いていない前提で、どうやって聞かせるか？という意識で説明するようにしましょう。

具体的な説明方法

聞かない相手に説明するのは、面倒なので手を抜いてたり、適当にやりがちですが、それでは仕事でいい成果に繋がりません。説明をして相手を動かすことが社会では求められ、これからのキャリアを左右します。

ポイントは4つあります

①組み立て
②言いたいこと絞る
③時間制限
④想像をさせる

それぞれ解説いていきます。

①組み立て

基本的な型で説明するようにしましょう。話す方も途中で迷子にならず、テンポよくスマートにわかりやすく説明することができます。１〜４の順番でおこなうといいでしょう。

１　まずは結論
・短く簡潔に伝えるのがポイント
２　理由や根拠
・結論に至った、理由や根拠を伝えましょう。
３　具体的に
・自分のエピソード、例示など
４　結論で締める

先に結論を述べ、理由や根拠、具体的なことを伝えた後で、さらに結論を伝えましょう。最初と最後に結論を言うことで、印象に残りやすくなります。

コミュケーションは臨機応変な伝え方も重要ですが、まずは基本的な型に沿って説明しましょう。型に当てはめることばかり意識して説明すると、淡々とした冷たい印象を与えてしまいがちです。なので、表情、声のトーン、抑揚、手振り、など加えて説明するようにしましょう。

②言いたいことを絞る

何を言っているかわからない人は、あれもこれも言おうとして、本来の言いたいこと埋もれてしまっています。話している最中に、言いたいことがたくさん頭の中に降りてきて、全部言ってしまっているのでしょう。

思いついたことを言っていては、そもそもの話題から大きくズレてたり、何も伝わらず、ただお互いの時間と体力を消費してストレスだけが残ってしまいます。

言いたいことは一つに絞り、その他は思いっきて削りましょう。少々、勇気がいる場合もありますが、あれこれ言ってしまった挙句に、何も伝ってないより圧倒的にマシです。伝えるために切りましょう。

言葉の編集をうまくすることができれば、先ほど解説した時間制限にも繋がります。言いたいことを絞った方が、話やすくなり聞きやすくなり、円滑なコミュケーションができるようになります。

③時間制限

説明が下手な人の代表的な特徴は話が長いことです。話をしている本人は気持ちいかもしれませんが、聞いている側は苦痛しかありません。話す時は15〜30秒以内にしましょう。時間内に話すことできれば、話が長くなることはありません。

15〜30秒以内と聞くと難しく感じかもしれません。ですが、体感で考えると意外と時間内におさめることはできます。伝えたいことを明確にして、わかりやすい言葉を選び、「え〜」「あの〜」「その〜」みたいな余計な言葉を削れば、大抵時間内に収めることができます。

コツは日頃の友人との雑談でも時間を意識することです。身につけばテンポのいい雑談力も繋がり、相手も気持ちよく話ができるため、多くの人から好まれるでしょう。

④想像させる

結論が伝わり、理屈を理解されたとしても、想像してもらえなければ、動いてもらません。ですので、想像せることは非常に重要です。どのようにすれば想像してもらえるのでしょうか？

・お互いの体験談やエピソード
・関心があるものやトレンドに例える
・過去、現在、未来、の比較

これら３つの要素から、活用しやすいものを取り入れて説明してください。相手にヒットすれば感情が動いて、伝えたいことがしっかり刺さるようになります。理屈では理解できたとしても、想像がしにくいものだと、印象にのこすことができません。

人は想像できないものは嫌い、想像できるものを好みます。想像できると「なるほど」「できるかも」「わかった」となり脳が快感を感じるため、定着しやすく前向きにもなりやすいです。理屈だけでは人は動かないので、想像させて感情を動かせられるようになると伝わりやすいです。

まとめ

わかりやすい説明力はコミュケーションする上で必須能力。多くの人はわかってはいるもののできておらず、自分はできていると勘違いしてしまい、気づいていません。この機会に振り返ってみてください。

わかりにくい説明をしていると、無駄に時間と体力を消費して、成果に繋がらずストレスもたまり不幸になります。これは言い過ぎではありません。それぐらいわかりにくい説明は罪なのです。

しかし、わかりやすい説明ができるようになれば、時間と体力は最小限で成果をだすことでき、多くの人に好まれるようになるためチャンスの多い人生になるでしょう。

わかりやすい説明をするポイントは4つ

①時間制限
②言いたいこと絞る
③組み立て
④想像をさせる

意識してコミュケーションをすれば、必ず身につき仕事や暮らしの成果に繋がるでしょう。是非、取り組んで観てください。