【検証】添付メール運用を定量的に計測してみた

多くの企業でまだまだ添付メール運用（いわゆるPPAP）をしていると思います。最近では添付メール運用をやめました！とプレスリリースで宣言している企業もありますが、まだまだ少ないと思います。

弊社も昔は添付メールを当たり前にやっていましたが、今はBoxがあるので不要です。

Boxで当たり前に添付メールをしなくてよくなりましたが、果たしてどれくらいの定量効果があるのか？

ふと疑問に思って簡単ですが計測してみました。

日本ビジネスメール協会の調べによると、日本では1日平均1人14通ほどのメールを送信しているようです。

また1件作成するのに費やす時間が平均5分とのことです。

この数字をベースにちょっと計測してみましょう。

実際ストップウォッチを使って以下の流れを計測しました。

・ファイルサーバーで資料を探す

・アプリを起動して中身を確認する

・デスクトップに資料をコピーする

・暗号化ソフトで暗号化してパスワードを付ける

・メールに添付して送付する

・パスワードメールを送信する

・デスクトップの暗号化データを削除する

あくまでも検証となるので、実業務ややりとりの内容によって多少の差はあると思いますがあくまでも「参考目安」として下さい。

・ファイルサーバーで資料を探す　＝＞20秒

・アプリを起動して中身を確認する　＝＞20秒

・デスクトップに資料をコピーする　＝＞5秒

・暗号化ソフトで暗号化してパスワードを付ける　＝＞10秒

・メールに添付して送付する　＝＞メール作成5分 + 10秒

・パスワードメールを送信する　＝＞15秒

・デスクトップの暗号化データを削除する　＝＞10秒

5分 + 90秒 = 6分30秒

例えば1日平均１４通送信するメールの半分が添付メールだったと仮定した場合、1日に添付メール送信にかかる時間は

6分30秒 * 7通 = 約45分30秒

では、これをBoxに置き換えた場合、同じ条件だと大体こんな感じになります。

・Boxで資料を探す　＝＞20秒

・プレビューで中身を確認する　＝＞20秒

・デスクトップに資料をコピーする　＝＞不要

・暗号化ソフトで暗号化してパスワードを付ける　＝＞不要

・メールに添付して送付する　＝＞メール作成5分 のみ

・パスワードメールを送信する　＝＞不要

・デスクトップの暗号化データを削除する　＝＞不要

5分 + 40秒 = 5分40秒

同様に７通送信した場合

5分40秒 * 7通 = 約39分40秒

比較

6分30秒 * 7通 = 約45分30秒

5分40秒 * 7通 = 約39分40秒

約6分/日の効率化。

年間の効率効果で見ると年間でおよそ３営業日分にあたる24時間の時間の効率化が見込めます。

6分 * 20営業日 * 12ヶ月  = 24時間（約３営業日分）

今回は「添付メールを送信する」という部分だけに注目しましたが、添付メール運用をしていると、送信以外にも生産性を低下させる行動がたくさん付随します。

・相手の受信確認の時間

・相手がちゃんと資料をみているかの確認にかかる時間

・相手が関係者に資料を共有してくれる時間

・相手から修正を依頼された場合に生じる作業（再び添付メール）

などなど

まとめ

添付メール運用とは、送信行為だけでなく付随するありとあらゆる作業が非効率であり、実は見えないコストが相当かかっています。

本当の意味での業務効率化を考えていくべきですね。

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