【生産性向上】振り返り改善するKPTの効果とコツ

あなたは仕事のなかで「仕事の進め方を振り返り改善する」ことを行なっていますか。

より良い仕事をするためにも、あなたの生産性を向上させるためにも、適切なタイミングでの仕事の進め方の振り返りはとても重要です。

この記事では、個人やチームの業務を振り返り、改善するために有効なKPTという振り返りの手法の効果とコツを共有します。

この記事を最後まで読んだいただくと、KPTで有効な振り返りを実行できるようになります。

KPTの概要とやり方についてはこちらの記事をどうぞ。

KPTの効果

KPTを行うことの効果には以下のものがあります。

• 課題の早期発見

• コミュニケーションの活性化

• チームに一体感が生まれる

課題の早期発見

課題の発見が遅れれば遅れるほど、解決するための難易度は上がっていきます。

それを防ぐためには課題の早期発見と解決が重要です。

プロジェクトの中で定期的にKPTによる振り返りを行うことで、課題の早期発見とチーム内の共有と課題解決が可能になります。

コミュニケーションの活性化

一人一人のメンバーの課題などを振り返りでチーム内に共有することで、課題の共有と課題についての意見交換ができます。

個人ではなく、チームで課題について考えることで、新たな視点や解決策が見いだせることもあります。

チームに一体感が生まれる

チーム全員で振り返りを行うことで、課題やその背景、改善策の共有ができますので、チームに一体感が生まれます。

また、チーム内のナレッジの共有も促進されます。

KPTのコツ

参加者全員に事前にシートを渡し、書き出させておくこと

まず、参加者全員にKPTのためのシートなどを渡し、個人ベースで事前に振り返りを行い項目を書き出してもらい、会議に持ち寄るようにしましょう。
振り返りの会のその場で考えさせるのではなく、事前に準備させるということです。

その場合、何について振り返るのかというテーマも明確にしておくことは言うまでもありません。

こうすることで振り返りがスムーズに進みます。

まずKeepとProblemを出し切ること

いちいちメンバーから出てきたKeepとProblemについて議論していては、なかなか振り返りがすすみません。

まずは、全員のKeepとProblemを出し切りましょう。

当然、同じようなKeepとProblemがありますから、それらを分類して、Problemから重要度で優先準備をつけて議論、分析していきます。
時間に制約がある場合は、時間の配分にも注意しましょう。

起きた事象だけでなくそこに至るプロセスも対象

起きた事象をProblemにあげただけでは、その原因を分析するのが難しい場合があります。

起きた事象にいたるプロセスを対象とすることで、その原因に近づきます。

Tryは心がけではなく具体的なアクションとする

Tryにしたものは、実際に行動して、また次の振り返り会で、Keep（良かった）だったか、Problem（悪かった）かを評価することになります。

したがって、「~を心がける」とか「~に気を付ける」といった曖昧な心理面の行動では、あとで客観的な評価ができません。
第三者が評価できるような具体的なアクションをTryにあげるようにしましょう。

また、Tryは言葉のとおり、試してみることなの真の解決策でなく仮説の対策でかまいません。

個人の生産性を問題にしない

Problemが個人の生産性に関わるものであった場合は、その対策として、その個人が自分で生産性を上げるようなTryをあげても、解決には時間がかかります。

本人の時間をかけた努力以外の有効な改善策を考えましょう。
問題の犯人探しや責任追及をしてはいけません。

目的を間違えない

チームなどでKPTによる振り返りを行う目的は「課題を明確にするとともに、チームで共有し、改善すべきことを共有する」ことです。

つまり、プロジェクトの進捗確認の場でも、問題解決について、チームリーダーがメンバーに指示する場でもありません。

チームでKPTを使った振り返りを行う場合、プロジェクトの途中などで行っていると、各自の進捗会議となったり、チームリーダーのメンバーへの説教になる場合がありますので、振り返り会の目的を間違えないようにしましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
この記事では、より高い価値のある振り返りができるKPTの効果とコツについて共有しました。

KPTの効果には以下のものがあります。

• 課題の早期発見

• コミュニケーションの活性化

• チームに一体感が生まれる

KPTのコツは以下です。

• 参加者全員に事前にシートを渡し、書き出させておくこと

• まずKeepとProblemを出し切ること

• 起きた事象だけでなくそこに至るプロセスも対象

• Tryは心がけではなく具体的なアクションとする

• 個人の生産性を問題にしない

• 目的を間違えない

いかがでしたでしょうか。

チームでKPTを行うことは、チームのコミュニケーションの活性化や一体感の創造にもつながりますので、是非、行なってみてください。

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以上、Boschでした。