見出し画像

ガツオ式 業務改善提案と実践メソッド

出戻りガツオ🐟

こんばんは！
出戻りガツオです🐟🐟

最近「目立ってますね👀✨」って感じですが目立っていると同時に
仕事では結構・・・でワックワクが止まらないEVERYDAYです！！
※大文字にすると定数宣言っぽくて変わらなくなりそうだからやめたほうがいいかしら

さて、「Excel マクロを大っぴらに広げて取り返しの付かなくなる大喜利ツイート」などにも多々参加しておりますが、

その反面、実生活では目立ちたがり屋がモーレツに発動して「業務改善活動」なるものをモリモリやりまくってます。

社内では業務改善・自動化推進リーダーとなり、横ぐしの便利屋になっていますが、いろいろなコトが習得でき、仕事に満足しています。

そんな中、私なりに「社内で業務改善を推進する方法」が体系立てられてきました。
言語化の領域です。

業務改善推進という立場は孤独ではありましたが先日の #PADjp をはじめ、Twitterなどより広い視点で見ると職種関係なく素晴らしいチャレンジをされていたり、尊敬できるノウハウ、人間性を持たれていたりする方が沢山いらっしゃいます。

私はExcelからはじめ、VBA、Google Apps Script、Python・・・いろいろ齧ってきてどれもスペシャルな人材では決してありません。
ですが、給与計算担当という一ユーザーとして見える視点と、システム（仕組み）を作る側の視点この両方を合わせて、上手く今の仕組みをより良くする方法は言語化できてきたと思っています。

所詮自分の中のコトバだと思いましたがGitHubで起案者と沢山のコントリビューターの意見が混ざり合って、素晴らしいモノが数多く生み出されている現実を感じると私もそのソーシャルで物事を作り出す体験を是非してみたくなりました。

これから私が書く、論ずることは絶対ではないと思っております。
しかしながら打ち出す上での責任として、私の「業務改善の成功事例」としてメソッドを紹介させていただきます。

前置きが長くなりましたが、今回はおふざけ無しで文章にしてみたいと思います。
これは私からの見てくださる方、似た思いをされている方々への問いかけです。

お付き合いください。※長いしガチです・・・

業務をカイゼンするとは

私は1990年に命を授かり、今に至っていますが短い約30年の間でも技術の革新というものは止まりません。
嬉しかったけどやたら重いCDプレーヤーとしょぼいイヤホンは、iPhoneとBluetoothで高音質で音楽が楽しめる社会になり、バカでかかったパソコンもやたらめったら薄く、そしてCoolなものになりました。

CDプレイヤーつかってたなあ・・・

「PCの起動が遅い」という事象は最早過去のもの、SSDが標準化されたPCは起動が遅いなんていう事象とは無縁になり、そしてソフトウェアはアプリケーションという形で誰もが手に触れる時代になりました。

「ヒト」という生物の特徴で「社会性」が挙げられますが、この「社会」を「ヒト」と「ヒト」とのコラボレーションで発展させていくということも「ヒト」の本質なのかもしれません。※チ。の最終回感動した(´;ω;｀)

私がお伝えしたいことは、「ヒト」は「モノ・コト」をより良くする存在である。ということです。

かかる時間はあれど、課題を解決し、問題を達成する

これを営みとして繰り返すことは自然なことなんだと思っています。

そのような中、「業務のカイゼン」というのは全社会人が共通の意思で行っているかというとそうではありません。

「生きる」という大前提に対し、私たちは「お金」が絶対に必要です。
「お金」を手にするには「労働」が必要であり、対価となります。

先の意見で「ヒト」の本質的な目的として「社会の発展」があるのではないか、と言いましたが、この社会の中でもビジネスの領域であったり、音楽や絵、芸術の領域であったり、ヒトとヒトとのつながりであったり、
「労働」=「生きる意味」には全ての人がなりえるわけではありません。

生きる目的が異なるのであれば「労働」または「ビジネス」への貢献・発展に自分の重きを置く人が全てかというとそうではないでしょう。
またその気持ちでも今のやり方を全うすることに生きる意味を持たれている方もいます。

要は業務改善は人によっては大きなお世話

ワタシとアナタ、ダレかは異なる存在であると明確に理解することが必須の条件であると言えます。

巻き込んで「カイゼン」するということ

業務改善に興味を持っている方、やりたいと思い始めた方は、その「メソッド、思想に共感」したり、また「自分自身で素晴らしい技術に出会い、それによって他者に貢献したい」というマインドがでているからこそ興味を持たれたのではないかと思います。私はそうです。

私自身、生粋の目立ちたがり屋であり、評価されたいぃいいいいい、出世したいぃいいいいい！！！！

心の叫び

失礼しました、そういう意欲がかなりありますが、
一方で課題を解決する、目的を達成するというプロジェクトに貢献する喜びということは何物にも代えがたい喜びがあります。

👆この考え方は医療・介護の分野がとても進んでいます

表計算ソフトでも、「ある番号をもとに、関係する文字列を入力しなければならない」というコトでも、ノウハウを持つあなたから見れば「関数を使えばすぐ終わるよ」というアドバイスで完結し、ともすれば感謝が得られるかもしれません。

そしてノウハウが標準化され、アナタの協力を得た人がそのスキルを持って仕事が充実する、または気づきを得て「自分から学びを貪欲にし始める」という姿勢になるということになれば、パーティーでも開きたくなるような喜びです。

しかしそうはいかない

前述しましたが「ワタシとアナタ、ダレかは異なる存在」です。
学ぶきっかけ、もしくは学ぶ学ばないの選択肢も相手方によります。
つまりコントロールできない事象であり、聞こえのいい"意識改革"のようなことは現実としては最大級に難しいことなのです。

アナタが立場のある人間で、「業務命令」としてやれない限りはこれ以上は決して踏み込むべきではない領域です。

ヒトからしたら他者の意見はどうでもいい（By ドラゴン桜2

さて、「ワタシとアナタ、ダレかは異なる存在」を踏まえて、どう業務改善を実現するか、私なりに言語化をしてみたいと思います。
参考としたのは自分の経験と、アジャイル・スクラム・DevOpsという考え方に強く影響を受けています。

テンプレート戦法！今すぐにできるカイゼン！！

自分の経験に基づいてお話すると真っ先に早いカイゼンは、
すぐに手をつけられるテンプレート戦法です。

Excelでいえば、貼り付けシートに貼り付ければ終わる仕組み、みたいなものをイメージしていただければ構いません。
Excel関数、スクリプト、Power Automateなどの機能含め、テンプレートとしてすぐに展開できる、"カスタマイズを要しない"内容はすぐにできるカイゼンでしょう。

またGoogle Apps Scriptでクラウドで管理しやすい方法だとなおいいです！
で・す・が、読んでいる方なら「そんな要望なら私もフツーにやっとるわ！」で一蹴でしょう(笑)

理由は、効率化・自動化するいわゆる"要件"が変わるからですよね。

身内話で失礼しますが、ソリュエイ（ソリューション営業の呟き）(@WJQnQtt3oa376i2)というTwitterのハンドルネームでIT活用推進に勢力を出されている方がいらっしゃいます。

この要件の考えについて深い見地を持っており、ボランティア意識が高すぎるのか定期的に勉強会と質の高い資料をシェアされているのでイベントを紹介させていただきます。

ここで期待を裏切ります。
同氏もよく講義してくださる「要件定義」の考え方について、賛同の意を得ますが、
「自分の業務をカイゼンする」という単位において「要件定義」を100%正確に行う、ということは厳しいと私は考えます。

自分の業務の要件は実はわかってない・・・

自分の業務を"構造化"、"言語化"、"ビジュアル化"することは簡単なことではありません。
仮に仕事の中でマニュアルや業務フローを書いていたりする方でも、100％正確なドキュメントは作れますか？

私は否だと思います。
そして同時に費用（要件を洗い出す時間）対効果が割に合いません。

その「要件」を正確にドキュメントに起こすことに時間を費やしている間に運用が変わった、なんてことはザラです。

現行を運用をもとに、カイゼンの提案と同時に最適化されたシステムの提供が業務システムを提供してくださる方々の素晴らしい努力によるものですが、変化の速いVUCA時代(ブーカ時代※リンク参照)の今にとっては少々アンマッチの部分もあるでしょう。

最近の例を挙げると「電子帳簿保存法」や「収益認識に関する会計基準の適用」が該当しますね。
運用を左右する「法」の変化のスピードが衰えることはないでしょう。

大切なことはその変化に対して、「どの要件が変わって」「何をしなければならないのか」この業務の設計が適切になされることと言えます。

最適な業務の設計はムリ！！

見出しから際どいことを書いていますが、
自分の業務に対し、最も効率的なやり方をすぐその場で適用することは不可能です。ここは断言します。
スパコン並みの大天才がユーザーであれば話が違うかもしれませんが難易度がとてつもなく高いことだと思います。

天才の例

それはなぜか、「業務」というものに絡んでいるモノをざっとブレストしてみましょうか。

業務と関連性があるもの

  • システム

    •  データの保存形式・入出力 ≒ データベースの設計

  • 運用

    • システムを利用するうえで使っている表計算ソフトを含めたツール

    • プロセス

    • 必要なものと必要でないものの区分け　関係者のWANT MUST BETTAR

      • 業務の単位でもアナタにとっての「必要」「不必要」とダレかにとっての「必要」「不必要」は異なる

  • チーム

    • チームの成熟度「タックマンモデル」

    • チーム全体のスキル

    • 価値観 - チームにとっての正しさ

  • アナタ

    • モチベーション

    • ステークホルダーとの関係性

    • できることできないこと

私のザクっとしたブレストでもこれくらい列挙されます。
以上の変数を整理して、カイゼンを成すということは実はとても難しいことです。

マネジメントレイヤでも勘違いされがちですが

「スキルがあるからカイゼン」できるは大間違い

ステークホルダーとの調整であったり、関係者とのチームビルディングであったり、人数の大小あれど立派なプロジェクトだと私はとらえることにしています。

アジャイルという考え方

正解を出せないのであればあ、どう「業務改善」を進めていけばいいのでしょうか。

私はアジャイル開発手法から「イテレーション」の有用性を提唱します。

短期間で開発を繰り返すアジャイル開発、その中で使われる開発サイクルの単位を表す言葉を、イテレーション (Iteration) といいます。

「設計」「開発」「テスト」「改善」 から構成されるイテレーションは通常1〜4週間で設定され、システム開発のサイクルを一通り回すことが特徴です。一つのサイクルを回した後にリリース、これを イテレーション 1 とした時、イテレーション 2、イテレーション ３… というように繰り返します

Circle CI
Circle CI

難しく見えますが、
大切なのは、業務の主体となるユーザーである「ダレか」と開発者である「アナタ」の連続的な"対話"と"改善"です。

ユーザーと開発者が相互に中身を理解し、理想に近づけていく、このステップを反復することが不可欠になります。

お互いわからないことがなくて当たり前、テストで失敗があって当たり前、ギャップを対話と実験で埋めていくのです。

この効用の大きいところは"要件定義"の緩和

アジャイルの考えでも"要件定義"は必要ではあります。
ですが、バックオフィス単位の業務改善を例に出すと、既にできているスケジュールの中に"要件定義"という不慣れなタスクを突っ込むことのほうが残業を含め、トラブルの要因になります。

仮に「アナタ」が要件定義を担うにしても、
相手方から聞き取る時間は必要、となりますし、
カンに自信があるから「マニュアルとりあえずくださいよ」
👆も人間関係の破綻を助長するだけです。
（補足：筆者はこれで反省しています）

スタートダッシュはパートナーである「ダレか」ときらないといけません。
カイゼンの大事なファクターに単位は小さかれど「アナタ」と「ダレか」のチームです。

そしてこのチームは成長させる必要があります。
このチームが成長しないことによるアンチパターンが「ワタシは便利屋」のケースです。（補足：筆者もよくなってます）

「チームとして動く」と明示的にお伝えすると身構えられるかもしれません。カタカナや聞きなれない言葉は時に凶器となります。
ポイントは仮想的であれど、コントロールしてその状態を作ることです。

そうして、「相手の期待値のコントロール」「ワタシの今そしてこれからの負担のコントロール」この事象と天秤にかけてカイゼンは進めます。

究極の選択

「相手の期待値のコントロール」「ワタシの今そしてこれからの負担のコントロール」
ここに焦点を当てて論を展開しますね。

最強のソリューションは「100%完璧なシステムを短期間でできる凄腕エンジニア」になることだと思います。
極論ですがね(笑)

ココナラを中心に業務委託で開発を請け負っている方々のプログラミングスキル、専門性は本当に尊敬の意を感じます。

👆凄い人たち紹介

しかしながらこれも「あらかじめ合った条件ありき」でのソリューションです。
組織の中で「業務改善」を続けるのであれば常にステータスは「Active」
終わりはありません。
安定稼働していれば「Close」と考えられるかもしれませんが、要件が変動しやすい今の時代では、また改修の必要性が出てくるでしょう。

しかしながらここで大切なのは依頼主である「ダレか」と担い手である「ワタシ」のチームの成熟度がどうなっているかが大切なのです。

場合によっては期待・納期をコントロール、または相手の運用変更によるカイゼンが期待できるかもしれません！（筆者はできました！

業務改善の主体手となるアナタは単なる開発者ではなく、運用の司令塔になっていくことが利用と言えます。

他者を犠牲にするタイプの司令塔の翼くん

そのためには、技術のキャッチアップ、ヒューマンスキルの向上、マネジメント能力の向上、絶え間ないジャーニーが始まります。
私自身終わりは見えません。

この先に見えるものが何なのかも見えておりません。

カイゼン・ジャーニーの真っ只中で

私の文章を見ていただいた方で「なんだ、こんな修行僧みたいな内容は」と思われた方もいるかもしれません。
自分でも書いていて修行僧か！って突っ込みたくなります。

視点を変えて良かったコトを書きましょう。

私は今自信を持って生きられています。それは自分の実績・姿勢に対してです。ボーナス🍆も結構もらえました(笑)

給与計算担当という立場で、同じ職務に携わっている方には少し申し訳ないですがHRという領域で私はキャリアを見出すことが難しいと思っていました。

しかしながら、「業務改善」という道でキャリア形成をする道が見えてきています。

それは発信やワタシに手を差し伸べてくださる方がいるからでしょう。私も誰かの力になれればと思います。家族の存在にも同時に感謝です。

齢30弱にて理想のキャリアを説くことは私にはできません。
ですが継続的に社会・世界に貢献する人材でいよう、
その気持ちは消えません。

かつてバンドで食べていきたいなって気持ちがあった私も、
仕事を通じた充実感が得られています。

このような考え方で、「やってみようかな」とかまたは「業務改善はこんなプラクティスがあるよ」とかそんなセッションが生み出されればなって思って書いてみました。

謙遜することなく、私のキャリアと経験ででたコトを言語化して、
未来の「ワタシ」そして業務改善をしてみたいけどなってくすぶっている「ダレか」。またはこの内容をもってより良いメソッド、情報が世の中にシェアされることを願っています。

とても真面目な記事を、外から聞こえる雨音と共に書いてみました。

ふふ、この姿勢を貫くのがきつい・・・(笑)

YoutubeでPAD勉強会の内容がオーソライズされたら面白いから是非見てくださいね（宣伝）

週末の競技エクセル頑張ります！＆楽しみです！！

それでは皆さん、良い夜、そして良いキャリアを。まだ水曜日なので、水曜日の猫で乾杯！

水曜日のネコ

この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？