誤解無きコミュニケーションのコツ。不必要だけど必要な「新宿駅西口話法」（ベターアイデア？ v3-38）

取引先様と火曜日にWEB会議をした。で、翌々日の木曜あるいは金曜日に弊社オフィスにお邪魔してください、ということになった。目的は、オフィスにある「あるモノ」を取りに来るため。ついでにその時に会議もしましょう、となった。訪問時間は後から連絡する、ということで、会議終了。

で、水曜、木曜連絡なし。ということは当然、金曜ですね。でも、事前に連絡は欲しい、ところ。で、金曜も連絡がないので、こちらから11時ぐらいに連絡。

「今日（＝金曜日）は無理そうですよね。モノはいつでもいいので取りに来てくださいね。で、今日会えないから、会議できないので、とりあえず次回のWEB会議日程を調整させてください。来週はいつがよいですか。日時をいくつかご指示ください。」

で、返事が来て、「月曜にお願いします。」とだけ連絡が来た。木曜金曜の話はない。

で、ボクは月曜はいつでもよかったので「時間をご指示ください。何時からでも大丈夫です。あ、それに、「モノ」を弊社オフィスに取りに来るのも引き続き宜しくお願いしますね。」と返事

そしたら、「16時頃にお伺いしていいでしょうか？」となった。

お、そっか今日やっぱり来れるのか。「承知しました。お手数おかけしますが、お願いします。ちなみに、弊社オフィスＸＸ駅からだとこうやってくると近いですよ。〇〇駅と△△駅からも来れます。事前に連絡もらえると駅まで「モノ」を持っていくことはできますので、使う駅がわかったら教えてくださいね。」

「大丈夫です。オフィスまで行きますので。」と返事が来た。

15：45　連絡なし
16：00　連絡なし　あれ、遅れているのかな。「待ってますね」と連絡
17：00　連絡なし　あれ、来ないなぁ。会議になったので、その旨連絡
18：00　連絡なし　会議終わったことを連絡。

18：15　そろそろボク今日は金曜だしオフィスでちゃうけど。。。今日は無理そうね、との主旨で連絡した。

18：30　メールが来た。「月曜のことを意味していましたー。」

お、そういうことか。

彼女は最初から月曜のことを意図していた。今日は来るつもりなし。
ボクは、今日のことと勘違いした。

メールのやり取りを読み返すと、勘違いしたのはボクとわかる。けど、どっちとも読もうと思えば読める。先方からは、もともとの木曜、金曜の訪問についての否定は無い。ただ、月曜にお願いします、とだけ。16時にお邪魔します、とだけ。ボクは来週の会議はいつものようなWEB会議を意味していて、そう書いているが、「16時に伺っていいでしょうか」との返事が来たので、今日金曜に弊社オフィスに来るのかと思い込んでしまった。

若いころ、外資の経営コンサルに勤務したときがあった。で、コピー機に貼り紙を見つけた。A4用紙を入れるトレーの場所を図示して、「こっちに入れてね！」というサイン。と、あわせて「こっちじゃないよ！」とのサインも。

２つしかA4用紙を入れる場所は無いので、１つに入れるべきならば、他方は入れるべきではない、と自動的にわかる。けど、一応、一瞬かもしれないが思考しなければならない。でも、もしかしたら勘違いはありえるかも。だから、視覚的に「こっちじゃない」ことも併せて示されたのだろう。ハーバード大学でMBAを取得されていた方がご作成、でした。。。

「なるほど」と思った。ペンの無駄、それを記す時間の無駄、とも言われそうだが、これだと絶対に勘違いは起きない。一時の非効率がその後オフィス全体の効率性を生んでいる。システム思考？全体最適思考？オペレーション効率化？　よくわからないけど。とにかく、不必要だけど必要だ。

ボクは、それ以来、コミュニケーションでの、この「不必要だけど必要」の価値を大いに感じて、自分では「新宿駅西口話法」って命名した。

つまり、「JR新宿駅の西口の改札口で待ち合わせね。東口じゃないよ。ヨドバシカメラがある西口だよ。都庁の方。アルタの方の東口じゃないよ」と、コミュニケーションでは、「逆」ではないことをあえて補足的に説明すべき、という意味。そうすると、絵的な、逆を否定する文面・会話で、相手は記憶しやすくなる。誤解がなくなる。うっかり記憶間違い、勘違いの可能性が減る。

もし上記のボクと協力会社さんとのメールのやり取りで、「月曜にお邪魔します。今日金曜ではないですよ」と「新宿駅西口話法」で説明されたらボクは誤解しない。「あれ、来社されるのは今日金曜ですか、別の日を意味していますか？」とボクが「新宿駅西口話法」で問えば、より正しい回答が来る。

・待ち合わせは、14時ね。午後４時、16時ではないよ。
・メッセンジャー送ってね。LINEじゃないよ。
・捺印してね。署名じゃだめよ。ハンコを押してね。
・では、再来週の火曜ね。1月24日。月曜は休日だからね。その次の日
・スタバでね。タリーズじゃないよ。

今日のボクはせっかく自分で命名した「新宿駅西口話法」を使えていない。。。まだまだ未熟ですね。

今日のベターアイデア：
職場ではチャットツールが当たり前に。スラックやチャットワーク、LINE。メッセンジャーも。その特性から、短めのテキストのやり取りに。直感的にぱっぱっと返事。この弊害は情報不足。意味不明で問い直すことも多々。本当に多い。自分の時間を効率化し相手を非効率にしている。ボクはなるべく「新宿駅西口話法」で、ちょっと長めに。相手になるべく勘違いを起こさせないために。同時に自分の勘違いの無いことも再確認できる。さっさと返事すれば良い、は原則、正しいのだろうが、ちょっと考えものだ。「不必要だけど必要」の「新宿駅西口話法」も併せて使おう。ベターアイデアのような。