活用される業務マニュアルは誰が作成するとよいか？【業務改善】

業務の見える化を促進するために有効な手段のひとつがマニュアル化。膨大な時間を費やして作られるマニュアル。そのマニュアルは誰が書くと使えるマニュアルになるのか？

「マニュアル研修」の中で、受講生から「目から鱗」と言われる方法がある。マニュアルは通常、業務知識を有するもの（有識者）がマニュアルを作成する立場になるのだが、そうではなく業務の初心者、又は、業務の継承者（マニュアルを活用する人）に作成してもらう方法だ。

この場合、有識者と継承者の、チームで行う。方法は簡単。有識者は、口頭や簡単な資料で、継承者に業務の説明を行う。そして、継承者がそのマニュアルを作成するのだ。

その効果はいかに？このやり方は、有識者、継承者、組織の3方とってメリットがある。

まず、有識者にとってのメリット。マニュアルを作成する手間が大幅に削減される。そもそも、有識者は仕事ができる人。仕事が集まる傾向があるので、業務で忙しくマニュアル作成が片手間になってしまう場合が多い。

継承者にとってのメリット。人はアウトプットすることによって理解を深め、質問をしたりしながらアウトプットすることで、より学習効果が高まる。

組織にとってのメリットは複数ある。
① 継承者（業務を知らいない人）が作ったマニュアルは、初心者にやさしい。ときに有識者が書いたマニュアルは、レベルが高すぎて初心者に使えないマニュアルだったりする。
② 知識が継承者に自然に伝承されていく。有識者の知識が、継承者の生きた知識となり、次に新卒・中途採用者が入ってきた場合には、継承者がマニュアルを使って初心者に教育・指導をすることができるようになっている。

そう、この方法は、３者３様にメリットがあり、なおかつ、知識を伝承、流通させる役割も果たしているのだ。

ただし、あくまで正しい知識・スキルを持っているのは有識者なので、有識者によるマニュアルの内容チェックの仕組みは整えておく必要があるだろう。