ONLINE OFFICE TOUR #02 〜分断を解消した未来のオフィスと実現を可能にしたテクノロジー〜
こんにちは、ビットキーnote編集部です。
前回の ONLINE OFFICE TOUR #01 では、「空間」のこだわりとわたしたちが大切にしたいと考える「次世代の新しい働き方」をメインに、当社の東京拠点をご案内しました。第2弾として今回は「体験性」におけるこだわりから、新オフィスをご紹介します。
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分断を解消するための「コネクト」
コロナ禍において急速に働き方は変化し、都心のオフィスビルでは空室率が上昇しています。そのなかで、リモートワークを中心としたABW(*1)の実現に対するニーズも高まっており、オフィスビルに求められる価値も変化しています。ポストコロナにおける働き方の模索は今、新たな局面を迎えていると言っても過言ではありません。極論を言えば、働いている人すべての課題であり、まだ答えがない問題でもあります。
*1 アクティビティー・ベースド・ワーキング(Activity Based Working)の略称で、オランダのコンサルティング会社Veldhoen + Company社から始まったワークスタイルのこと
前回の ONLINE OFFICE TOUR #01 でもお伝えした通り、従来のオフィス設計の多くは「テナントフロアの専有部」のみの施工に限られています。
ビットキーが目指す、ポストコロナに対応した「社員の多様な働き方」や「ゲストの快適な来訪体験」を実現するには、テナントの専有部だけでなく、入口となるビル共用部のセキュリティなどとも連携することが必要不可欠です。つまり、ビルとオフィスの間にある分断を解消することが理想的な職場環境をつくる第一歩でした。
この新オフィスは、自社サービスのworkhub(ワークハブ)と東京スクエアガーデンというビルが「コネクト」し、連動することによって、これまで届いていなかった共用部も含めてシームレスな体験が可能となりました。
「ビットキーが培ってきた技術を最大限に活用することで、新しい働き方を体現する」の具体事例として、実際にオフィスを社員が利用しているシーンをご覧いただけるショールームになっています。
「デジタルとリアルの分断」「サービスとサービスの分断」といった、様々な分断を解消した結果として生み出される体験性、あらゆるコラボレーションによる「新たな価値の創造」そのものが、次世代の新しい働き方のひとつだとビットキーは考えています。
では、分断が解消されたオフィスは、働く社員やゲストに一体どんな「体験」をもたらすのでしょうか。写真を交えながら、「workhubがない」オフィスと「workhubがある」オフィスをBefore/Afterでご紹介します。
▼ 想定される様々な“働き方”のシーン
●自宅〜通勤中
●オフィス到着〜出社
●着席
●勤務中
●商談/ゲスト来訪
●会議/オンラインミーティング
●勤務終了
●自宅〜通勤中
【Before】workhubがない働き方
どこの座席が空いているか出社しないと分からない
【After】workhubがある働き方
仕事内容に応じてその日“働く場所”をその場で決められる
ウェブブラウザやスマートフォンアプリからworkhubを開き、その日働く場所や座席を事前に予約することができます。
オフィスでは、チームや部門を超えた社内コミュニケーションの活性化を図る「フリーアドレス制」を採用しており、「ホテリング」を通じて、誰がどこで働いているかを可視化しているほか、混雑や密を回避する混雑状況の可視化も取り入れています。今やるべき仕事に対して、いつ・どの場所を活用するかを自分で自由に決められる取り組み「ABW」により、状況に応じて最適な環境で仕事が行えます。
座席予約をしておくことで稼働率に応じたレイアウトの調整など、管理者としてもリモート・出社・フリーアドレスと変化の大きい時代におけるオフィス環境の最適化にスムーズに取り組むことができます。
●オフィス到着〜出社
【Before】 workhubがない働き方
社員証を忘れると入退出が制限されてしまう
【After】 workhubがある働き方
社員証いらず、顔認証で“一貫”してスマートに入場
ビル共用部のエントランスドアから、各テナントフロアにつながるエレベーターの着床制限、テナント専有部への入り口にあるテンキー(電子錠)といった一連のセキュリティについて、働く社員はworkhubを介して、顔認証で通過できます。また、顔認証以外にICカード、モバイルFelicaなど多様な認証方法にも対応しています。
来訪するゲストも同様に、QRコードや顔認証でエントランスの受付からエレベーターのセキュリティを通過でき、打ち合わせ予定の会議室の鍵までも解錠できる、スムーズな入室を可能としています。
●着席
【Before】 workhubがない働き方
勤務の打刻システムと所在地がリンクしていない
【After】 workhubがある働き方
スマートフォンをかざすだけで楽々チェックインが完了
あらかじめ予約した時間内に、予約の座席エリアにいるだけで自動でチェックインができる(*2)ほか、事前に座席を予約していない場合には各座席に備え付けられているQRコードを読み取るか、NFCタグにスマートフォンをかざすことで簡単にチェックインができます。
チェックインをはじめとしたこれらの情報は、ウェブブラウザ上の出社状況照会から出社動向を確認していただけます。
*2 無線技術を利用して情報を読み取るビーコンを設置している場合
●勤務中
【Before】 workhubがない働き方
リモートor出社などの状況が把握しづらい
【After】 workhubがある働き方
誰が社内のどこで働いているかが分かる
workhubアプリが起動されている社員のスマートフォンの位置をビーコンで検知。フリースペースや執務エリアなどの社内のサイネージに社員のプロフィールアイコンを投影しています。どこで誰が働いているかを可視化することで「今、話しかけたい人の所在」がひと目で分かり、社内のコミュニケーション活性化に貢献します。
workhubサイトやスマートフォンアプリから社員の現在地の把握、勤務状況の確認ができることで、一緒に働くチームメンバーとの円滑なコミュニケーションに役立ちます。
倉庫や工房といった機密性の高いスポットなどは、アクセスコントロールによって特定のメンバーに限定した入室管理をしています。また、ドアを自動で開けてくれる市販製品と連携することで、手が塞がったままでも、顔をかざすだけでカギの解錠と同時にドアを自動で開けてくれます。
フリースペースや会議室の利用時は人を検知して人数カウントするカメラにより、workhubから混雑状況を確認できます。混雑状況は視認性を考慮して(混んでいる/赤)、(やや混雑している/黄色)、(ちょうどいい/緑)、(空いている/青)といった色分けで直感的に分かる工夫を施しています。
●商談/ゲスト来訪
【Before】 workhubがない働き方
対面による受付応対が必要
【After】 workhubがある働き方
無人総合受付で非対面によるゲスト応対が可能
共用部のロビーエリアに設置した無人総合受付workhub Receptionによって、非対面でのゲスト応対が可能となりました。
商談や採用面談などで来訪するゲストには、事前にworkhubの予約メニューから招待メールを送付することでQRコード(*3)を使って受付をしていただけます。受付時に顔登録をすることで、次回訪問時には顔認証を利用して受付チェックイン、共用部の自動ドアやエレベーター、専有部の会議室まで解錠できます。これにより、ゲストはエントランスから打ち合わせ場所に直接向かうことができるため、社員を待つことなく入室でき、働く社員もエントランスまで移動してゲストを迎えに行く必要がなくなっています。
事前予約のない清掃業者や宅配業者などが来訪した際にも、Slackなどのビジネスチャットツールに通知を送ることができるので、必要なときだけ社員が対応できるようになりました。
*3 QRコードは株式会社デンソーウェーブの登録商標です
エントランスのデジタルサイネージには、会議室の利用人数の見える化や、会議室への導線案内などを常時投影しています。
会議室のドアの外側と内側にworkhub Room Supportをインストールしたタブレット端末を設置しています。これには「解錠」「予約」「利用状況可視化」の機能を備えており、社員が顔認証で解錠できるのはもちろん、招待したゲストもQRコードや顔認証で解錠することが可能となり、エントランスで待つことなく対象の会議室へ入室ができます。
予約状況や利用中といった会議室の使用状況もひと目で分かり、空室の場合にはパソコンやスマートフォンからworkhubを立ち上げることなく、直接その場で予約ができます。
workhub Room Supportには予約時間の終了を知らせるアラート機能や予約から一定の時間使われない際の予約自動キャンセル機能を搭載しています。「手前の利用者が予約時間を過ぎても利用し、入室できない」「予約が入っているのに使われてない会議室がある」などの問題も解消しています。
会議室の利用状況についてはworkhubのダッシュボードで見える化されており、会議室の適正な利用につなげられます。
●会議/オンラインミーティング
【Before】 workhubがない働き方
Web会議に対応できる場所がない
【After】 workhubがある働き方
Web会議や取引先からの急な電話にも個室ブースで即時対応
リモートワークや別拠点のメンバー、社外とのWeb会議などに対応できる個室ブース。会議室と同様のworkhub Room Supportを設置することで簡単に予約や利用ができます。
タブレットのほかに、スマートフォンにRoom Supportの顔認証機能を搭載し、設置することも可能です。
事前予約をせずとも、タブレット操作や顔認証でその場予約や即時利用が可能なため、急な電話応対などに便利です。作業に集中したいときやWeb会議の予定が予め分かっている場合は、workhubから事前に予約しておくことも可能。利用したいときにいつでも公平に使えるよう、最大での利用可能時間を設定することもできます。
通常のドア同様に、顔認証やモバイルFelica、ICカード、テンキーへのパスコード入力にも対応しています。
●勤務終了
【Before】 workhubがない働き方
退勤時の打刻を忘れてしまう
【After】 workhubがある働き方
エリア外を検知してチェックアウトをお知らせ
勤務終了後はビーコンの検知範囲外に行くと、スマートフォンにポップアップが表示され、そのままチェックアウトができます。チェックイン/アウトのログ情報はCSVファイルでレポートデータを抽出でき、勤怠情報として活用できるほか、出社動向やリモート出社割合などの集計が可能です。
ONLINE OFFICE TOUR #02 はこちらで以上です。
いかがでしょうか。
ライブショールームでもあるビットキーの東京拠点へぜひお越しください！
※このページの情報は掲載日時点のものです。
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Photo : ©Nacása & Partners Inc.
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workhubについて
人と仕事の間の分断を「つなげる」ことで解消するコネクトプラットフォームです。オフィスビルの入退館管理においては、既存のビルセキュリティとの連携によって、ICカード、QRコード、顔認証などを組み合わせた柔軟な認証方法に対応でき、テナント従業員、ビル清掃スタッフ、ビルへの来訪者といった多様な利用者に対して、利用時間や回数などの権限も柔軟にコントロールすることが可能となります。
また、ビットキーの製品だけでなく、他社が提供する製品やサービスとの連携により、オフィスワーカーはひとつのスマートフォンアプリからあらゆるサービスを利用できる体験を生み出すことも可能です。