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リモートワークへの移行に必要な要素とは

大久保友貴/SALESCORE

株式会社Buff のびっくぼーです。

昨今の新型コロナウィルス の影響により各社のリモートワーク（＝テレワーク）化が進んでおります。
我々は営業組織の文化と土台作りを行っており、私が参画している全ての企業がいち早く出社禁止になりましたが、一方で、その業務上リモートワークへの移行がうまくいっている組織とそうでない組織があるなと思い、その要因が気になり、まとめてみました。


大前提

業態上リモートワークへの移行が困難な、製造業、飲食業、その他サービス業を除いて、リモートワークが物理的に困難な事業体は除いています。


リモートワーク移行の課題

リモートワーク実施、未実施問わずよく課題にあがるのは以下です。

1.　労務管理の課題
2.　コミュニケーションの課題
3.　ハードウェアの課題
4.　セキュリティの課題
5.　評価方法の課題

1.　労務管理の課題

オフィス出社よりも、始業時間や終了時間、また休憩時間や一日の労働時間がわかりにくいです。
そもそも慣れていないと、自宅での作業は様々な外的要因によってオンオフの切替が難しく、場合によっては仕事への向き合う時間が著しく少なくなります。

・勤怠管理ツールの導入
・PCのログ管理
・チャットツールなどで報告

2.　コミュニケーションの課題

日本企業では、一つのプロジェクトを上司部下や同僚とface to faceで行うことが多いので、急なリモートワークへの移行は不安や煩わしさを覚えるようです。
また、今まで人に囲まていることに慣れてると孤独感を覚え、鬱になる方もいるそうです。

・Zoomやwherebyなどのオンライン会議ツールの導入
・discordやslackの通話機能などの通話ツール導入

3.　ハードウェアの課題

私の新卒入社した会社もそうだったのですが「仕事は会社のPCでしかやらない」「発注書がFAXメイン」の大手企業もあるので、例えば全員にPCを配るとなると資金が必要ですし、FAXをPDFに移行するにもクライアント側への要望も必要になります。また自宅に通信環境がない家庭であればWi-Fiの支給も必要になります。
（あと余談ですが、大手企業だと決済に様々な役職の方に決済を取らないといけないので、大手企業内がリモートだと受注まで時間がかかるという声もありました。）

・覚悟して購入

スタートアップやベンチャーでは個人の端末で仕事をしていることもあるがこれだけはどうにもならないのである程度の資金は必要になるかと思います。

4.　セキュリティーの課題

機密データは会社のネット環境でしかDLできない、会社のハードウェアに保管しているなどオフィス外で取り扱える情報に制限が発生します。
上記課題をクリアできても機密データを簡単に持ち出せてしまうリスクも発生します。
さらに保護されていないWi-Fi環境であればよりリスクは高まります。

・リモートアクセスサービスの導入
・利用制限（スマホからはファイル見れないなど）
・情報開示の人数制限
・承認システム対策

5.　評価方法の課題

会社によっては記録管理が徹底されていなかったり、上司が指示を与えることで業務が成り立っていることも多々あります。
いつまでに何をするかという至極当たり前の納期と個々のミッションの明確化が重要になり、時間に対する評価方法を変える必要があります。

・この機会に成果の基準を明確化
・共通の目標と期限を具体的に設定

リモートワークへの移行に苦戦している会社

リモートワークへの移行に苦戦している会社は上記の１〜５のどれか、もしくはその全ての課題にぶつかり移行できていないことが多いです。
それゆえ日本社会全体の移行率は緊急事態宣言がなされた今日現在でも低水準です。

上記の課題を解決しないまま、会社の体裁を守ったり、PR目的でリモートへの移行を宣言し、実態は出勤しまくっている会社も少なくないそうです。

前述の課題は一定既存のツールや仕組みで解決可能ですが

・従業員が多すぎてツール導入やハード分配に多額の費用がかかる
・対面コミュニケーションを大事にしている
・ベテランの方が新しいルールやツールへの移行に苦戦する
・100%既存状態を維持して移行しようとする
・IT化を怠っていたがために場所に仕事内容が依存する

あと「なるほど」と感じたのは

「クライアントが大手企業だがリモート化し、先方内のコミュニケーションが円滑じゃなくなり、決済２時間がかかり、受注までのリードタイムが長くなる」

という意見でした・・・
（確かにこれはありそう）


リモートワークへの移行に成功している会社

比較的うまくいっている会社の多くが

・IT企業
・比較的ベンチャー、スタートアップ企業
・IT、クラウド化されている企業
・クリエイティブの会社

実際、細かい業績に関してはわからないが
GMOインターネットグループはいち早くリモートに移行し
業績にも影響がないそうです。

まず上記にあげたような企業は会社としてITリテラシーが高く
ハードでデータを残したり
時間で人を評価したり
などをそもそも創業期からしていないことが多いです。

リモート化成功に必要なことは

・リモート化を本気で行うという意思決定
・100%既存の状態を守るという思考をやめる
・出社しないとできないと考えていることを分解して代替手段を模索して、可能な限り早く決定する

冒頭に述べた課題も模索すればあらゆるツールやマニュアル化・仕組化で全部代替可能です。（費用は否めないですがリモートでも難なくこなせれば必ず資産になると思います。採用もしやすい！）


多くの企業を見て感じたのが結局のところ


「なんとかしてやる」


に尽きるかなと思いました。
正直、１００％の移行は無理難題と受け止めて
できることから移行していく。

うちは〜〜〜だからできないではなく
とりあえずリモートへの移行は決定で
じゃあそれで発生する課題をどう解決するかと考え
今どきテクノロジーでほとんど解決できるのでそれを調べて
一定のリスクを受け止めながら実行して、さらに出てきた課題をただひたすら発生ベースで解決していくことが大事だなと思いました。

人間は「慣れ」が得意な生物なので一回何かを導入したり変更しても
数ヶ月で慣れます。

ちなみにBuffでは
コミュニケーションの寂しさと勤怠管理は「Discord」で対応
（これにより一日中音声つなぎっぱなしです。雑談や相談も気軽にできておすすめです。）

どんなサービスかという、元はゲーマー向けのチャットツールですが
slackのように目的別でチャンネルがあり、部屋に入っている人どうし通話できるというサービスです。
家庭音聞かれたくなければミュートして聞くだけもできますし
集中したいときは聞くもストップできますが何より「今仕事してますよ」「今休憩してますよ」とチャンネルごとでわかるのでいい感じです。
もちろん画面共有や通常のチャット、ファイルの送受信も可能です。

mtg、商談は「Zoom」で対応

リアルタイムメッセージングとコンテンツ共有が可能な企業向けビデオ会議ツールです。大人数でも使用可能で、顔を見ながら画面共有もできるので便利です。

スタートアップなのでその他課題は
もともと解決していました。

なので顧問先にも同じような営業組織のリモート化を
サービスに入れようと考えています。

命や健康より大事なことはないのでできるところからリモート化していく会社が増えたらいいなと思います。


株式会社Buff


プレスリリース


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