【仕事の改善】スピードアップ術「あなたの仕事が遅い理由」

あなたの仕事の速度は早いですか？

働き方改革で、残業を減らし
休日を増やす取り組みがされていますね。

でも、仕事は減りません。
仕事量は変わらず、仕事時間は減るとなると
効率よく仕事をこなす必要があります。

そこで、今回は以下の著書を参考に
仕事のスピードアップ術をご紹介いたします！

タイトル：速さはすべてを解決する『ゼロ秒思考』の仕事術
著者：赤羽 雄二

今回は、仕事が遅くなる理由にフォーカスして
お話しします。

日本人の生産性が低い理由

みなさんも一度は
聞いたことがあると思います。

海外にはない日本の企業文化が原因で
具体的には

・会議が多い、長い、発言しない人も多数
・差し戻し、再審議が多い
・会議以外の無駄話、打ち合わせが多い
・書類作成が多い
・上司の指示が曖昧
・業務の目的が曖昧
・上司が帰るまで帰りずらい

皆さんも経験ありませんか？

会議がやたらと多く、出席者も発言する人は
決まっていてほとんどの人が発言しない。

この会議で、どんな結論を目指しているのか
どこまで行ったら終わりなのかが不明確。

報告書や連絡のための書類作成が多く
業務時間の大半を費やしている。

上司に指示されたけど、イマイチ目的が
わからない。何とか終わらせたつもりだけど
最後にひっくり返されて最初からやり直し。

仕事は終わったけど、上司がいるから帰りずらい…

こんなことが日本中で起きていて
海外に比べると労働時間が長くなっているようです。

あなたの仕事が遅い理由

仕事が遅くなる原因は、個人の能力の以前に
共通した要因があります。

・すぐに始めることができない
・やるべきことに集中できない
・段取りが悪い
・優柔不断
・資料作成が遅い
・メール作成が遅い
・会議が長い
・やり直しが多い

これは皆さん心当たりがあるのではないでしょうか。

1つずつ確認していきましょう。

すぐに始めることができない

仕事のスピードや、テクニックの前に
そもそも、始めるのが遅いと終わるのも遅れます。

ちょっと気が乗らないとき、目の前にある仕事や
定例業務を優先してしまい、
後回しにすることはないですか？

難しいことや、苦手な上司に
相談しなければいけないときに
明日に回してしまいがちです。

やるべきことに集中できない

すぐに始めても、周りが気になって
集中できなければ仕事が遅くなるのは
言わずもがなですね。

上司に呼び出されたり、後輩から質問されたり
すると、その都度手が止まってしまいます。

律儀に対応すればするほど、悪循環に
陥ってしまいます。

段取りが悪い

事前に準備しておくものや、ほかの人に
お願いすることなど、モノによって
時間がかかるタスクがありますよね。

それを見極め、前倒しで進めることが
出来なければ時間をロスしてしまいます。

仕事の流れ全体を把握しておくことや
想像力を働かせ先読み力が試されます。

経験や情報取集が必要になります。

優柔不断

決断までに時間がかかり、迷いに迷い
時間がかかりすぎることはないですか？

情報収集ばかりに時間を費やして
判断を下せないと行動に移せません。

いつまでに何を決定し行動するかという
切迫感がないのが問題です。

資料作成が遅い

これも情報収集に時間を
掛けすぎる人が多いです。

作り始めたはいいものの、
完成のイメージができずなんとなく作る。
また、上司に言われたまま作っても
やり直しされることもあります。

そもそもの上司の指示が曖昧なケースが多く
部下が困ってしまいます。

メール作成が遅い

メールも数十件、数百件という量で大量に
届きますがその対応に多くの時間を
取られてしまいます。

内容によって、謝罪、依頼、交渉など、
色んな状況が出てきますが、
その都度、考えていると時間が驚くほど
過ぎていきます。

定型文を利用して、こんなメールが来たら
こう返す。と決めてしまいましょう。

会議が長い

今日1日、会議で終わった。なんてことは
ないですか？

1時間の予定が1時間半、2時間と長引いて
それを誰も指摘しないこともあります。

出席する理由も、なんとなく出ておかないといけない、
という曖昧な理由です。
出席依頼している方も、後々、説明が面倒なので
とりあえず出席してもらう程度です。

いざ会議に出ても、活発な議論はなく、
結論は出ず、また会議が開催されます。

差し戻し、やり直しが多い

苦労して作った資料を上司に確認してもらうと
差し戻されることはよくあります。

でも、上司の意見をたっぷり取り入れて
作成したにもかかわらず、何度もやり直し。

しかも、根本からひっくり返されることも
たくさんあります。

じゃあどうするのか、上信に確認しても
曖昧な指示で、この後、どんな資料を作ればいいか
はっきりわからないことがあります。

これでは、いくら時間を掛けて作っても
上司が納得できるものは作れません。

まとめ

仕事が遅い原因についてお話ししました。

皆さんも心当たりはないでしょうか。
ただ、今回は「仕事が遅い原因」のみ
お話ししました。

日本人の生産性が低い理由

・会議が多い、長い、発言しない人も多数
・差し戻し、再審議が多い
・会議以外の無駄話、打ち合わせが多い
・書類作成が多い
・上司の指示が曖昧
・業務の目的が曖昧
・上司が帰るまで帰りずらい

仕事が遅い原因

・会議が多い、長い、発言しない人も多数
・差し戻し、再審議が多い
・会議以外の無駄話、打ち合わせが多い
・書類作成が多い
・上司の指示が曖昧
・業務の目的が曖昧
・上司が帰るまで帰りずらい

具体的にどのように改善してくかは、後日
お話しします。

お楽しみに！