📒忙しくさせてるのも、苦しめているのも、たぶん自分。

やってもやっても仕事が終わらない。何だかよくわからないけれど、いつも忙しい気がする。それ、本当に忙しいのでしょうか。

いくらやっても気持ちに余裕がない。どんなに時間をかけても仕事が終わらない。新卒二年目くらいまで、こんな事象に襲われていました。休みの日も仕事のことが頭に浮かんで憂鬱な日々を送っていました。これではいけないと思い立ったとき、とあることに気が付いたのです。

忙しくさせているのは、実は自分自身だった。

本当の業務過多の場合を除き、忙しくさせている犯人は自分でした。仕事のやり方、考え方を変えて問題を解消させました。ためになるかはわかりません。苦しんだ中で見つけた、私のやり方をご紹介します。誰かの救いの手になったら幸いです。

皆さん、出社して何から手をつけますか。いきなり業務に入る人もいるでしょうし、ゆっくりコーヒータイムなんかもいいですね。私は、その日のメニュー(業務)を組みます。まず、一日を三段階にわけます。

• 午前(9:00～12:00)

• 午後①(13:00～15:00)

• 午後②(16:00～17:00)

私の現在の主な業務は、お客様に保険の更新の案内をすることです。満期(保険期間の満了日)という締め切りはあるものの、ほぼ自分の裁量で仕事を進めます(もちろん期限より早めに終わらせることが必須)。自分で決め、実行することが多い仕事です。ここで大切なことがあります。

電話をかけすぎない。

架電する＝折り返しがあるかもしれない。ということは、かければかけるほど忙しくなる可能性が高まります。タイミングを誤ると、他のお客様の対応中に別の顧客から入電なんてケースもあります。電話が集中しないように分散することが大事です。

これは、何事もやりすぎてはいけないということのあらわれです。できそうだからとあれこれ手を出すと、業務一つ一つが中途半端になります。マルチタスクも重要ですが、丁寧に仕事に向き合うことの方がもっと大切です。なぜなら、中途半端はミスを誘発します。あれも残ってる、これも残っているとせかせかして慌ててしまいます。

ある日、同じ業務をする先輩社員が慌てふためいていたことがありました。原因は架電のし過ぎにより、折り返しの連絡が集中したのです。お客様を待たせるわけにはいかないので、他の業務が雑になります。そうなると、本来の力を発揮することができません。やらなければならないことを忘れてしまいます。早く進めようとしたことが仇になって、業務を積み残すことになります。そして再び慌て、パンク状態になるのです。

仕事の量は操作できずとも、分散することはできます。急がば回れとはこのことで、準備がなにより大切です。だから私は一日を三つに小分けし、業務が集中しないようにします。

例えば午前中は高齢者に架電し、昼休みの時間帯に現役世代(働いている年齢層)に架電する。件数もきちんと決め、午後②(帰り際)までに処理できる分量に留めます。もっとやれたかもしれないくらいがちょうどいいのです。自分で『忙しい』と呪文をかけないこと。このやり方に変えてから、心に余裕をもてるようになりました。一つ一つの仕事が丁寧になり、ミスが激減しました。

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物凄く単純なことです。何が大事ってスケジュール管理と、キャパオーバーをさせないこと。これを人は『ゆるい』というかもしれません。でもそんなのいいのです。仕事が一番早く回る方法って、実は丁寧に業務に向き合うことなんです。

心に余裕がもてるようになれば、緊急案件が回ってきても対応できるようになります。大事なのはどんなときも自分の首を絞めない。私は忙しいのだと変な呪文をかけないことです。

ただし、特例があります。それは異常な業務量を任されているときです。私は職場に恵まれ、適正な業務量を与えられていると感じています。自分の持ち分が多く、切羽詰まりそうだとなれば、すぐさま上司に相談をしています。

不適切な業務量と感じたら、すぐに上司に相談をしましょう。そんなことができない職場であれば(それは大問題だけれど)、上司の上司に相談もしくは厚生労働省の窓口を使うのも一つの手です。自分だけで悩まないことです。

余裕がないときに限って、人はミスを連発します。私もそんな苦い経験があったから、今があると感じています。世の中に必要な苦労はあるのかもしれませんが、避けられる苦労であれば避けられるに越したことはありません。皆さんが素敵な社会人ライフを送れますように。私も精進します。