【仕事術】タスク管理のコツ

こんにちは。ライフ/キャリアコンサルタントのazuです。
気温差が激しくて身体が安定しないですね💦
皆様は体調大丈夫ですか？
無理せず自分の身体と相談しながら過ごしましょう🌅

今日は『【仕事術】タスク管理のコツ』という記事を書いていきます！　

1日の仕事内容

世の中には様々な職種や業種があり、その中にも社風や立場など、環境も様々かと思います。

各々の環境で、1日7〜10時間程度仕事をしている方が多いと思います。

「あなたが今日1日で行った仕事内容を細かく書き出してみて下さい。」

と言われたら…
どのくらいの仕事をしているでしょうか。

試しに、今日私が行った仕事内容を書き出してみます。

・メールチェック
・メール返信
・契約書のレビュー×2
・契約書の押印×2
・契約書を郵送する
・契約書をファイルにしまう
・稟議をあげる
・稟議をあげ、承認してもらうよう上司に連絡する
・新しく入る方の名刺データを作成する
・名刺の印刷会社へ発注する
・人事関連のシート①を入力する×8名分
・人事関連のシート②を入力する×8名分
・経営会議に参加する
・次回以降の経営会議のスケジュールを調整する
・同僚が購入したモニター2台の組み立てを手伝う
・プリンターのインクカートリッジを交換する
・備品の在庫確認
・備品の発注
・営業資料を読む
・営業資料に1ページ追加作成する
・同業他社のソリューションをリサーチする
・リサーチした内容をパワポで資料にまとめる
・リサーチ内容から弊社の営業戦略を考え、資料に追記する
・新規で導入したい会計ソフトをリサーチする
・気になる会計ソフトの打ち合わせを日程調整する
・事務所内の整理整頓、ゴミをまとめる

ざっと思い出しただけ書いてみました。
会社設立して間もないので、契約書関連や名刺作成などの業務が多いですね。

例えば転職活動を行う際に、職務経歴書に書く業務は、この中のほんの一部かと思います。
(もしかしたら１つも書けないかもしれない…)

また、職種で言えば、人事・総務・営業など幅広い業務を行なっていると言えます。

何が言いたいかと言うと…
1日7〜8時間、週に40時間前後の勤務の中には、「名もなき業務」が大量に詰まっています。

「名もなき業務」だから重要度が低いのか？

そんなことはありませんよね。
どれも、ビジネスを進める上で、
もしくは、社内の人が仕事を進めるために、
誰かがやらなければいけない重要な業務です。

では、それらの数多くの業務をどうやって進めれば良いのでしょうか。

自己流ではありますが、コツをお伝えしていきたいと思います(^^)

マルチタスクの管理について

はじめに、少しだけ、私の事を話させて下さい。
なぜ私がマルチタスク※について記事を書くのか。

※マルチタスクとは
複数の作業を同時並行、もしくは短期間で切り替えながら同時進行で行う能力・手法のことを指す言葉です。

jootoマガジン

それは、マルチタスクで仕事をする環境がとても多かったからです。

過去の職歴については以下の記事にありますので詳細は書きませんが…

アパレル時代は、1つのブランドの営業全般を行いながら、新規ブランドも兼任し、70店舗の新規店舗OPENに携わったり。

ベンチャー企業では、人事総務の責任者をおこないながら、コールセンターの立ち上げからオペレーション全般の立ち上げ運用、営業まで行いました。

人事評価の構築を考えながら、お客様からのクレームを直接お電話で受けていたような日々でした。笑

そんなカオスな状況で長年仕事しているうちに、マルチタスクは私の得意分野の１つとなりました。
(上記のようなマルチタスクな環境が良いかどうかはまた別の話ですが。。
多かれ少なかれ複数の業務を持つ方々の役に立てれば光栄です。)

前置きが長くなってすみません(＞＜)

では改めて、マルチタスクの管理からお伝えしていきましょう。

大事なこと　その1
タスクを目に見える場所にメモすること

これは何より大切です。
人間は、忘れる生き物です。
漫画やドラマの主人公はハイスペックで一度見た文章を覚える…なんてありますが、

このような能力は特殊能力ですし、"記憶に頼る"というのは自分を過信しすぎだと私自身は思っています。

厳しいかもしれませんが、
仕事は1人でやっているものは少なく、同じチーム(部署)の人や、組織や、取引先や、お客様が関わることがほとんどです。

であれば、<記憶>という自分だけの曖昧なものに頼らず、しっかりと目に見える場所に書き出しましょう◎

本当に忙しい時は、その辺にある紙に手書きでも良いです！
付箋でも、メモ用紙でも、裏紙でも。

急にタスクが増えたから書き留めたいけど、
3分後には打ち合わせに参加しなければならない状況…  
という事もあると思います。
(私は時にこればっかり。笑)

そんな時は、とりあえずメモ用紙でも付箋でも構いません！
バーーーッと書き出して、飛ばされないように重しを乗せておきましょう！

この"タスクを見える場所にメモする"という作業は、美しくある必要はありません。

自分が読めれば良いんです！！

美しくかっこよく書くより、漏れなく書く事を優先しましょう。

意外と新入社員の方に多いのが、
きれい or  かっこよく書こうとする人がとても多いこと。
うんうん、そうしたくなる気持ちも分かります。

分かるけど！
そうすると書いて満足しちゃう確率が高いです…(´Д` )ｶﾞｰﾝ

タスクは"完了"してこそ価値がある！

なので、書く時は、自分が読める字ならOK！

漏れなく書くことを意識して、思いつくままに書きましょう！！！

私は、『Trello』という、ウェブ上で簡単なカード形式でタスク管理が出来る無料ツールを使う事が多いのですが、
瞬発的に書き出す時はだいたい手書きでメモしています。

昔はメモをExcelに写して管理する事もあったのですが……

今はだいたい書き出したタスクは当日〜翌日に完了させていくので、わざわざ別のツールに写すことはなくなりました。

そう、マルチタスクに慣れてくると、
タスクをメモに書き出したとしても、2時間くらい経ってから１つずつ完了タスクにチェックを入れていくと、ほとんどが終わっていたりします◎

それでも、1つも漏れがないように！
人間は忘れる生き物だと受け入れ、過信せずに！
タスクは目に見える場所になるべくメモしておくことをオススメします(^^)

マルチタスクの進め方のコツ

マルチタスクの進め方には、コツがあります。

めずらしくクイズ形式にしたいと思います！

下記のうち、マルチタスクの進め方で最も大切な事はどれだと思いますか？

１．業務スピードが速いこと
２．簡単な業務から着手すること
３．その業務への知識や経験
４．重要な業務を早めに着手すること

どれも、ある(やる)に越したことはないかもしれません。

しかし、問題は「最も大切な事」です。

答えは決まりましたでしょうか？？

正解は………

４．重要な業務を早めに着手すること

です( ＾∀＾)🎉✨

正確には、
「タスクに優先度を付ける⇒重要な業務を優先する」

私は会社の入社オリエンテーションで、少しだけビジネス研修を取り入れています。

これまで所属したベンチャー企業は、ITや技術会社が多かったので、
あまりにビジネススキルの時間が長いと嫌がられてしまいます。

そのため、10〜15分程度の短い時間だけで完結するような研修を考えていたのですが…

必ず入れていた内容が、

◆ ベンチャー企業では、兼業やマルチタスクになる事が多く、タスクの量が大手企業に比べて多い傾向にあります。

そんな環境になった時、
あなたは＜緊急度と重要度＞どちらを優先しますか？

という研修です。

この質問では、
不思議と男性も女性も、20代も60代も、管理職でも新入社員でも、
ほとんどの方が「緊急度」と答えます。

しかし、答えは上記に書いたように「重要度」です。

なぜなら、「緊急度」というのは納期に迫られている状況ですよね。
でも、その納期はどのくらい重要なものでしょうか。

極端な例をあげれば、

プリンターのインクがなくなり、インクの補充方法が分からなくて困ってる新入社員から教えてほしいと頼まれた場合。
その方が今困ってますし、放置すれば困る方が増える事になるので、
緊急度は高いと言えるかもしれません。

しかし、自分があまりに忙しい場合、または重要なタスクを多く抱えている場合。
必ずしもあなたがフォローする必要はないかもしれません。

手が空いている他の方がいれば、お願いすることも可能です。
(人に押し付ければ良いという話ではありません。)

または、10分後でも良いかな？と返答する方法もあるかもしれません。

上記は軽めの頼まれごとですが、
会社で仕事をしていれば、軽いものから重いものまで様々な頼まれごとが発生すると思います。

その時に "すぐにお願いしたい" や "今日中に…" と言われる事もあるかもしれませんが、
内容によっては明日でも良い事もあると思います。

ケースバイケースなのですが、納期というのは人が決めたルールのようなもの。

もちろん守るに越したことはないものの、
突発で頼まれた事や、本来の納期に余裕はあるけど念のため早めの期限にして頼まれるケースもあるので、
「緊急度が高いが重要度は低いもの」
だとしたら、少し納期を延ばしてもらうようお願いするのも１つです。

そう、基準は

重要かどうか

なのです。

当然ながら「緊急度も重要度も高い」タスクはS級の最優先です。

しかし、次に行うタスクは、

『緊急度は高いけど重要度は低い』タスクでは無く、

『緊急度は低いけど重要度が高い』タスクを優先して下さい。

重要なタスクの中には時間がかかるものもあるでしょうし、
納期が1週間後などの数日ある場合もあるでしょう。

しかし、後回しにしてはいけません。

なぜなら、『重要』なのだから！

重要ということは、それをやらないとプロジェクトが止まったり、お客様に迷惑をかけたり。

最悪、会社に損害を与えるかもしれません。

あなたや周りが『重要』だと認めたタスクは、
後回しにせず優先しましょう！！

これまであなたが、緊急度を優先してたとしたら、始めは違和感があるかもしれません。

しかし、1ヶ月続ければ必ず効果が実感出来るはずです。

個人的には、
人から信頼され、成果と評価に結びつく最大のポイントだと思っています。

是非、今日から試してみてください(^^)