WEEK.20 【2020年7月最新】これを知らないと事業は拡大できません。仕組み化スキルを5分で学ぶ
みなさんこんにちは jukikorika です。今回も「MUPカレッジ」で学んだ内容をアウトプットしていきます。
今回は仕組み化スキルに関するセッションとなります。起業するにしてもサラリーマンとして勤めるにしても今の仕事をいかに効率的、そしてできれば誰でも対応可能な状態にできるかが事業拡大に必ず必要になります。
1、仕組み化とは
仕組み化とは事業をしていくうえで、究極的には人とかお金が要らなくなることです。もしも仕事はあるのに人とお金が要らないならば、コストや時間が掛からないので、その事業はどんどん拡大していきます。逆にいうと仕組み化をしないビジネスに経営拡大のチャンスはないということです。
ここで仕組み化を定義づけると以下になります。
仕組み化とは事業スピードと収益性を保ったままの拡大を行うための方法です。
図のように仕組み化がなされていないと、社員数や案件数が増えれば増えるほど収益性やスピードは落ちていき、効率の悪いビジネスになっていきます。
逆に仕組み化がちゃんとできていると、社員数や案件数が増えても効率は落ちることなく、事業規模を拡大することができます。
2、トップダウン＆マニュアル化＆タスク化
まず前提として事業規模をスピード感をもって拡大するには
「必ずトップダウン」で決定・実行すること
が必要です。仮に部下全員の合議制などでプロジェクトを進めると、仕事とは関係のない外部要素に各人のモチベーションが左右され、結果プロジェクトの進行が遅くなるリスクがあります。そのため上司は各人のモチベーションケアに走るわけですが、個々人に対応してたとしても、外部要素で日々変動するモチベーションのコントロールはほとんど不可能です。それではあれば、まずはプロジェクトリーダーが責任をもっとトップダウンで進行することがより効果的です。
そのうえで仕事を徹底的にマニュアル化とタスク化していきます。
図のように仕事の工程表をしっかりと作り、誰が、いつ、何を、どのように、やるのかを明確することで、それぞれのタスクが明確になります。そのうえで各工程のマニュアルを整備することで、誰がやってもクオリティが落ちない業務になっていくのです。
たとえばマクドナルドやコンビニの店員さんはモチベーションが下がったからと言って仕事のクオリティが大幅に下がったりするでしょうか？
徹底的にマニュアル化とタスク化がなされているからこそ、ある意味誰が関わってもクオリティを落とさず、事業をどんどん拡大することができるのです。
2、仕組み化の具体的施策
仕組みかを考えるうえでとても重要なのは
「もし1000人だったら？」というスタンスでビジネスを設計することです。
たとえば、メールは全て定型文を作成し、テンプレートを多数用意します。そのうえで文頭と文末だけお客様ごとに変えることで徹底的に効率化を図ります。
また、各種営業資料もメール添付などではなく、全てWEBサイト上にフォーラムを立ち上げそこに最新データを格納しURL化します。そうすることで資料の内容がアップデートした場合でも、お客様にいちいちメールで資料を添付することなくメールにURLにてお知らせするだけで、更新内容をお知らせすることができます。
さらに、説明資料も動画編集することでプレゼンテーションのクオリティを一定に保てるだけでなく、社内研修にも活用することができるようになります。
それ以外にもお客様に対するヒアリングシートやヒアリング内容をフォーマット化することも効率的な営業活動をするうえで重要になります。
このように営業の全てのシーンにおいてマニュアル化とタスク化を徹底することで、全ての仕事が平準化されてクオリティが均一になってきます。
いわゆるトップ営業マンは存在せず、極力言っても誰がやっても同じ結果が得られるようになります。
仕事の内容が属人化しないので、事業スピードや収益性は安定的に加速していくのです。
3、マネジメントも仕組み化
個人は組織に対して自己実現を求めながら仕事をします。そして組織がその個の集合体として活動することで社会に貢献し、結果社会から認められると組織が発展し、結果個人に報酬や地位・機会がフィードバックされる。これがビジネスの基本的なフローです。
そこでマネジメントにおいても仕組み化が重要になります。人は仕事をする目的として大きく3つの目的に大別できます。
そこで組織の人間をこの3つの目的に沿って分類してみます。そのうえで安定志向の方であれば難易度よりも事務作業や単純労働的な業務を中心に与えていく、金銭目的の方であれば、とにかく結果主義的な業務を中心に与えていくのです。難しいのが自由目的の方ですが、このタイプは本人が何をしたいのか？を話し合ってそれを共有していくことが大切です。
このように3つのタイプに分けたうえでそれに沿ったマネジメントを行うように仕組み化するだけでもかなり効率的な組織運営になるのです。
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