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技術カンファレンスでのスポンサーブース準備をまとめてみた

まっきー|Findy DevRel

こんにちは、ファインディDevRelのまっきーです。
コロナ禍を経て、オフラインでのカンファレンスもたくさん増えてきましたね！
「今度技術カンファレンスに初出展するのでブースノウハウが知りたい」というお声をいただくようになったので、ファインディでの技術カンファレンスでのブース設営までの準備について書いてみます📝

📅準備期間

ファインディでは、技術カンファレンスにおいては、基本DevRel室がオーナーを持って企画しています。
だいたい開催の約2ヶ月前から準備を始めます。
ブースで使用するパネルやノベルティなどの制作物がある場合、社内デザイナーにデザイン依頼をするので、逆算して早めに何をするかを考えています。

📍ブースの目的

ブースでは必ずアンケートやクイズなどのコンテンツを用意し、ブースへ来てくださったエンジニアの方とコミュニケーションができるような仕組みを考えています。

ファインディの場合、サービスの対象がエンジニアのため色々お話ができますが、ブースコンテンツを通じて色々お話をしています。

  • 既にFindyを知ってくださっている方と直接お話できる

    • Findy経由で転職された方

    • Findy Team+をエンジニア組織で使ってくださっている方

    • Findyをエンジニア採用媒体として使ってくださっている方

  • Findyを知らない方→サービスを知ってもらう

    • こんなサービスだよ〜とご紹介

🔍ブースにあった方がいいもの

テーブルクロスとロールアップバナー

この2つがあるだけでブースの見栄えはもうほぼほぼ70%は完成します。

基本は180cmの長机に椅子2脚だけ用意されている場合が多いので、テーブルクロスは便利です。
ファインディでは布製のクロスを使っています。

180cmの机1台の場合

180cmの机が2台使えるブースの場合でも、布製のテーブルクロスであれば余裕です✨
中央にある市松模様のスタンドバナーは、ブーススペースが確保できる場合はあると目立つのでおすすめ。

180cm×2台の机が使える場合

そして最近知ったのが、このテーブルクロス抑え！
先日のPHPerKaigiのブースでお隣だったサムライズムさんに貸していただいたのですが、布がだら〜んとならないしクロスを踏んでしまうこともなく、とっても便利だったので次回に向けて購入を決意しましたｗ

めっちゃ良かった！！

ロールアップバナーにはサービス紹介を入れています。
来訪者の方から、「これ使っています」や「こっちは使ってるけどこんなのもあるんですね〜」と言ってくださるきっかけになります！
また、Findyを知らない方に対してもブーススタッフも説明がしやすいのでおすすめ✨
2つくらいあると目立ちますが、ブース区画の大きさに合わせてもっていく数は決めるといいと思います🐱

ロールアップバナースタンドはラクスルで作成しました。

Tシャツ

コーポレートカラーのものを着ると統一感あってお祭り感が増します

ブースコンテンツ

冒頭で記載したように、アンケートやクイズなど、「コミュニティを一緒に盛り上げたいという気持ち」を大切に、そのイベントに合わせたコンテンツ企画を考えています。

ファインディのブースでは、ブース来訪者とのコミュニケーションが目的のため、「イベント参加者がどんなことに興味を持ってもらえそうか」「みんなが楽しめるかどうか」「他社とあまり被らないこと」 を軸に考えています。（たまに被っちゃうこともあるけど・・・）
アンケートは「どのくらいの方がブースに来たか」も可視化されるし、最終結果も気になるので面白いです。
コンテンツに悩むようだったら、社内エンジニアに聞いてみても良いと思います。

ブースの流れはアンケートやクイズなど答えてくださったらハズレ無しでノベルティをゲットできるガチャガチャが引ける！という仕組みです。

👇RubyKaigiの例

以下、過去のブースコンテンツ事例です！アンケートやクイズや短冊に一筆などいろいろやりました！

ノベルティ

ブースで配布するノベルティも確保しておきましょう。もしなければ作りましょう！！
ノベルティについてはこちらの記事を紹介をご参照ください！

Findyロゴ入りのAnker充電器とエンジニア御守
御札ステッカーとしおり

🕺🏽ブースのオペレーション

ブーススタッフの人数

イベントの規模にもよりますが、常時2人は必須です。1日であれば4人〜6人でローテ組めるとよいと思います。
「誰がブーススタッフとして参加するのか」については、ブースの出展目的にもよると思いますが、そのイベントの技術を使っているエンジニアにも参加してもらうことで来訪者との会話も弾むので、できるだけ参加してもらえると良いです。

スタッフマニュアルの作成

まずは当日参加してほしいメンバーの予定を早めに抑えてしまいましょう。
他部署の方も参加する場合は、どんなイベントなのか？、当日どのような動きをしてほしいのか、どんなことを話してほしいのか、当日のシフトスケジュール、FAQなどを記載したマニュアルを作成しています。

ランチタイムや、長めのブレイクタイムがある時はブースが混雑するので、その時間帯はなるべく多くの人がいるといいと思います。

あと最近私たちの中で流行ってるのが、当日の設営後にやるロープレｗ
初めて参加する社員がスタッフ役で、DevRelがお客さん役です。
最初はお遊びでやってたんですが、一連の流れやこんなこと聞かれるんだ〜を知ってもらえるので結構良いことがわかりましたｗ

📦配送

ヤマトの場合だと200cm以下のものしか送れないので200cm以内に収まるように制作物など制作しています。

私たちはColemanのクーラボックスを使ってイベント備品を発送しています。サイズも200cm以内で、コロコロできて運べるので便利です😊

📸これまでの様子

YAPC 2024（ブースで撮り忘れてちょっと雑コラ）
Tシャツが統一されてなかった時　PyCon APAC 2023
技術書典15
iOSDC Japan 2023
DevRel Con 2023

もしブース設計や準備などお困りでしたら相談乗りますので、お気軽に@ayamakkieまでDMください💌


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