マニュアル作りはセンスと思いやりだと思った話。

新たな職場で1ヶ月が過ぎた。

入社してから数日、仕事するための環境づくりで様々な申請に費やす日々だった。

「申請がたくさんあるから、1週間前に入った派遣の方がマニュアルを作ってくれている」
そう聞いてホッとした！

しかし、

ある申請書を作成して承認印をもらって申請する。

至ってシンプル

この申請についてのマニュアルをみると、大変申し訳ないのだけど、

パッと見で分かりづらい。

あまり意味があると思えないカラフルさが原因だった。

頭の中で色を排除して内容をちゃんと読んだらいいんだ。
そう思って読み進めるけど、欲しい情報がないことが多い。

ある申請書を作成して承認印をもらって申請する。

この作業で欲しい情報は、

1. 申請書の保存場所、ファイル名

2. 申請書の書き方 (例など)

3. 承認者は誰なのか

4. 申請はどのようにおこなうか
   

マニュアルに書かれていたのは、1と2の途中まで。

2．申請書の書き方

自分の書いた例でも貼り付けておいてくれたらそれだけで分かりやすいのに、そう思った。
自分の情報をマニュアルに貼るのは嫌だったのか、白紙の申請書のスクショだけ貼られていた。

全ての項目を埋めるわけではない仕様だったらしく、それを知らない私は、全ての項目を埋めないといけないの思って時間を費やし、マニュアル作成者に何回も問い合せた。

３．承認者は誰なのか

申請書によって承認者が変わる。
マニュアルに書かれていたのは、「承認者に承認印をもらう」それだけだ。

承認者だれー？って聞かないといけない。
マニュアル作成者に問い合わせすると、
「〇〇というフォルダ内にあるSとアルファベットが書いてある人が各申請書の承認者です。」
と返ってきた。

それ絶対マニュアルに書くべきやん！

４．申請はどのように行うか

申請先はこちら〈メールアドレス〉

書かれていたのはこれだけ。


申請書を添付してメールを送るんだろう。
シンプルにそれだけでいいのか？
怪しいと思った私はマニュアル作成者に問い合わせ。

「宛先のCCには△△さんも入れて、こんな感じで送って下さいとのことです。」
と、自身が送ったメールを転送してくれた。

こんなんあのマニュアルだけでは分からないよー！って内容だった…。
そして心の中で叫んだ。

最初からそれ見せてー！

何も分からない新人がマニュアルに希望するものは、記入例、承認者を調べる必要があるのなら、どのように調べるかまでを書いて欲しい。

私のものわかりの悪さももちろんあるけど、そういう人でも迷うことなく作業を滞りなく終わらせるためのもの。
マニュアルは、そーゆーもんじゃなかろうかー！！
やたらとカラフルにしたりすることは二の次だし、やり過ぎると読みづらい。
マニュアルを解読するためのマニュアルくれー！って思ってしまった。

今回マニュアルを作ってくれた方、あまり話すことがなくどのような性格の方かは分からないけど、今回のマニュアルは、1回やった事ある人が読んだら分かる、そんな感じのものだった。

作ってもらったものにイチャモンつけるのは申し訳ないけど、結局なんども問い合わせないといけないのも気が引けたし、入社から3日ほどはマニュアル解読が大変だったよーっていう話でした。

ちょっと愚痴りました、ごめんなさい！