ワークフローからはじめよう、ファーストDX

こんにちは。株式会社エイトレッド広報・noteチームです。

DX（デジタルトランスフォーメーション）。最近よく耳にするワードですが、本当の意味をご存知でしょうか？

ITツールの導入、業務の効率化などを想像する方も多いと思いますが、それだけではありません。

DXとは、データやデジタル技術の活用によって、企業全体を変革し、競争上の優位性を確立することです。

現在、DXツールと呼ばれるものはたくさんあります。
しかし、多くのものが一部の変革に特化しているため、多くの変革に貢献できるワークフローシステムは最初に始めるべきDXと言われているとか。

そこで今回は岡本社長に、ワークフローシステムがさまざまな変革に貢献できる所以と、ワークフローシステムを最初に始めるべき理由について聞いてきました。

DXやIT化と言われる現代で、DXは何からはじめると良いのか、DXを進めることで企業にどのような変化をもたらすのかを話してくれたので、ぜひ読んでみてください。

◎プロフィール：株式会社エイトレッド 代表取締役社長 岡本 康広　

1971年島根県生まれ。1990年に上京、システムエンジニアとして自身のキャリアをスタート。

その後営業に転身し、1994年株式会社ソフトクリエイトに入社。最初の入社から現職に至るまでの間に二度、ソフトクリエイトグループを離れ、富士ソフト株式会社ではソリューション営業、合同会社DMM.comでは3Dプリント企画営業、そしてロボット事業を立ち上げ、事業責任者を歴任。

2017年にソフトクリエイトグループへ三度目の入社。
2018年、株式会社ソフトクリエイトホールディングスがM&Aした株式会社エートゥジェイの代表取締役副社長に就任。
2019年6月より現職。これまでシステムエンジニア、営業、事業企画、アライアンス、広報、マーケティング、新規事業など幅広い経験を積んで、現在は経営に力をそそいでいる。

■DXの本質とは全社で取り組むことだった

ーDXについて改めて教えてください。

経済産業省がまとめたDX推進ガイドラインVer.1.0に、DXの定義は以下のように示されています。

「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」

DX推進ガイドラインVer.1.0（経済産業省）抜粋

データやデジタルを使うことで、製品やサービスの向上やビジネスモデルの変革が起きることは皆さんもイメージがつくと思います。

ただ、今回注目して欲しいのは業務、組織、プロセス、企業文化・風土を変革するという部分です。

これらはどこかの部署だけがやるのではなく、全社で取り組むことで変革していくものです。すなわちDXというのは全社で取り組むからこそDXなのだと考えています。

ー全社で行うDXというのはどのようなものがあるのでしょうか？

※ソフトウェアビジネス新市場2020年版　　出典：株式会社富士キメラ総研

（品目カテゴリ⇒A：業務システム／B：デジタルマーケティング／C：情報分析／D：コラボレーション／E：ミドルウェア／F：データベース／G：運用・管理ツール）

上の表のように、財務会計や勤怠管理などDXツールはたくさんあります。
この表を見て、特定の部署が使うのではなく全社が関係し利用するツールは以下の3つだと考えました。

・コミュニケーションツール（ビジネスチャット、Web会議等）
・グループウェア
・ワークフロー

先ほど、DXとは業務、組織、プロセス、企業文化・風土の変革であるとお伝えしましたが、この3つの中で全てを変革できるのはワークフロー（システム）だけなのです。

ーコミュニケーションツールやグループウェアは全てを変革できないのですか？

コミュニケーションツールは、会話が増えることで、企業文化・風土の変革はできるかもしれませんが、業務や組織を変革することは難しいと考えています。

コミュニケーションツールによって、無駄な業務を洗い出して改善することはできませんし、より良い人員配置を見つけるきっかけは作れませんよね。

グループウェアであれば、場所が離れているところでもスケジュール調整や相談を行えることから業務のスピード向上ができますが、プロセスの変革は難しいと思います。

そして、業務、組織、プロセス、企業文化・風土の全てを（全社横断で）変革できるのはDXツールの中でワークフローシステムだけだということを次の章で説明します。

■ワークフローシステムは全ての変革に貢献するDXツール

ーワークフローシステムがなぜ企業全体の変革に貢献できるのか教えてください。

ワークフローシステムは、業務、組織、プロセス、企業文化・風土といった4つのポイントにおいて、無駄を減らし、効率的に改善していくことが可能だからです。

ひとつずつ順番に説明しましょう。
業務のところであれば、ワークフローシステムは社内申請や起案・稟議に関わるところです。
例えば、この業務が無駄であればやめることや、効果のある新しい業務を追加するなどして、業務に変革をもたらすことができます。

組織については、より良いプロジェクトメンバーに変更できたり、起案者から承認者、決裁者までのところで無駄があれば、変革するきっかけをワークフローシステムで作ることができます。

プロセスも同様で、業務や組織が変われば業務フローや承認ルートが変革されプロセスの改善にもつながります。

最後に企業文化・風土ではワークフローシステムによって、業務フローや承認ルートが分かるようになります。
これにより、誰にどのような意見を言って良いのかが分かり、意見を言いやすい環境になると思っています。
また、社員の関係性が良くなったり、風通しの良い文化に変革できるなど、ワークフローシステムは企業文化・風土の変革にも寄与すると考えています。

さらに、無駄な作業を減らし、売上の向上につながる業務に時間を取れたりと、働き方の変革にもワークフローシステムは貢献することができます。

このようにワークフローシステムはDXの定義である、業務、組織、プロセス、企業文化・風土の全てを変革することができるのです。

ー岡本社長が、「ファーストDXはワークフローシステムから」と提唱されているのは、上記のようにあらゆる面の変革を起こせるからですか？

その通り、ワークフローシステムはどれか1つだけに効果がもたらされるのではなく、多くの変革に貢献できるDXツールです。だからこそ、Before→ Afterの差（導入成果）も目に見えて感じていただきやすいと思います。

ワークフローシステムは企業が最初に取り組むべきDX（＝ファーストDX）なのです。

■日本のワークフローを牽引する企業の使命

ー我々エイトレッドはワークフローシステムを扱う企業として、「ファーストDXはワークフローシステムを」という考えをもっと広めていかないといけないですね。

はい。今までは、ワークフローシステムに興味のある方や導入を検討している方に向けて、エイトレッド を選んでもらうための活動をしていました。

今後は、もちろんエイトレッド の製品を選んでもらい、満足していただくために全力を尽くすのですが、ワークフローシステムを知らない方に向けても得られるベネフィットを訴求していきたいと考えています。

まだまだ、ワークフローシステムを導入するべき企業はたくさんあります。そのような企業にファーストDXというワードを通じて、ワークフローシステムの存在や価値を広めていければと考えています。

ー最後に、読者へのメッセージをお願いします。

DXとは単にITツールの導入やデジタル化をするだけでなく、それによって企業を変革し、競争を優位に進める意味も含まれます。

変革に必要なのは全社で取り組むこと。そして全社で取り組むことができるDXツールは、ワークフローシステムというわけです。

ワークフローシステムは、業務、組織、プロセス、企業文化・風土の全てを変革できるため、導入成果が出やすいDXツールです。

だからこそ、最初に始めるべきDX（＝ファーストDX）はワークフローシステムであるということを、少しでも頭に入れていただき、DXを取り組む際は、まずワークフローシステムを検討していただければと思います。

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