オンラインでもオフラインでも、生産性が向上する環境づくりを。新設部門 IT推進・総務グループの果たす役割
コロナ禍以前より、リモートワーク環境の整備など、積極的なIT活用を進めてきたあしたのチーム。今では地域や業種に関係なく、全国からメンバーが集まっています。
2024年3月には総務グループとコーポレートITグループが部署統合したことで、業務効率化や生産性向上・オフィス環境改善がよりスムーズに推進できる体制となりました。
働き方改革やDX推進、生成AIといったテクノロジーの進化を捉えながら、今後どのような職場環境・社内体制を構築していくのか。コーポレート企画部 IT推進・総務グループの永田 真仁と芝田 志保の2人にお話を聞きました。
プロフィール
コーポレート企画部 IT推進・総務グループ グループ長 永田 真仁（写真・右）
人材領域をはじめ、中小製造業や商社、医療・介護・保育など、業界を横断したキャリアをこれまでに形成。システム運用や開発、プロジェクトマネジメントのほか、BPR（業務改革）や事業企画、人事や総務などを経験してきた。社会保険労務士資格を保有し、バックオフィス×ITのシナジー創出に強みを持つ。2023年8月にあしたのチームへ入社。
コーポレート企画部 IT推進・総務グループ マネージャー 芝田 志保（写真・左）
大学卒業後、大手SIerへ入社。財務会計を中心とした基幹系システムの開発業務、開発言語研修を担当。2社目では人事給与システムの運用、新規システム導入、業務改善などの業務に従事した。出産を機に退職し5年のブランクを経て、ネット通販事業に携わったのち、あしたのチームへ2017年1月に入社。社内システム導入や業務改善、研修担当などを経て現職。
よりスムーズでスピーディーな施策実行に向け、IT部門と総務部門の機能を統合
──2024年3月に「コーポレート企画部 IT推進・総務グループ」が設置されました。背景をまずは教えてください。
永田：以前はコーポレートITグループと総務グループがそれぞれにあり、職場環境の改善や生産性の向上を実現すべく、連携を取りながら動いていました。一例として、コロナ禍の前から環境整備を進めてきたフルリモートワーク体制の完備などがあります。
今回、部署統合により「コーポレート企画部 IT推進・総務グループ」としたのは、システムを使って会社全体の生産性を上げられないか？ という問いが組織課題として生まれたためです。
これはITに限定した話ではなく、業務フローや制度などを含めた会社全体の仕組みを指しています。
よりスムーズに、よりスピーディーに施策を実行するためには、個々の部署として連携するのではなく、同じチームとして動ける体制が不可欠です。今回の部署統合は、このような狙いのもとで実施されました。
芝田：現場レベルの具体的な話でも、部署が異なることで非効率な面があったんですよね。電話を例にすると、機器自体は総務の扱いでも、ネットワークの部分はITの領域だったり。本社を移転した際にも、什器の管理責任は総務だけどネットワーク周りの機器はIT側で対応するなど、部署をまたいだ相談が必要なことは多々ありました。
こうした場面において、総務部門とIT部門で連携はしていても、部署が異なると、どうしてもタイムラグが発生してしまっていたんです。そういった日々のコミュニケーションを改善する意味でも部署統合の価値は大きいと感じています。
生産性向上とリスク対策、ITの力で両面から貢献する
──「生産性向上」というワードがありましたが、部署の統合で新たに見直される点などはありますか？
永田：コロナ禍も落ち着き、あしたのチームでは「フルリモート型」と「ハイブリッド型」どちらの働き方も選択できるようになりました。
総務とITを兼ねる部門となった今だからこそ、リモート勤務では失われがちだった偶発的なコミュニケーションの創出など、メンバーがますます意欲的に働ける環境を作っていきたいですね。
芝田：一方で、リモートワーク環境のさらなる強化も大切だと考えています。
コロナ禍の直後に多くの企業が出社制限を強いられ戸惑っていた中で、あしたのチームは以前からリモートワーク環境づくりの準備を進めていたため、迅速に社員の働き方を切り替えられました。
ただ、現状に留まっているだけでは十分ではありません。一緒に働くメンバーを “守る” という意味では、もっとできることがあると思っています。リスク管理の観点から、インフラレベルは今まで以上に引き上げていきたいです。
永田：リモートワークとは関係なく、メールの誤送信などの問題は昔からどの企業でも頭を抱えてきましたよね。
あしたのチームで働くメンバーが、意図せずにインシデントを発生させてしまうことを防ぐことや、何らかセキュリティ上の問題が発生した際に確認できる仕組みなど、あしたのチームで働く皆さんが意図せずに加害者となることから守るための仕組みづくりも重要です。
コーポレート企画部IT推進・総務グループとしては、「セキュリティ」と「生産性」の両方の視点を持って、さらなるインフラレベルの向上に取り組むことが求められると考えています。
積極的に検討する「生成AI」の活用とリテラシー向上
──最近では生成AIの活用に取り組む企業も増えてきました。効率化・生産性の向上という意味では、あしたのチームにとっても不可欠ですよね。
永田：その通りだと思います。インターネットやスマホの存在が社会インフラになったように、この先にAIがインフラとなる未来は十分にありえることです。どれだけAIを早期に導入できるかどうかで、あしたのチームのこれからが変わってくると考えています。
生成AIの活用も、当初はセキュリティ面から慎重な企業も多かった印象ですが、最近では既に「どう活用するか？」という思考へとシフトしている企業も珍しくありません。
あしたのチームとしても、活用を本格的に検討する段階に入ってきました。お客様へ提案する際の資料フォーマット作成やアイデア出しの壁打ち役など、使い道は無数にありますから。
芝田：おそらく、対話型のAIチャットサービスなどを個人として使っている人も一定数いると思うんですね。でも本格的な活用ができているかというと、それはわからない。
例えば、資料のたたき台を作るにしても、日本国内だけでなく海外の文献などを網羅的にAIに学習させて資料に反映させることが本来は可能です。でも、プロンプト（AIへ送る指示文）の作成能力が伴わなければ難しいわけで。こうした「どう使うか」の課題も私たちから支援できるのが望ましいですよね。
同時に、AI活用を進めていくためには、セキュリティ面の基本理解も全メンバーに備わっている必要があります。会社の機密情報をチャットに入力してはいけない、などAIを活用する上での基本となるリテラシーの向上も含め、今後の課題になってくると捉えています。
「IT×総務」のシナジーで、システムの全社最適化へ
──リモートワークや生成AIに関すること以外で、これから推進を検討していることがあればぜひ教えてください。
永田：業務フローを含めたシステムの最適化は、まさに検討をスタートさせたところです。現状だと各部門がそれぞれに必要なITツールを導入するといった「部分最適」の形になっていて、我々は最終確認のみを行うフローなんです。
これまでは意思決定のスピードなどを考慮した上で、営業やバックオフィスなどの部門ごとに権限をもたせていました。しかし、組織規模が大きくなり、利用ツールの数も増えたことで、費用対効果や効率性の部分で最近は課題も見えてきました。
芝田：社内で使われているシステムの「見える化」という表現がわかりやすいかもしれませんね。アンケートを取ったわけではありませんが、会社全体でどういうITツールが導入されているかって案外みんな知らないと思うんです。
極端な話ですが、各部門で使っているツール全部に決済機能が付いていて、部門ごとにバラバラの決済システムが常に稼働している……みたいな状況は余計なコストですよね。そこまではないにしても、見直しを図ることでかなりの効率化・生産性の向上が見込めると思っています。
永田：誤解がないように言うと、新しいITツールを導入してはダメ、という制約を設けたいわけではないんです。売上に繋がったり、効率化に繋がるものであれば積極的に色々なツールを試すことは大切だと思います。
重要なことは、部門ごとの部分最適ではなく、社内全体で効率よく効果的に運用するための「全社最適」であることです。
また、ITベンダーと会話をするにしても我々のほうが詳しいはずなので、導入を検討しているものについての事前相談を受け、意思決定にもしっかりと入っていきたい。相談いただくことで、他部門で使っているものを応用できそうかどうかを判断できますし、いざ導入が決まった際にも技術的なサポートができると思うんですね。
組織のフェーズが変わってきたからこその課題感ですが、企業としてさらに成長していくためには必要な見直しだと考えています。業務フローに加え、社内との関係性など、ソフト面の働きかけも変えていきたいですね。
総務機能も備えた「IT推進・総務グループ」のメリットをフル活用して、シナジー効果の高い社内の環境・体制づくりを進めていきたいと思います。
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