【Notion】バラバラ管理をやめたい！売上・経費・請求書・外注のバックオフィス統合管理システム【無料テンプレあり】

2022年6月6日 18:17

こんにちは！
今日は弊社で使っているNotionのシステムについて書きたいと思います。

「バラバラ管理をやめたい」がキッカケ

元々Excelが大量にある状態にはならず、スプレッドシートで回避していましたが、スプレッドシートもどんどん増えていく、、
銀行振込タスクはカレンダー管理なのに請求書はメールやslackに来る。それを星つけたりブックマークしたり、どこ行ったかわからなくなる、、
売上嬉しいのに、銀行チェックを忘れていて入金が遅れていた、、経理の引き継ぎがうまくできていなかった、、
ざっくり売上見込みや固定費、生活費、資金調達の返済について把握しているつもりだったが、現実結構違う、、
副業メンバーが自由に働いてもらうために稼働時間の報告をしてもらっているが、10名からslackやそれぞれのフォーマットでもらっていたらチェックに時間がかかりすぎる、、

会社をやっていてこんな悩みを持っていた状況だったのを、全て１つにまとめることで解決することに取り組みました。結果、今はすごく快適です。
なかなか説明も難しいのですが、今回説明にチャレンジしてみますw

スプレッドシートにはpdfを添付できず、driveに上げてスプシにURLを貼るような管理になってややこしい。
- google formを使えば、添付＝driveのURLになるように一発で出来るので、この管理方法をやる場合はformがおすすめです。NotionもWorkspaceの機能なら同じことができるので請求書をもらったらフォームに入れることにしています。
稼働時間の管理と請求書の見比べを同じツールで見たい
プロジェクト、経費、売上を分けて管理することで、依存関係のない管理をしたい。依存関係を必要な部分だけ設定したい。
全てを１つのツールで一元管理したい。
人によって見せるページと見せないページを分けたい。
請求書や売上に対して、ステータス管理をしたい。カンバン表示したい。

などなど、まぁ結局は一元管理したいということですw

Notionにて売上だけのtable、経費だけのtableを作る。これを年月を書いただけの月々tableにrelation=連携すると、rollup=引用で売上・経費、formula計算式の差分で利益を出せる。
売上tableとプロジェクトtable分けて作成することで、管理側と情報を分ける。
クライアント毎に、フェーズを分けたり、前金と納品の金額と別れることがあるので、クライアント:売上=1:nにしておく。
- プロジェクト:売上=1:n、クライアント:プロジェクトも1:nになる。
プロジェクト毎に稼働報告を上げる仕組みにすることで、プロジェクト毎の経費がわかる。クライアント毎にもわかるようにしたい場合は、請求書をプロジェクト毎に出してもらうorこちらで分ける。

上の設計思想のもと、サンプルデータを入れて、ダッシュボードを作ったのがこちらです。

同じもの作り直したので結構大変でしたw
が、美しい（我ながら）より使いやすくなった気がしますw
テンプレートは無料配布させていただきます！🎉
一番最後に貼っておきます！
ぜひ、良かったよコメントや、使い方のご質問などお待ちしております✨

同じDBを使って税理士さんとのやりとり用のダッシュボードも作ってみました。下に身分証や会社資料を置くなど、資料集を置くのも良さそうですね😁

いかがでしたか？
作り方については、聞きたい方が多かったら書きたいと思いますw ぱたり。

最後に今回の内容を反映しているNotionテンプレートについてです。無料配布いたします。
下記LINE公式にて「バックオフィス」と送信してください😊

ぜひ、良かったよコメントや、使い方のご質問、作ってほしいご依頼などお待ちしております✨

#やってみた

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