新社会人へのガイド：効率的なルーティンワークの作り方②～定型フォーマットの活用法
公務員クエスト失敗おじさんの「ありのこ」です。
2023年に潰瘍性大腸炎という病気（＝難病）のため国家公務員を当てもなく退職。
〇〇省勤務ではなく出先機関に20年以上勤務していた事務系公務員でした。
曲がりなりにも20年以上公務員をやっていました。
そんな私にも新人時代はありました。
2002年の4月でした。
今日は3月31日です。
明日から新年度。
時期としてちょうど良いので「おじさんから新社会人のみなさんに伝えたいこと」を書いていきたいと思います。
新社会人の皆様にとって「ちょっとした仕事のコツになれば」と思っています。
今回はシリーズ３回目のnote記事になります。
シリーズ1回目は次のような話をしました。
より多くの仕事をルーティンワークにしておいて、余った時間・労力を「どうしてもルーティンワークにできない仕事」に振り分ける
もっと詳しい内容に興味があれば👇このnote記事👇をお読みください。
シリーズ2回目はルーティンワークの例として「パソコンのコピペ」の話をしました。
もっと詳しい内容に興味があれば👇このnote記事👇をお読みください。
今回もルーティンワークの例。
前回の「コピペ」に続き「定型フォーマットを作っておく」という話をします。
前回は「いろいろな文書をすべて１から作るのはやめよう。できるだけコピペして楽をしよう」という話をしました。
しかし1回1回コピペするのすらメンドクサイ。
だからで「できるだけ使える定型フォーマットを作っておく」と良いです。
事務系公務員だと書類作成、特に起案文書作成。
Aという業務で使う起案文書。
なるべく変更する箇所を少なくしておけば、頭と労力と時間を使わなくて済みます。
Aという業務についてA1のケース、A2のケース、A3のケースがある場合を考えましょう。
A1のケースは可能であるならば起案年月日だけ変更すれば使えるようにフォーマットを作っておけばいい。
A2のケースは起案年月日と若干内容も毎回変更が必要であるならば、その他の部分はフォーマット化すればいい。
A3のケースでは起案年月日に加えてある程度毎回変更であるならば、その他の部分はフォーマット化しておけばいい。
フォーマット化できる部分はA1＞A2＞A3の順番で大きいです。
A1においてはA1における最大の範囲でフォーマット化す。
A2においてはA2における最大の範囲でフォーマット化する。
A3においてはA3における最大の範囲でフォーマット化する。
この意味ではやることは同じです。
「フォーマットの最大化」がルーティンワーク化です。
実際に起案文書を作成する時になるべく頭と労力と時間を使わないようにすることが大切です。
前回の「コピペ」の続き「定型フォーマット」でルーティンワークについて考え来ました。
大切なことはあなたにとっての「コピペ」や「定型フォーマット」はなんなのかを考えることです。
あなたが事務系公務員ではなかったとしても自分にとっての「コピペ」や「定型フォーマット」はなんなのかを考えてみてください。
最後にもう1度書いておきますが、大切なのは次のことです。
より多くの仕事をルーティンワークにしておいて、余った時間・労力を「どうしてもルーティンワークにできない仕事」に振り分ける
note記事は以上です。
最後までお読みいただきありがとうございました。
新人の皆さま、明日からがんばってください。
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