開業ノウハウ｜マニュアル作成の落とし穴

効率的でわかりやすいマニュアルの作成が開業のカギとなる場合もあります。

しかし、マニュアルを作成する際にはいくつかの落とし穴（ポイント）が存在します。
意外とマニュアル作成は根気が必要です。

そして、せっかく作ったマニュアルがホコリをかぶっている、という状況もよくあります。

今回は、長く必要とされるマニュアル作成のステップと、注意すべきポイントについての話です。

｜目的を明確にする

マニュアルの目的を明確にすることが最初のステップです。
新しく入るスタッフの研修用なのか、特定の業務手順を標準化するためなのか、目的に応じて内容やフォーマットが異なります。

［ポイント］
目的が不明確だと、マニュアルの内容が曖昧になり、使い勝手が悪くなる可能性があります。

章ごとに目的を設定し、それに基づいて内容を構築することが重要です。

｜対象読者を設定する

 マニュアルの対象となる読者を明確に設定しましょう。経験豊富なスタッフと新入社員では、必要な情報や理解度が異なります。

［ポイント］
マニュアルを見る方を無視して内容を詰め込むと、情報が過多になり、逆に理解しづらくなる恐れがあります。

具体的な人物像やペルソナを描き、その人にとって分かりやすい言葉や構成にすることが重要です。

｜ 構成を設計する

構成を考えます。
目次を作り、各章やセクションごとの内容を決めることが必要です。

［ポイント］
構成が不明瞭だと、読者が必要な情報を見つけにくくなります。
まセクション間の繋がりが不十分だと、全体の理解が難しくなります。

具体的な流れをイメージしながら、章ごとのリンクを明確にしましょう。

｜ 分かりやすい言葉を選ぶ

マニュアルは簡潔で分かりやすい言葉を使うことが求められます。
専門用語や略語は、必要に応じて解説を付けることが重要です。

［ポイント］
難解な専門用語や業界用語を多用すると、新しく働くスタッフや外部の方には理解が難しくなります。

難しくて人に聞いてしまってはマニュアルの役割をになっていません。

簡単な言葉で書き、必要な専門用語には注釈を付けることで、誰でも理解できるマニュアルが好まれます。

｜ビジュアルを活用する

図表やイラスト、写真などのビジュアルを活用すると、視覚的に理解しやすくなります。

トイレ掃除の例

［ポイント］
ビジュアルが多すぎると流すようにマニュアルを読むようになりやすいです。
そうすると重要なポイントが見落とされる可能性があります。

ビジュアルは補助的に使い、本文とのバランスを保つことが重要です。

｜フィードバックを得る

完成したマニュアルは、実際に使用する人々からフィードバックを得ることが大切です。

定期的に見直し、必要に応じて更新しましょう。

［ポイント］
フィードバックを軽視すると、現場のニーズに合わないマニュアルが出来上がる恐れがあります。

実際の使用者からの意見を積極的に取り入れ、常に最新の情報を反映させることが重要です。
更新することが最も重要です。

一度で完成することはないくらいに思い「現場の声を反映」し「ペルソナの精度を上げる」ことで、その職場により適したマニュアルになります。

｜最後に

マニュアルの作成は、単なる手順書の作成ではなく、読者が効率的に業務を遂行できるよう支援するためのツールです。

目的を明確にし、マニュアルを見る方に合わせた構成や言葉遣い、ビジュアルの活用などを工夫することで、役立つマニュアルを作成できます。

しかし、落とし穴を避けるためには、完成後も読者の視点に立ち、フィードバックを重視する姿勢が欠かせません。

優れたマニュアルは優秀なスタッフにも匹敵する開業成功の助けになります。

最後まで読んでいただき、ありがとうございます。

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