段取り

段取りとは「事を運ぶ順序・仕方。手順。」を指します。
順序、手順をどのように分解していくか、ここを考えます。

例えば、飲み会の幹事をする段取りを考えます。何を考えないといけないでしょうか。
＃コロナで若手が幹事をせずに育ってきているようですね。。

いつやるの？
どこでやるの？
・東京？大阪？福岡？
・居酒屋？ホテル？自宅パーティ？
何人くるの？誰が来るの？
目的は？
費用は？

といろいろ考えないといけないことが出てきますね。
次は、この一つ一つの疑問に対して、順番に何をすれば解消できるか考えていきます。

いつやるの？　→12月
どこでやるの？　→職場近くだから東京。居酒屋だけど個室が必要。
何人くるの？　　→３０人（部長までの宴会）
目的は？　　　　→忘年会（何かイベントも考えようかな・・・）
費用は？　　　　→一人5,000円の範囲内

忘年会だとわかったら、次はご寄付、好き嫌いなど、ヒアリング事項も出てきますし、居酒屋にしても広めの部屋を押さえないといけないですね。

どんどん情報を深堀して、確認事項、作業に落とし込んでいきます。
いつの間にか飲み会の幹事を行うまでのストーリーが出来上がってきます。

出来る限り、作業しながらではなく、事前に整理しておくことが重要です。
抜け漏れがないか、計画通りに遂行できるか、を決めましょう。

この「段取り」はタスクの大小あると思いますが、考え方はいずれも同様です。プロジェクトにおいてはプロジェクト計画と呼ばれます。

プロジェクト計画の場合にはステークホルダーやマスタースケジュール、
チェックポイントや会議体の設定も必要ですが、大枠の考え方は同じです。

プロジェクトを遂行するための段取りと思ってもらえるとあまり難しく考えずに済むと思います。