＜ISOアルファ通信＞ vol.90 『ISOをぶっ壊せ』第6回 品質マニュアルの壊し方
おはようございます。
アルファエスアイ竹下です。
最近、郵便物を出す際に切手を貼り忘れそうになることがあります。
郵送する内容物のチェックに気を取られるのか、
宛先のチェックに気を取られるのか、、
“間違ってはいけないこと”の確認に念を入れ、
ついつい、切手の存在をおざなりにしてしまうという本末転倒です。
アルファ社内では最近、「改善」を進めています。
ミスが起きた時や、
うまく進まないものがあるとき、
どうしたらミスが減るのか、
もしくは状況が変わるのかを考え、実行してみる。
そこで、切手が忘れがちになってしまう問題の「改善」を考えます。
私が行っている手順としては
【①書類内容の確認→②封筒の用意→③宛先の確認→④封入→⑤切手の用意→⑥発送】
問題点は、
・二度の③確認のあとに切手貼付作業がきている為に意識が薄れる。
・切手使用履歴の記録を付ける必要があるために、つい流れの最後にしてしまう。
・封筒の保管場所と、切手の保管場所が別。
でしょうか。
ここから考える私なりの改善は、
・保管場所が別になっている封筒と切手を同じ場所にし、同時に用意する。
・二度の確認を連続で行い、封入の流れを最後にする。
これを一度実践してみようと思います。
今までは「それは個人の意識の問題ではないか」
と思うようなことでしたが、
些細なことでも手順や環境を改めて再確認し
改善を考えるのも面白いと、最近思っています。
それでは本日も『アルファ通信』をチラ見しながら、
張り切って一日をお過ごしください♪
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【INDEX】
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【1】『ISOをぶっ壊せ』第6回 品質マニュアルの壊し方
【2】～アルファの玉手箱～
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【1】『ISOをぶっ壊せ』第6回 品質マニュアルの壊し方
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今回は、『品質マニュアル』の壊し方について、お伝えしますね。
結論から言えば、『品質マニュアル』(wordの長い巻物)から、
『ISO9001 TODO表』に作り直す。
ということです。
ISO14001を運用の組織の方は、
ISO14001環境法順守義務チェック表を、イメージされるとよいでしょう。
この作業は『簡単』です。手順は3つ。
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① まず、現在の『品質マニュアル』を捨てましょう。(笑)
② ISOの規格要求に沿って、やるべき事を明確にし、5W1H表を作成しましょう。
(これはEXCELが良いでしょう)
※たとえば『4.1組織の状況_4月作成_事業計画書(内部・外部の課題含む)_
経営企画室』のようにTODO表を作ります。
→この②工程で、ISOで何をするべきか明確になります。
③ 手順や、作業POINTは記録にフロー図を入れましょう。
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前にもお伝えしたように、
2015年版から『品質マニュアル』の文書化要求は消えています。
つまり『品質マニュアル』は必要ないのです。
やるべきことを整理することで、全体の流れが見えやすくなり
マネジメント(PDCA)が見えやすくなります。
これで、『品質マニュアル』を
読む、読み解く、伝える、説明するなどの面倒が『見る、確認する』
に短縮できます。
この方法は、すでに当社のコンサルティング先のお客様は導入し
・簡単になった。わかりやすい。管理がしやすい。
・審査対応がしやすくなった。(審査会社も楽になったと言われた)
・引継ぎがしやすくなった。
・マニュアルの中で、意味がわからないことがあったが理解が進んだ。
・効果や成果に目が向くようになった。
などたくさんの感想をいただいています。
この2つの手順を踏めば、
まずは『品質マニュアル』をぶっ壊すことができます。
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犯人も山場も結果もない長編小説のような『品質マニュアル』は
どうしたって、読めません。
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これを早く『受け入れないと』ISOは化石になってしまいます。
どちらにしても、全体の流れがわかれば、
若い方々がマネジメントを理解し、体感する時間が短くなります。
お時間のある時に、全体が見渡せる
『品質マネジメントシステムTODOリスト』
に変更してみてはいかかでしょう。
大事なのは『フォーマット』です。
次回は『フォーマット』についてお伝えします。
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【2】 アルファの玉手箱 ～ 『世界で一番やさしい 考え方の教科書』
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今回ご紹介をするのは、
『世界で一番やさしい 考え方の教科書』 著：榊巻 亮
私は、考えることや思考などが苦手です。
「何もいい案が浮かばない」
これは私の発想力が乏しいからだと思っていましたが
よくよく考えると「考える」って何でしょうか。
社会人としての大先輩の方々が当たり前に
行っている「思考」とは、どんなものなのだろうか。
こちらの本は、私のような『社会人の若葉マーク』にはもちろん。
後輩を育てていかなければならない大先輩の方々にもおすすめです。
「考える」ことができない原因や、
その向き合い方などを学べると思います。
春に新芽がやってくる前に、ぜひご一読ください。
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《編集後記》
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今年の秋に、郵便料金が30年ぶりの値上がりをします。
企業もペーパーレスが進み、
年賀状なんかも数がぐっと減った印象です。
当社も請求書のメール送付対応を始めてから、切手の使用数が減りました。
この度の値上げの一因に、コストの高騰があるそうですが
郵便に限らず、「安く早く」届くということが、
当たり前ではないということを改めて認識しないといけないですね。
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編集者：竹下成華