オンラインMeetup開催のTips
昨日、AI関連の技術者コミュニティイベントをオンラインで主催しました。自身初のオンライン技術者イベントということでドキドキしましたが、トラブルもほぼなく、無事終了しました！参加者は約50名。そこで学んだTipsを簡単に。
イベントはこちらでした！
事前準備編
１．オンラインアクセス先は遅くとも前日までに伝えよう
今回はZoomで開催しました。Zoom IDは直前ではなく、できるだけ早めに参加者に連絡しておくことが望ましいです。なぜなら参加者がアクセス先（主にURL）を直前に知ると、参加者の準備が追いつかない可能性があるからです。今回は、
・connpassからメール発信
・Slackチャネルで発信
・LINEグループで発信
という方法で連絡しましたが、例えばLINEですと、スマホで受け取った後に、Zoomにアクセスする端末がPCだった場合、そのPCへのアクセス先の転送が必要です。そんなすぐにできるじゃん、と思う人も多いかもしれませんが、そうじゃない人もいるかもしれませんし、直前だと何かとトラブルが起きやすいので、早めの連絡を心がけましょう。
２．進行表を作成しよう
イベントなので当たり前だとは思うのですが、オンラインだからこそ、進行表はあった方が良いと思います。なぜなら、当日、参加者の空気感や顔が見えないので、アドリブをきかせ辛いんですよね。きっちりした進行表があって、若干のトラブルにアドリブで対応する、くらいが良いと思います。
また、下記も決めておきましょう。
・司会進行役
・トラブル時の対応（特に、接続できなかった場合や、途中で切れた場合のルールなど）
・時間の変動性（前倒しでいいのか、きっちり守るのか）
３．1時間前には接続チェックを。
今回は18:30からのイベントで、18:00から接続チェックを行いました。正直、30分では心もとなかったです。トラブルが無かったので20分程度でチェックは完了しましたが、何かあれば間に合わなかったと思います。
（接続チェックの流れ）
①２名で接続
②双方向で、映像と声が問題なく通ることを確認
③双方向で、画面の共有ができることを確認
④リアクションボタンやチャットメッセージの見え方を確認
⑤連続使用時間をチェック（Zoomの無料版は40分で一度切れます）
⑥発表者について、映像／声／画面の共有が問題なくできることを確認
⑦参加者について、数名程度、声が聞こえているかを確認
当日編
４．共通認識を作る
オフラインイベントと同じく、例えば
・今回のイベントは気楽に参加して良い
・チャットメッセージ含めて自由な発言OK
・無理な発言は求めない
・SNS発信OK
・録画は禁止
といったように、イベントの参加の共通の心構え（Working agreement）を最初に共有しておきましょう。もちろん、事前に公開しておいた方が良いですが、当日に伝えた方がより効果的です。（案内ってあまり注意深く見ないですよね）
５．発表者以外はミュートに
参加者に指摘されて気づいたのですが、発表者以外はミュートにしておきましょう。と、司会の方はあらためて呼びかけましょう。ライブ感が出てむしろ良い、という場面もあると思うんですが、意図せぬ雑音を拾っちゃってそっちがアクティブになると発表者の声が小さくなったりしちゃうので。あと声が反響しちゃうケースもありますね。
６．チャットメッセージにはできるだけ反応する
これは事務局／司会進行役としてのTipsです。今回のイベントでは、チャットメッセージを読む余裕が無く気づくのが遅れたのですが、「発表者以外はミュートにした方がいいですよ」とか「次回イベントの案内はどこでありますか？」など、ちゃんと拾うべきメッセージがいくつかありました。
できれば、チャットメッセージを見る端末と、画面共有する端末は、分けておいた方が良い気がします。画面共有しながらチャットメッセージ読むのは難しいですからね。デュアルディスプレイでも良いです。
後日編
７．アンケートをもらう
オフラインイベントと同じですが、オンラインですと、PCから参加することが多いため、参加直後のアンケートに答えやすい環境かもしれません。（今回は失念していました・・・）
開催直後にチャットで「ここにアクセスしてアンケートに答えてください！」と呼びかけましょう。
８．振り返りを行う
オンラインイベントの開催はこれからどんどん増えてくるのではないでしょうか。関係者でしっかり振り返りを行って、次回より良い会を開催できるようにしましょう！
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ということで、初めてのオンラインミーティング、やってみると好評で良かったです。今回のMeetupは、北は北海道、南は沖縄、果てはニューヨーク（背景…）という、全国／全世界から参加があったイベントでした。普段は出会えない人とも出会えてとても良かったと思います。
コロナの影響で気持ちも暗くなりがちですが、その中で今回のような新たな試みや出会いも生まれています。
前向きにこの困難を乗り越えたいです。
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