上質なミーティングってどうやって作る？
こんにちは！ALCHEMYのディレクター兼マネージャーの島田です。
この記事を読んでくれている方は、必ず一度はミーティングをしたことがあると思うんですが、質の良いミーティングできていますか？
僕は、社会人になってからそれなりに時が経ちますが、質のいいミーティングから「なにこの時間…」みたいな謎のミーティングも一通り経験しました。
そして『amazonのすごい会議―ジェフ・ベゾスが生んだマネジメントの技法』など、ミーティングに関する本も読んでインプットしてみました。
そのうえで「上質なミーティングの作り方ってなんなのか？」が自分の中である程度まとまったので、せっかくだからここに残したいと思います。
この記事が皆さんのミーティングをより良いものにする一助となれば幸いです。
上質なミーティングをするには、どうしたらいい？
必ずアジェンダは事前に共有する・必ず事前に確認してなんとなく考えておく
会議時にアジェンダを知ると、その時その時の思いつきで話すことになるので、あまり質のいいミーティングができるとは言えません…。思いつきトークが多いとその分、脱線も多くなりますしね。
逆に事前に知っていれば、自分の考えをある程度まとめた状態でミーティングに挑めるので、思いつきトークが減り、脱線もしません。そして参加者それぞれが意見を言語化できた状態で発言できるので、効率よく質のいいミーティングができます。
ミーティング資料は、誰がいつ読んでも何のことか分かるように丁寧に書く
さまざまなミーティングを経験しましたが、みんな忙しいからか、ミーティング資料に「◯◯について」とだけ記されていることがよくあります。
これは口頭説明を前提とした状態なので、結局ミーティング前に何をどう相談・議論したいのか分からないです。だからミーティングが始まれば思いつきトークが乱発してしまいますし、議事録が大変になります。
これは効率があまり良くないし、後日その資料を見返した時に、なんの話をしていたのかさっぱり分からなかったりするんです。
なので、議題があるときは口頭説明を前提とせず「何がどうなっているから困っている」を細かく文章で書き「読めば分かる」という状態にした方が、上質なミーティングができますし、誰がいつ見ても分かる状態になっているので、ミーティング資料がしっかりと「資料」として機能します。
アジェンダの内容は「相談したいのか」と「承認が欲しいのか」で分ける
相談はいろいろと話す必要がありますが、承認はテキストのやり取りで済むことがあります。
なので、わかりやすく承認が欲しいのかを分けていれば、事前確認で承認が降りることもあります。
トピックが承認系しかなく、全てに承認が降りた場合、ミーティングが流会になることもあります（時間が空いた分、他の仕事ができますね！）
必ずファシリと議事録担当を決める
人狼やダンジョンズ&ドラゴンが成立するのは、人それぞれに役割があり、その役割を全うするからです。会議も同じで役割を決めて、まっとうすれば質のいい会議に繋がります。役割を決めずに全員がやりたい放題やればそりゃあまとまらないですよね。
ファシリは全員が話しやすい空気を作る
殺伐とした空気では、いい議論はできません。
ファシリは相手が気持ちよく話せるように意識して、言いたいことを言えるnot poisonな空気を作ることが大事です
ファシリは議事録担当を意識し、話を都度まとめる→議事録担当は結論とそれにいたった経緯を記入
議事録をやったことがある人は分かると思いますが、会話をすべて議事ろうとすると結構地獄です。議事録を意識して話を進める人間なんてまぁいないので、話があっちいったりこっちいったり。いま書いた内容、特に必要なかったな。なんてこともザラにあります。
僕は、議事録担当者が常にタイピングをしている必要はないと思います。
ファシリと結託し、ファシリがトピックごとに「はい、このトピックの結論は○○ですね？こうこうこういった理由で。」と都度まとめて、議事録はファシリがまとめた内容を記入すればいいと思います。
そうすることで、後々見る議事録もスッキリまとまっているので、時が経過してから見直しても「なんでこの結論に至っているんだっけ…」となりません。
必ず会議のゴールを決めてから会議をする
普通に考えてゴールのないマラソンって、どういったペースで走る〜とか決められないですよね。
それと一緒で会議にもゴールを設定しないと、話をロジカルに進めていけません。
実はゴールを決めてなくても勝手にゴールが決まってくるものなんですが、それを最初に設定して効率よく進めるか、そうしないかの違いです。
時間内に話が終わらなければ、全然終わらせてOK
Amazonは必ず時間内に終わらすみたいですが、とはいえ「いやいやどう頑張っても終わらない…」ってこともあると思います。なので個人的には時間内に終わらなければ、その日は一旦終了でいいと思います。
なぜなら、変に根性で会議を続けると、思考の裏に「あぁ帰りたい」が浮かんできます。それでは思考が曇ってしまうし「あぁ帰りたい」て思いながら決まったことってなんか嫌ですよね（笑）
それぐらいだったら、一旦終わらせて脳みそスッキリした状態で再度考えた方がいいです。
時間をおいて再度考えてみたら、全く違う良いアイデアが出たり、ずっと解決できなかったことがアッサリ解決できたなんてこと、みなさんも一度はありませんか？そういったこともあるので、個人的には推奨していますし、なにより精神衛生上、そっちの方がいいと僕は思います。
以上が、自分の考える上質なミーティングの作り方でした。
終わりに
最後まで読んでいただきありがとうございます。
これまで述べたポイントを意識すると、質の高いミーティングを実現しやすくなりますので、ぜひ次回のミーティングから試してみてください。
この記事が皆さんのミーティングをより良いものにする一助となれば幸いです。
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