社内コミュニケーション活性化させる提案 CVR あおい

2020/02/21 アオイ

今日は秋田林業ホームの北店と本社の方々の前でプレゼンをしました。その提案内容をただつらつらと書きつらねました。

提案内容

社内コミュニケーションの活性化とは、自分の意見をためらいなく上司に言うことができる環境を作るということだと考え、私たちが秋田からいなくなった後でも、継続し、自主的に改善し続ける仕組みを作ることを目的に解決案を提案しました。

インタビューしていく中で問題として浮かび上がった問題はインターン生とどうかかわればいいかわからない、ということや、お客様と関わるのにそのお客様の情報が全然わからないということでした。

そこで、私たちは情報共有をより促進することとインターン生への対応力を問題解決へのカギとしました。

情報共有の促進

情報共有についてはまず、お客様情報をお客様に関わる方全員に共有することを提案しました。今までは担当営業の方が契約決定したお客様に関する情報を紙にして社長に提出していましたが、それ以外の方には共有されていませんでした。しかし、事務の方はお茶出しや電話対応の時、設計の方は図面確認の時、担当でない営業の方や本社の方はお客様が来店した時や電話対応した時にお客様と関わります。なじみの店に来たつもりが自分のことを知ってもらえていなかったらちょっとがっかりしちゃいますよね。だからこそお客様と関わる方全員、つまり、社員全員がそのお客様の情報をしっておくべきであると考えました。

次はサイボウズ。去年の夏の終わりごろから本格的に取り入れられたそうですが、使いこなせていない方もいらっしゃいました。サイボウズを使いこなせというわけではありませんが、サイボウズに自分の予定をいれるだけでも、会議中や商談中に電話が来ることがなくなり、また相手の予定を確認できて電話を切られることも、1階に降りてきてまだいないのか…と落胆することもなくなります。ですので、サイボウズに自分のスケジュールは入れるべきと提案しました。

3つ目はパンフレットを作成することです。「パンフレット」と言うと、お客様に配布することが目的のように聞こえますが、そうではなく、社員のみなさんにお互いをよりよく知ってもらうことを目的としたパンフレットを作成します。そのパンフレットには、社員の方の全員のプロフィールと家を作る過程を掲載します。社員全員のプロフィールには、名前や誕生日、好きなことやメッセージなどを載せる予定です。それを社内で共有することで、皆さんそれぞれの好きなことや強みなどを知ることができます。また、家を作る過程をパンフレットに掲載して、家づくりのいろはすら知らないお客様と同じ立場の私たちを最大限活用でき、来店したお客様に安心感を与えられます。

インターン生への対応力向上

インタビューしていくと、インターン生が来てもどう接すればいいかわからないという方がいらっしゃいました。では、今後インターン生が来たときのために、現インターン生である私たちの立場を最大限利用します。私たちへの対応力が上がると今後のインターン生への対応力が上がり、それが社員の方にも向けばいいなと思っております。具体的には見学に行った後に必ずフィードバックを返すことです。Google Formでのアンケートに答えることで、対応はどうだったか見える化し、社員の新たな気づきになるのではないでしょうか。

まとめ

私たちは継続可能な自主的に改善し続ける社内のコミュニケーションが活性化していく仕組みを作ります。それは、情報共有の促進として、お客様情報の共有とサイボウズ利用の促進、パンフレットの作成です。そして、インターン生への対応力向上としては、フィードバック制度の整備を提案します。これによって自分の意見をためらいなく上司に言うことができる環境を作っていきます。