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仕事効率化ツールを243個調べた僕が心からオススメしたい今使うべき効率化ツール5選!

日本オフィスでは毎週月曜の始業時間に日本オフィス全体で朝礼を実施しており、週替わりで担当を決め、”メンバーのため&会社のためになるトピック”について、5分間のピッチの時間を設けています。

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毎週メンバーの反応も良かったりするので、是非皆さんにもシェアさせていただければと思い、記事にしてみております。
まず本シリーズの第一弾は、現在デジタルマーケティング領域のSalesとして頑張ってくれている馬場くんからお届けします!(By 広報・PRカザマ)


自己紹介

はじめまして。
今回はAnyMind JapanのAE(Advertiser Engagement)から僕、馬場がAnymind Japan社員note記事の第一弾を執筆させていただきます!

おそらくこの記事を読んでくださった皆さんの中には、はたらく中で、『もっと効率的に仕事をこなしたい!』だったり『無駄な作業時間をもっと減らしたい』と思っている方もいるのではないでしょうか。

特に自分のような若手メンバーは生産性を意識するシーンが多かったり、生産性に関して先輩に比べて劣等感を抱きがちな気がします。それはおそらく周りの先輩や同期の仕事が早く感じたり、就業時間までに予定していたタスクが終わらなかったりなど。。日常のいたるシーンで生産性と向き合うシーンが多いです。


自分の頭で考えたところ生産性を発揮するためには2つの基本動作があるかなと思っています。
・切る...無駄な作業時間を切る、捨てる
・短くする...作業時間を短縮する


切る動作は、その仕事のインパクト度合いを意識して仕事を組み立てる必要があり、なかなか一朝一夕では身に付けられないと思ったのでこちらは今後向き合うとして、2に関しては速攻性があり、かつインパクトがありそうな気がしたので、今回は「ツール」という切り口で皆さんの生産性を高める手助けができればと思います。

本note執筆の背景:生産性がさらに重要視される時代が来た

今回生産性に焦点を当てようと思ったきっかけは大きく2つあります。


1つは「新型コロナの影響により、”骨太”な働き方が求められるようになったから」という点です。
”骨太”とはその名の通り「基本や根幹がしっかりしていること」という意味で、骨太な働き方とは、市場が不安定な時期だからこそ、無駄を排除して、より効率的な働き方に変えていこうよという働き方です。この流れの中で、より自分の働く時間を見つめ直し、生産性を捉え直す必要性が増してきたのではないでしょうか。


もう1つは「5分間という時間でインパクトある知見を残したい」という思いがあったからです。
少しだけ自分のことを話させて頂くと、僕は学生時代に2年間ほどベンチャー企業でインターンを経験しました。インターン先はエンジニア職の社員さん割合が多く、1人1人の業務も多かったため、社内では業務効率化のためのアプリやショートカットキーなどをうまく使う人が多くいましたし、そういった知見の交換がとても活発でした。

その恵まれた環境の中で自然と作業効率化のためのPCの使い方を学ばせてもらい、個人的にも様々なツールを試し、より効率的な働き方ができる様に試行錯誤してきたつもりです。

そもそも効率化ツールとは!?

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効率化ツールとは一言で表すと、作業の時間を短縮したり、効率化してくれるツールのことです。詳しくは下の部分に書いておりますが、やるべきことを管理してくれるTODOアプリや、自動でスケジュールを決めてくれる日程調整アプリなど面倒な作業を代わりにやってくれる便利アプリです、皆さんの中も使っている方が多いのではないでしょうか。

仕事効率化ツールを合計243個調べた僕が本当にオススメしたい効率化ツール5選!

ここからはこれまで累計243個の効率化ツールを実際に使って調べた結果を元に、削減時間やセキュリティ面の観点を交え、これは自信をもっておすすめできる!と思ったものを選抜し5つご紹介していきます。ちなみに下記シートにアクセスすることで厳選した35個のツールを見ることができますのでお時間ある時に是非見てみてくださいね!

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👉効率化ツールを個人的にまとめたシートはこちらから

第5位:作業時間計測アプリ Toggl

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URL:https://toggl.com/
削減時間/年:600時間
対応機種:Win&Mac

第5位は、時間管理ツールのtoggl。タグやプロジェクトを設定することでタスクをわかりやすく可視化することができます。またカレンダーと連携して、その日の予定を作業記録として登録することができます。スマホ・PC・タブレットなど様々なデバイスで同期が可能なので、自分が1日で何に時間を使っているかを可視化することができます。


このツールを使うとよく時間を測ることを忘れてしまうのですが、忘れてしまう原因は仕事をしている時にメタ視点を失って、自分っていま何の仕事してるんだっけといった状態になっていることが多いです。この状態で1日を過ごすと、「今日1日何してたんだっけ」と激しく後悔することになるので、タスクイノシシにならないためのペースメーカーとしても使えます。

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作業時間名を入れるとそこから作業時間のカウントがはじまります。

第4位:アプリの高速起動のためのアプリ Alfred

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URL:https://www.alfredapp.com/
削減時間/年:50時間
対応機種:Mac

第4位の「Alfred」はMac用のランチャーアプリ(ホーム画面を使いやすい様に変更したり、ホーム画面のアプリ整列を変えるためのアプリ)です。Alfred上からアプリの起動やファイル検索、Web検索などを一括で行うことができ、効率的にアプリを立ち上げることができます。これまでアプリを探して、クリックして起動をしていた工数をより少ない作業量に抑えることができるのでMacユーザーは是非使って欲しいアプリです。

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対応したソフトやアプリの名前を打ち込むことで探して起動時間を大幅短縮。

第3位:頭の中をすっきり整理できるマインドマップ XMind2020

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URL:https://www.xmind.net/xmind2020/
削減時間/年:667時間
対応機種:Win&Mac

第3位は情報処理のためのマインドマップツールXMind2020です。脳内を可視化できる、かつ思考を整理することができるのでインプットやブレインストーミングで重宝します。ロジックツリーを綺麗な図として書くことができ、発想が難航したときや、うまく考えがまとまらない時などに有効活用するととても役立ちます。


よく考える時に紙を使うことが多いのですが、思考の幅が紙の大きさに比例してしまい、発想を広げづらくなってしまうことが多いです。XMINDはそういった思考の幅の限界を取り払ってくれます。ロジックツリーが育って大きくなっきた時に、縮小し俯瞰してみることで、思わずニヤニヤが止まらなくなります。

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ビジュアル的にも綺麗なので、書いててテンションが上がります。

第2位:アポ日程調整の簡易化ツール Notia

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URL:https://notia.io/
削減時間/年:500時間
対応機種:Win&Mac

第2位は、AIによる重要メールの自動仕分けと対応漏れの検知、日程調整メールを自動化するツールNotia。日程をカレンダーから選択することで、空いてる日程を書き出してくれるので、簡単に日程調整をすることが可能です。これまで空いていた時間を見て、書き出して、見て、また書き出してといった作業が不要になるので、営業職の方や社内MTGの多い人にぜひ使ってもらいたいアプリになります。

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カレンダーをドロップすることで自動的に予定をテキストで書き出してくれます。

第1位:定型文コピペツール Clipy

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URL:https://clipy-app.com/
削減時間/年:1000時間
対応機種:Mac
※WindouwsはClibor(https://chigusa-web.com/)

第1位は、定形文登録ツールのClipy。よく使う挨拶やメール送信時の書式などを「スニペット」に登録することですぐにコピぺすることができます。何度も「同じ文章を書いてるかも?」ということなら効率化のチャンスです。またコピぺの履歴も使用することができます。個人的にも使ってみて、請求書の送付やアポイントの連絡など決まった形で送る文章はこのClipyに登録することで1/4の時間で返信することができるようになりました。

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事前に登録していた文章を定型文としてペーストできるので、メールの返信などのスピードを上げることができます。

まとめ:目的あるツール活用で働き方は見直せる!

いかがでしたでしょうか?本日紹介した以外にも様々なツールがあるのでぜひチェックしてみてください!
同時に僕のような若手メンバーはツールを駆使しての仕事の効率化を図るとともに、仕事自体に目的意識を持って「やるべき仕事・やらなくていい仕事」を判断し、仕事の質自体も上げていけるよう自戒の念も込めて取り組んで参りたいところです。



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