【脱・先延ばし】80%アプローチで生産性を高める仕事術
完璧主義は悪
完璧主義が悪なのは、先延ばしが習慣になってしまうからです。完璧主義者は、行動する前に保証を求めます。なので、最初の１歩を踏み出せずプロジェクトが先延ばしになってしまうのです。
よく完璧主義者は、「こうあるべき」という言葉を使います。もし、あなたもこのような言葉を使っている場合は要注意。このnoteを読んで完璧主義から抜け出して下さい。
このnoteでは、アメリカで経営コンサルタントとして活動しているDan Sullivan氏の本「The 80% Approach」を参考にして書きました。完璧主義ではなく、80%の達成を目指すことで生産性が向上する理由について書いています。もし、あなたが、、
・先延ばしの仕事が多い
・プロジェクトの進捗が遅い
・仕事の時間が足りない
・チームワークが悪い
・無駄な仕事が多い
そう感じていたら、このnoteを読んで、明日からの行動に取り入れて下さい。
８０％を目指すのが最適な理由①
初めてやるプロジェクトは８０％以上の自己評価にならない
なぜ、初めてやるプロジェクトは８０％以上の自己評価にならないのかというと、開始前の理想が高すぎるからです。
最初は、理想の結果を思い描いてスタートするのですが、やり始めたら問題点が見えてきます。そうなると「理想の結果は達成しない...」と自信を失い、自己評価が下がります。
一度、自信を失うと、どんなにプロジェクトを頑張っても、自己評価で１００％の完成度にはなりません。さらに、無駄な時間だったと喪失感も生まれます。
なので、最初から８０％を目指すほうが生産的です👍
８０％を目指すのが最適な理由②
相手は早く８０％を達成してほしいと思っている
そもそも、相手は１００％完璧を求めていません。
多くの人は、完璧に仕上げてから相手に渡そうとしますが、相手は、それよりも早く８０％を達成して欲しいと思っています。
もし、１人で仕事をしているのであれば、１００％を追い求めても良いですが、今の時代は多様なメンバーでプロジェクトを進めています。
その場合、早く８０％を達成して共有するほうが、チームワークが円滑になります👍
相手にも求められていない１００％完璧を追い求めるのは止めましょう。
８０％を目指すのが最適な理由③
メンバーの強みを活かした役割分担ができる
１つのプロジェクトには様々な役割があります。
各役割は相互に関係し合っているので、１人で１つの役割を完璧にこなそうとすると非効率になります。なので自分の強みを活かし、素早く達成するのがベストです。
例えば、動画コンテンツを配信する場合、以下の役割が必要です。
↓↓↓
・企画立案
・台本作成
・撮影
・トーク
・編集
・WEBデザイン
「企画立案」が強みであっても、完璧を求められると、他の役割についても考慮しないといけません。最初から８０％で良しとするなら、自分の強みにフォーカスできます👍
８０％を目指すのが最適な理由④
チームの士気が高まる
タスクの先延ばしはチームワークを乱します。１人が仕事を先延ばししたら、チームに不穏な空気が流れます。モチベーションも下がりますよね。
逆に、最初の８０％を素早く到達することで、チームの士気が上がります。「自分もやらないと！」と刺激を受けます。
チームのことを考えても、素早く８０％に到達することのメリットは大きいです👍
８０％を目指すのが最適な理由⑤
相手に１００％を求めても達成しない
もし、相手に１００％を求めた場合、１００％以外はNGという評価になります。そうなると、失敗ばかりに目がいきますよね。
そして、創造性やチームワークが失われ、プロジェクトが好転していかなくなります。１００％完璧を相手に求めても、それを達成する可能性は低いです。
それよりも、８０％の達成を求めることで、相手も早く８０％に到達したいと熱意がでます。
どうせ１００％は無理なので、自分にも相手にも求めないようにしましょう👍
８０％を目指すのが最適な理由⑥
プロジェクトの進捗が早まる
プロジェクトには、いくつものプロセスがあります。
プロセス毎に担当がいて、最初のプロセスが完了しないと、次の仕事を進められないケースがあります。そうなると完了するのを待っているだけの人が出てきてしまいます。
なので、８０％の完成度で自分の仕事を早く終えることが、チームの生産性をアップさせます👍
特に、プロジェクトリーダーは８０％アプローチが大事です。
たとえば、「PDFレポートのレイアウトを決める」というプロセスがあった場合、プロジェクトリーダーは細かく指示しなくても良いです。
１枚のラフ絵を書いて、早くデザイナーにパスした方がスピードが上がります。そして、エキスパートに任せたほうが、クオリティが高いコンテンツが出来ることが多いです👍
８０％を目指すのが最適な理由⑦
チームの技術が向上する
１人が８０％アプローチで、予定より早く仕事を終えたら、「あの人が頑張っているのだから、自分も頑張らないと」とチームに切迫感が伝わります。
仕事を早く終える文化ができ、その結果、個々の技術も向上します👍
逆に、１人が先延ばしにしていたら、チームのモチベーションも下がります。先延ばしした本人も、チームから孤立します...
そして、チーム全体がスローダウンすると、メンバーの成長も妨げられます...
なので、８０％の完成度を目指して、スピードを上げることがとても重要です👍
８０％を目指すのが最適な理由⑧
仕事へのストレスが減る
世の中の大半の人は完璧を求めます。そういう人は、真面目で努力家が多いのですが、ネガティブな思考になりがちです。
しかし８０％アプローチを知ることで、仕事で完璧主義者と出会っても「そういう人もいるよな...」と理解してあげれるので、ストレスは感じなくなります👍
...以上が、完璧主義でなく８０％を目指すのが最適な理由です。
この仕事術のことを「８０％アプローチ」とDan Sullivan氏は提唱しています。ここからは、この８０％アプローチを実行するための、アクションプランについて書いていきます。
今日からできるアクションプラン①
☑タスクをする前、なぜこのタスクが自分にとって重要なのか明確にする
やる気を感じなかったり、やる意義を見出せないタスクはやる必要ありません。
今日からできるアクションプラン②
☑毎日、３つのタスクに集中し、必ず達成する
１日い重要なタスクは３つに絞る。そして、これは必ず達成するようにする。細かいタスクをたくさん実行するより、重要な３つのタスクにフォーカスする方が生産的です。
今日からできるアクションプラン③
☑すべてのタスクは８０％を目指し、出来る限り早く達成する
８０％アプローチの目的は、チームの生産性アップです。自分の得意なタスクを素早く達成し、メンバーの生産性を引き上げましょう。
今日からできるアクションプラン④
☑チーム内の誰かが８０％を達成するまで会議をしない
会議の時間は生産性がゼロです。作業が進んでいない状態で会議をやっても無駄です。
今日からできるアクションプラン⑤
☑会議の前に自分のタスクを出来る限り完了し、意思決定をする
自分のタスクに関しての会議なのであれば、出来る限り進捗させておきましょう。
タスクの最初の８０％は人の手を借りず、自分の力で完了させること。それがチーム全体の生産性アップに繋がります。
今日からできるアクションプラン⑥
☑タスクが滞っているなら、なぜ、そのタスクに携わっているのか考える
もし、そのタスクに携わっている理由がないなら、そのタスクはやらない方が良いです。
今日からできるアクションプラン⑦
☑滞っているタスクは、もっとも簡単なタスクに分解する
もし滞っているタスクがあって、やる必要があるなら、簡単に出来る大きさにタスクを分解します。そして、そのタスクを８０％完了することに集中します。
今日からできるアクションプラン⑧
☑毎日たえず８０％を達成しているチームに自分をおく
周りに８０アプローチを実践している人を置くと、相乗効果で自分の生産性も上がります。
まとめ
以上が、今日から「８０％アプローチ」を実践するためのアクションプランです。
完璧主義は、多くの人に染み付いている習慣です。自分に対して完璧を求めてしまい、その結果、先延ばしされてしまうのです。
なので、今、８０％アプローチの重要性を感じてもらえたとしても、また元に戻ってしまします。せっかくここまで読んでいただいたので、１つでも今日からできるアクションを実践してみて下さい。
ちなみに、、このnoteも８０％アプローチの考え方を取り入れて書きました。制作時間は、合計２時間くらいです。今後、アップデートしていきますので、フォローしていただけましたら幸いです。
最後まで読んでいただきありがとうございました！
もし、「80％アプローチのやり方が分からない」という場合は、noteにコメント書いてもらうか、TwitterからDMくださいね。
Twitterでは、仕事術やWebマーケティングのノウハウについて呟いていますので、この記事が為になったと思ったらTwitterのフォローもお願いします。
山下あきお
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？