知財システム開発日誌。レター発行のクリックを減らす

弁理士の大倉昭人です。root ipという会社で知財管理システムを作っています。

特許事務所のクライアントからレター発行のクリック数を減らせないか、と依頼がありました。レター発行は特許事務所でかなり利用頻度が高いので、業務効率化のためにやってみます。

現在の機能整理

画面1. 案件のレター発行画面

まず現在のroot ip機能を整理します。root ipの電子包袋にはレター発行画面があります。出願人や特許庁など、宛先に応じたレターを発行できます。

画面1 電子包袋のレター発行画面

発行するレターを選ぶには、2つの方法があります。

1. レターの名前／コードから選ぶ方法

2. リストから選ぶ方法

1で発行する方法が一番早いのですが、レターの数が多い場合や、新人の方の場合だと、全て覚えきれないのが普通です。今回はそんな時に役立つ、2の「リストから選ぶ方法」の改善です。

画面2. レターリスト

レター発行画面で「リストから選択」ボタンを押すと、レターリストが表示されます。発行できるレターの一覧です。レターリストで発行したいレターの「選択」ボタンを押すと、元の画面に戻ってレターがセットされます。

画面2 レターリスト

画面3. レターセット状態（発行可）

レターがセットされると、その行の発行ボタンが有効化されるので、ここからWordで発行したり、PDFで出したり、メールに自動添付したりできます。

画面3 レターがセットされ発行ボタンが有効化

画面4. 発行レター

発行されたレターは下記のようなイメージです。出願番号などの案件データは自動で差し込まれるので、コピペ作業は不要です。テンプレートはWord、Excelで簡単に作れるので、事務所のスタイルに合ったレターを簡単に発行することができます。

画面4 発行レターのサンプル

改善ポイント

現状でもシンプルな流れですが、改善ポイントは、画面2のレターリスト画面です。レターを選択してから別の画面に戻って発行するより、レターリスト画面から直接レター発行すれば１クリック減らせます。複数レターを続けて出す場合もあるので、重要なポイントです。

改善後

レターリストの「選択」ボタンのところに「発行」ボタンを配置しました。これでここから直接レターを発行できます。

選択ボタンを発行ボタンに置き換え

連続発行にも対応したので、複数レターを続けて出せるようになりました。発行済みのレターは区別され、各レターごとに差込結果の確認もできます。

連続発行にも対応

root ipがまた少し便利になりました。