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採用を良くするために工夫した13のこと(中小企業向け)

こんにちは。ajikeの採用チームの山口です。
私たちは採用に関して素人からスタートしているのですが、ここ数年は自社の採用課題に向き合ってコツコツと改善をしてきました。
最近ではようやく成果を実感できる機会が増えてきたので、取り入れて効果のあったことをご紹介できればと思います。

また私たちは3月末からずっとフルリモートで勤務しているのですが、そんなコロナ禍でもこの採用スタイルでとくに困ることがありませんでした。
そのため、オンライン採用に困っている方にも何かしら参考になれば幸いです。

この記事で伝えたいこと
- 採用に正攻法はない → 自社の「軸」を明確にして、創意工夫することが大切
- 採用課題と向き合うところがスタート地点になった
- 自社に合ったやり方を模索していくことで結果がでるようになってきた(デザイン思考ですね)

ajikeの採用活動の軸

一口に採用といっても企業によって色々なミッションがあると思います。例えば、大きな企業であれば数の確保というケースもあるでしょうし、少数精鋭の会社ではスキルマッチやカルチャーマッチということもあると思います。

私たちajikeは小さな会社なので、大切にするものが同じ方(簡単に言えば価値観や姿勢)、そしてイマドキっぽくないですができれば長く一緒に働いてくれる方に入っていただきたいと思っています。
そのため、私たちの採用活動において最も大切なのは「お互いにとっての入社後が、お互いにとって良くなること」 です。

というわけで、採用活動の軸としては

- いかにして自社にマッチする候補者に出会うか
- そのためにいかに候補者にきちんと自社の情報を提供できるか
- 短い時間と少ない機会のなかで、いかに候補者とすり合わせができるか

などが重要項目ということになります。

以下ご紹介していく工夫は基本的にこの軸をベースにしているため、「この軸そのものが全然うちとは違うなー」という場合はあまり参考にならないかもしれませんが、ご了承ください。

*(参考)ajikeの採用活動の前提 ...年間採用人数3~5名程度、専門職採用、採用の専任なし、採用予算は前年比売上の1%目安

採用を良くするために工夫した13のこと

これは経験して実感したことですが、採用にはこれといった正攻法がないのだと思います。とくに近年売り手市場が続いていますので、中小企業にとってはきびしい状況ですよね。

こんなとき、「どうすれば上手くいくんだろう..?」と正解を求めると意外と八方塞がりになってしまいがちだと思います。(経験済み)
採用はそもそも難しいものなので、それぞれの企業に合ったやり方を地道に見つけていくしかない のだと考えるようになりました。

こんなときこそ、自分たちには馴染みのあるデザイン思考の出番でした。
現状を分析する、課題を考え仮説を出す、アイデアを出す、検証する..の繰り返しによって、少しずつ状況は変わっていきました。

0. 【ここがスタート地点】採用課題を定義

採用がなかなか上手くいかずすべてに悩んでいた3年前と比較すると最近は少しずつスタイルができ始めてきましたが、そのスタート地点は採用課題の整理でした。

あまり積極的に出したいものではないですが、イメージがある方が分かりやすいと思うので実際の課題表をチラ見せしておきます。(涙)

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羅列すると気が滅入るので、インパクトや対応スピードなどの条件で優先度を絞り、他は一旦目を瞑りました。笑

このあとは、施策をざっと検討し、採用チームやPR、ブランディングなど各チームに役割分担をして進めていきました。(デザイン思考で進めていくので当初の計画と現在は一致しません)


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細かい施策はPIESで整理。スコアリング自体は適当です。

1. 媒体掲載を止め、ダイレクト採用に注力

以前は当たり前のように媒体に求人票を掲載していましたが、自社の採用予算やブランド、ターゲットと照らし合わせると採用コストが高くなることが多く、また成果も出にくくなっていたため悩んでいました。

同じ時期、徐々に「UXデザイン」という言葉や自社の知名度が上がってきており、直接応募してくれる方も増加傾向にありました。
そして、決定打は直接応募の方の圧倒的な内定率でした。やはり媒体と比較すると志望度が高い方が多く、「この条件に合うから(例えばお給料やスキルなど)」ではなく、「こういう理由で一緒に働きたい!」と言ってくれる方が多かったんですね。

そこで、思い切ってダイレクト採用に注力する方針に転換しました。

振り返れば、媒体に掲載していたときは専門媒体と総合媒体どちらがいいか検証したり(時々によるので正解はなかった)、媒体の評判を周囲に聞き込んだりと 「自分たちではアクションしにくい悩み」 を抱えていたように思います。

ダイレクト採用に切り替えてからはすべて自分たち次第なので、自社の情報発信や仕組み化など 「アクションプランが出せる状態」になったことが良い方向に向かった要因 だったのかもしれません。

ちなみに、間口としてクリエイターが多いWantedlyのみミニマムコストで利用しています。

2.自社の採用ページを1から見直し

それまでももちろん持っていましたが、ダイレクト採用に切り替えたタイミングで抜本的に見直しました。

- どんな人に仲間になってほしいか?
- 自分たちがやっていること、やりたいことは何なのか?
- 自分たちの価値観やスタイルは?
- 他社との違いや特徴は?
- それらをどんな言葉で伝える?
- このページをみてどんな感情になってもらう?

そのようなことを採用チーム(全員兼任)で問い直し、採用ページに入れるコンテンツやコンセプトなどを定義してリブランディグを行いました。

3. 過去コンテンツなどを大掃除

会社は生き物なので、ずっと同じではなく常に変化しつづけていますよね。その時々の情報やイメージがアウトプットされていくと思いますが、意外と過去の遺産を整理する機会は少ないと思います。

私たちも同様でしたが、古い情報やイメージが混在していると「いま伝えたいこと」がぼやけてしまうため、過去のコンテンツで合わないものはクローズしたり、新しい方針に合わせてアップデートしました。

後回しになりがちな地味な施策ですが、会社のことに興味を持ってくれ、一生懸命情報を見てくれる方のことを考えるととても大切な作業だなと感じます。

 4. 「採用活動」のベンチマークを設定

これは自社の採用ページを見直す際、そして選考フローなどを見直す際に行いました。

企業単位ではなく採用活動としてのベンチマークを見つけることで、他業界からも具体的なヒントを得ることができました。またチームで動いていたのでイメージを共通化するのにも有効でした。

色々な会社の事例を参考にさせていただきましたが、「自社にあった採用スタイルが大事なんだ..!」と気持ち的に影響を受けたのは株式会社CRAZYさんの採用です。


5. 「採用」の競合を定義し、自社分析

採用におけるライバルは、残念ながら企業や事業の競合他社だけではありませんよね。
例えば私たちはUXデザインの支援事業を行っていますが、優秀なエンジニアやデザイナーは事業会社やメガベンチャーなどと取り合いの人材です。

給与や待遇、採用におけるメッセージや選考プロセスなど、表にして多角的に分析しました。どう頑張ってもどうにも出来ないこともたくさん出てくるのですが、改善できることは改善し、強みになることは積極的にそして自信を持って発信できるようになりました。(他社のいい取り組みをインプットしたことで、社内制度も増えました)

採用担当はどうしても他社と人材の取り合いをしている側面があると思うのですが、優劣ではなく、自分たちのオリジナルなものを明確にし、言語化していくことが大切だと学びました。

採用ページを見直すタイミングで取り組みましたが、面接や面談の際に大切な 「自社を説明する力」 も高まったと感じます。

 6. ポテンシャル採用とマネジメントを強化

即戦力の方が入ってくれると受け入れる側としてはとても助かりるものですが、その分採用のハードルもありますよね。
私たちの場合は、採用時、そして入社後も含めて考えると即戦力採用があまり合っていないと分析し、2年程前から「ポテンシャル採用」に戦略を変更しました。

社内では人を育てることができる環境ができつつありましたし、マネジメントや教育を通じて一つ上の層が成長する、という副次的なメリットもありました。
実際この2年間で年齢の若いメンバーや未経験のメンバーがぐっと増えましたが、マネジメント層の成長と底上げが起こり会社全体のレベルは向上したと感じています。(数字も伸びてる)

この施策を行うにあたり大切なのは、自社において「ポテンシャルとは何を指すのか」を事前に定義することです。
またそれをどのように見分けるのか、難しいですが時間をかけて基準や選考プロセスを最適化していきました。

7. 面接を補う選考プロセス【webテスト】

「面接で分かることは本当に雰囲気くらいだ..」ということに気が付き始め、2年程前からWebテスト(適性検査)を導入しています。私たちが利用しているのはエン・ジャパンさんの3EテストのWebパックプラン 1年間 20件 70,000円です。
あくまで傾向分析として位置付けしていて、こちらのみで判断を行うことはせず、最終選考時の補足情報として活用しています。

採用だけではなくマネジメントにも役立つ情報なので、入社後のフォローやその後マネジメントで悩んだときなどにも登場 することがあります。

また、自社のスタッフに受験してもらえば自社の傾向や特徴を把握しながら採用基準をつくることもできます。業界や業種によって適した人材が違うことがもあると思うのでこういった客観的な指標をみるのもひとつの方法かなと思います。

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ajikeの基本職種の分析

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3E的には全6タイプに分類できるのですが、自社に合うのは3タイプ


ちなみに利用から2年経ち、人数が少ないajikeにも少しずつデータが溜まってきました。候補者の方の結果と社員のデータを見合わせることで面接の補完がしやすくなってきています。

8. 面接を補う選考プロセス【課題】

以前はスピードを重視していたこともあり、課題の代わりにポートフォリオで判断していました。しかし経験上、ポートフォリオ=そのまま実力というケースばかりでなく、やはり多少盛っている方も多いのかなと思っています。笑

そこで、職種ごと(そしてレベルごとに)課題を用意し、可能なかぎり並行して選考するようにしています。
簡単な課題でも人によって個性がありますし、大事にするポイントなども違います。一律の課題があることでスキルレベルや思考性が分かりやすく、また比較することで冷静な判断ができるように なりました。

 9. スカウトの強化

以前は行っていなかったのですが、ダイレクト採用に切り替えたタイミングからスカウトを行うようにしてます。
我が社は誰もが知る大企業でもなく、また大人気企業というわけでもないので待っているだけではやはり応募数が足りません。

採用の専任がいないためスカウトや沢山の面談は工数的にむりー!と思っていましたが、採用課題で攻めの施策が必要だと痛感したため、代表はじめ社内を巻き込みみんなで取り組むようにしています。

基本的にWantedlyを利用し、Wantedlyで見つからない場合はたまにGreenを使用しています。

採用人数が少ないからこそできることですが、スカウト候補者を見つけるときはポートフォリオやnoteなどにもしっかり目を通し、うちに合うかな..?2年後どうだろう..?と想像力を働かせながら 行っています。

10. スカウト時は、理由と会社紹介の記事を添える

スカウト時はテンプレートだけを送りつけるということはせず、スカウトの理由や会社の紹介などを個別に記載 するようにしています。
代表のアイデアで、会社の紹介については下記のような自社の情報のまとめ記事を添えるようにしています。

この施策を行うようになってから、志望動機が高い方の応募が増え、ミスマッチが減ったと感じています。
ありがたいことにみなさん事前にしっかり色々な記事を読んでくださるため、合う・合わないの判断がしやすくなり、また応募してくださる場合には理解度が深まっている状態なのだと思います。
企業と求職者、お互いにとって良い施策なのでおすすめです!

11. 面談、面接担当者の情報連携を丁寧に

我が社では色々なメンバーが面談、面接を行っています。(主にリーダー以上、代表以外)
選考フローは面談から最終選考まで長いときには3,4回の面談/面接を行い、すべて異なるメンバーが担当します。
そのため、どのような話をしたか、どのような印象を持ったか、どのようなことをもっと確認してほしいか、などの情報を細かく連携しています。
そしてその情報を元に選考フローなどを適宜調整しています。

12. 選考フローをフレキシブルに

基本の選考フローはありますが、状況や相手の方に合わせて柔軟に変更するようにしました。
例えばスキルに問題がないと確信できれば課題は省きますし、逆に人柄やカルチャーマッチに問題がないことが分かれば面接を減らすこともあります。

個別の判断になるため採用人数が少ないからこそできることではありますが、それぞれの方との擦り合わせに必要な工程を見極めつつ、できる無駄な時間はかけない。スピードはできるだけ大切にしています。(この判断が属人的になっているのが課題ではありますが..)

13. 地方からの人材を歓迎

都内だけではもはや優秀な人材を確保することは難しくなってきています。
この課題は3年程前から代表の梅本中心に考えてきたことですが、弊社の場合は梅本のもうひとつの活動拠点である北九州市を中心にインターンの受け入れやコネクションづくりなどを行っています。

ここ2年でエンジニア2名とバックオフィス1名を迎え、来年4月にはさらに新卒エンジニア2名が加わってくれることになっています。南の人の割合がぐっと増えてきました。笑

コロナ禍の採用について

この状況下で一時期は採用を中断していましたが、最近はデザイナー採用のみ再開しました。採用活動はすべてオンラインで行っています。
ご紹介してきた通り、私たちの選考の仕組みでいえば面接で判断するのはほんの一部で、課題やwebテストなどで情報を補っています。そのため、この「面接」がオンラインに置き換わっても大きな課題はなく、これまで通りの採用活動を行っています。

オンライン採用を想定できていたわけではありませんが、面接に頼らない複合的な選考プロセスにしておいて良かったなと思っています。

最後に

断片的な説明でしたが、私たちが採用を改善するために工夫し、成果につながったことをご紹介しました。
採用は難しく大変なものですが、創意工夫をするようになってから楽しく面白いものに変化していきました。また、より素晴らしい方々と出会えるようになってきたと感じています。

採用は、企業にとっても求職者にとっても点の話ではなく線の話であると思っています。
仕事はあくまで人生の一部分ですが、長い時間とたくさんのエネルギーを費やす「重要な一部分」ですよね。
お互いにとってよりよい採用が増えるといいなと思っています。

現在、UIデザイナーを募集しています🌿
少しでも興味がわいたら、ぜひお話しましょう。
選考の前段階として、お互いについてざっくばらんに知る面談のセッティングも可能です。「まだ応募までは決めきれないけど、会社のことを知りたい」という方もぜひご連絡ください。
採用サイトよりご連絡お待ちしています!
*ご覧いただく時期によっては募集を中止している場合もございますので、あらかじめご了承ください。


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今日が味気ある一日になりますように👏
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描いたストーリーを実現するUXデザインカンパニー 株式会社アジケの公式アカウントです。 noteマガジンDesign Containerにてメンバーがデザインにまつわる話を更新中です。https://note.com/ajike/m/m2d768328c0e2

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