購買管理の業務改善

本記事では、「購買管理」業務の業務改善の取り組み方法についてご紹介します。購買管理の業務改善は、経費精算同様に比較的難易度の低い取り組みです。一方で、経費削減や業務フロー化と言った結果が出やすく、また内部統制強化や予算統制の足がかりになる、対費用効果の高い取り組みでもあります。

あるべき購買管理とは

設立から年月が浅かったり、小規模な会社では、社員がそれぞれ必要なものを都度購入し、経費精算をするような状況にあることが多いでしょう。当初は不足分を自ら購入する社員に感謝をしていても、その数が増えるとともに「誰が何を買っているか」といった状況が分からなくなったり、経費申請の多さに辟易しつつ購入の妥当性に疑問を持つようになるかもしれません。

例えば、タイプCのケーブルを購入した、という経費精算の申請を受けたものの、会社にはすでに備品として同じものの在庫が5つあったとしたら本来必要の無い費用が発生してしまいます。このような状況では予算統制がされず、また各社員が在庫状況を把握していないので備品管理もコントロール出来ません。またもしも小口現金を常に一定額準備し、現金手渡しで経費精算をしている場合には、管理コストもかかってしまいます。
これらに該当するような環境である場合には、購買管理の業務改善に取組むべき状況です。

購買管理の業務改善　3つのSTEP

STEP1
まずは、誰が何をどのくらい買っているのか、現状を洗い出します。仕訳データなどをさかのぼってデータ収集し、スプレッドシートやExcelで見える化しましょう。

STEP2
データ収集が済んだら、次は緊急性が高いものだったかどうかをヒアリングし、ラベリングをします。個人で購入する必要のあるような緊急性があるものなのか、一括購買やすでにある在庫で十分対応できたものなのかどうかを、区別します。

STEP3
現状・詳細が把握できたら、対応策を検討します。購買管理の業務改善では、一括購買に統一することが基本的な対応です。オフィス用品の通販サイトを利用し、また購買依頼・申請をフロー化、周知徹底し理解されている状態がゴールです。
また、こういった「後払い・請求書対応」対応が可能なシステム・サービスの導入は、経費精算の業務改善にも通じる内容です。

【記事リンク：経費精算】

以上3つのSTEPで購買管理の業務改善に取り組みましょう。また、STEP3に記載した「周知徹底」では、STEP１〜２で把握した現状において、利用額が大きかったり頻度が高い社員とその上長をキーマンとし、その方たちから始めることをおすすめします。

また、一括購買には下記のサービスがおすすめです。状況に応じて使い分けるなどしても良いでしょう。
アスクル
たのめーる
Amzonビジネス

一括購買をしない場合のプランB

先述した3つのSTEPが完了できるかどうかは、社員の反応次第でもあります。「一括購買に変更する」と告知し、賛成派が多数であれば良いものの、反対派が多数派であり収集がつかない状況では、他の方法を検討します。

個人予算・手当化
昨今、コロナ禍の影響でリモートワークが増えました。それに伴い、自宅での作業環境を整えるために一定金額を支給する「リモートワーク手当」を導入する企業が増えています。これは、本来は会社が予算を管理し準備するべき業務に必要な備品や環境を、社員個人に予算化し備品の管理や購買を任せる手当です。

購買管理のプランBとは、このリモートワーク手当と同じように、備品などの購入予算を個人に紐付けるものです。手当の金額は一律か、社員によって物品の購買状況に差がある場合には傾斜をつけて設定します。手当の金額が余っても徴収はせず、一方で不足の場合でも追加はしません。
仮に、手当金額と実態が大きく乖離している場合には、改めて金額を設定しましょう。

個人予算・手当化は、社員のモラルに任せた性善説的な制度です。手当の金額はもちろんのこと、制度設計の工数や管理コストがかかってしまいますが、福利厚生の一部として採用候補者や社員へアピールに利用することも可能です。例えば、一定金額内で好きな書籍を購入できる手当やセミナー・勉強会に参加できる手当などを、採用のアピールとして候補者に伝えたり採用サイトに記載する企業もあります。

以上、購買管理の業務改善方法についてご紹介しました。購買管理の業務改善における基本姿勢は、「物品購入を管理し、必要な時に必要な金額だけ使う」ようにすることです。この考えは、内部統制にも通じることですので、将来的に上場を検討している企業にとっては必須の取組事項であり、すぐに取り掛かるべき内容です。

冒頭に述べたように、取り組みの難易度は比較的低く、また結果が出やすい対費用効果の高い業務改善です。
一方で、3つのSTEPで記載したようなフロー化に取り組む場合、社内と担当者に知見が豊富でない場合には、ハードルは一気に上がります。そのような場合には、書籍などによる情報収集に加え、コンサルタントや知見のある社外の方に頼るのも手段の一つです。

以上、購買管理の業務改善方法についてご紹介しました。本記事が何かしらのご参考にしていただければ幸いです。

※※本記事の記載事項は、あくまで基礎的な内容であり、具体的にどのようなシステムを導入するべきかについては記載しておりません。
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