【後編】バックオフィス部門はタイヤ、活躍人材はカーナビ！バックオフィサーへのアドバイスと熱いエールをお届け。/公認会計士・税理士 矢野裕紀様
前編の記事では、矢野様の現在のお取り組み、込められた思いをお伺いしました。
後編となる本記事では、バックオフィスの業務効率化へのアドバイスや、経営に役立つバックオフィスの在り方について、語っていただきます。
◆プロフィール
矢野裕紀（やのゆうき）/公認会計士・税理士・クラウド会計ソフトfreee認定アドバイザー
有限責任あずさ監査法人に6年間勤務後、埼玉県の津島会計事務所に勤務。2017年に完全独立し、現在では、freeeを中心としたクラウドツールの導入・運用サポートを手がけるアカウンティングサポート株式会社、経理・税務を土台にフリーランスのビジネスを全面サポートする”やのナビ”を手がける矢野会計事務所、自己研鑽の場づくり事業を手がけるつながるサポート株式会社の３事業に取り組んでいる。
Twitterアカウント @yano_cchi
ーバックオフィスの効率化に着手するにあたって、どのような課題のパターンがあるのでしょうか。
そうですね、まず「非効率的な状態に気がついていない」という場合も少なからずあると思います。他には、なんとなく非効率的だと感じているけど、具体的な内容を把握できていないとか、改善策の引き出しを持っていないーなんていうパターンもあるでしょうね。
あとは、非効率的な箇所を特定したし、改善案も明確にできているけれど、何かしらの理由で業務効率化を実践できないだとか、業務フローを変えてもうまく運用できていない、とか。
―なるほど。例えば、これまでのやり方が踏襲され続けていて、業務効率化を実践出来ていないという場合、どうしたら良いと思われますか？
まず、他部署とのローテーションが出来るくらいの人員がいる組織であれば、担当者の交代はひとつのきっかけになると思います。現状の業務をフレッシュな目で見れる分、業務のたな卸しがしやすい印象があります。たまたまそのようなクライアントさんをサポートすることが多いのですが、とても進めやすいです。
経理担当者が一人だけ、という規模の組織であれば、社外の人との出会いが実践のきっかけになることがあるのではないかと思います。他社のやり方を聞くことで、初めて自社の状況を客観視できるでしょうから、組織の外に突破口のヒントを求めてみると良いかもしれません。
ー通常業務が忙しく、社外の勉強会に参加したり、新しいことに取り組むことが難しいなんていう方もいらっしゃるかもしれませんが・・・。
自社で取り組めないようなら外部の専門家を入れるしかないと思います。
目の前の業務でパンパンで、更に何かを変えたいとした場合、そのひと一人だけだと時間もパワーも足りない状態だと思います。なので、変えることに対して投資をするしかないですよね。経理担当者として、現状を変える必要性を感じているけど自分だけでは難しいと感じたら、その部分に投資してもらえるようトップを説得するしかないですね。
ー時間もお金もかけずにどうにかできる美味しい話はありませんよね。
そうですね・・・。
経営者としては、お金が出ていくこと自体にシビアになる場合も多いので、「楽になったその先に何があるか」までイメージを伝えられたらいいですね。例えば、本当はもっと予実対比に時間が使えれば業績アップに貢献できる自信があるとか、こんなスキルを身につけて、もっと会社に貢献したいんだ、とか。自分の未来と、会社の未来と、うまくかけ合わせながら説得するといいと思います。
ー毎日が忙しいと疎かになりがちな部分ですね。目の前のものにとらわれず、自分の未来を考えることは気分転換にもなりそうです。
気持ちの切り替えにも有効でしょうね。目の前のことは一旦置いておいて、自分はどう生きたいのかということに思いを寄せると、見える景色も変わると思います！
ぜひ、未来ありきの現状の改善に取り組んでほしいと思います！
ー例えば、現状の改善に着手しようとした時に、何からどう始めたら良いのか分からない場合、矢野様だったら何から着手されますか？
「今」と「未来」を明確にすることから始めますね。「現状のバックオフィスの流れの全体像をとらえること」と、「目指したい経営管理体制を実現するために必要なバックオフィスの流れを描くこと」を行い、そのギャップを埋めるために必要なことを洗い出すイメージです。実際、僕がサポートに入る場合は、そのような提案をすることからはじめています。
ー具体例など教えていたいただけますでしょうか。
例えば、経営者としては早く月次の状況が知りたいのに、1ヶ月経っても締まらない、というようなケース。なぜそんなスピード感になってしまっているかというと、請求書は営業担当がExcelでつくって、それが経理に回ってきて、経理が債権管理のために管理簿をつくって、会計ソフトに売上の仕訳を入力して、月次が固まったら経理から経営企画にデータを渡して、経営企画が手打ちでレポートをつくって・・・部署間の業務がすべてぶつ切りで、このままでは経営者が求めるスピード感は絶対に実現できないですね。
これを、営業担当者が請求書を作成したら、自動で管理簿に反映され、売上の仕訳も発生して、経営管理のレポートも会計システムからの情報を手打ちしなくてもよい、という流れを実現できるツールを活用すれば、翌月5営業日には月次の情報が確定！なんて可能性も大いにあると思います。
改善するにも、ゴールがないと何から手をつけていいか分からないと思うので、課題感を持っている経理担当の方は、あらためて経営陣が求めてることを聞いてみることをオススメします！
ーなるほど。実際は求められていないような水準を、担当者が追い求めている場合はありそうですね。
そうなんですよ。ゴールが明確でないと、作業の細かさが担当者の考えに左右されてしまうこともありますね。非常に緻密な人が必要以上に作り込んだ業務を、後任の方がとりあえず引き継ぎ、それがいつの間にか伝統になる、みたいなケースはありがちだと思います。だから、そもそもそれは経営にとって必要なのか？を考え、経営陣に聞いてみることが必要ですね。
ー経営陣とのコミュニケーションを取るにあたって、バックオフィスの必要性を分かってもらうためにはどうしたら伝わりやすいでしょうか？
僕だったら、車のパーツに例えるならばタイヤです、という表現を使います。
これは、車体に合ったタイヤを付けましょうということ。例えば、F1カーの車体に軽自動車のタイヤって絶対に合わないですよね。会社が車体だとした場合、それにふさわしいバックオフィスの体制があるはずです。F1カーを走らせたいのに、軽自動車のタイヤでうまく走れますか？車体にぴったりなタイヤをつけていますか？・・・という表現はどうでしょうか。
ー規模拡大を目指して営業人員拡充したのに、バックオフィスの人数は変わらない・・・なんて状況はまさにですよね。
それでは、ビジネスもうまく行かないですよね。大型バスの車体に、小さいバイクのタイヤが付いているような状態。
それから、車体に応じたタイヤをということに加えて、道に応じたタイヤを付ける必要もあるかもしれませんね。例えば、雪道ではスタッドレスタイヤに履き替える必要があります。つまり、周囲の状況が変わったら、それに応じて適切なバックオフィス体制にしましょうということです。
組織に合わせたバックオフィスの体制を構築し、それに必要なスキルや経験を持つメンバーやツールも必要になりますね。
ーなるほど。では、中長期的にバックオフィス部門の一員として活躍し続けるためには、どんな事が必要でしょうか。
情報を集めることですね。例えば、便利なツールの情報だったり、考え方や・・・それからバックオフィサーとしての自分なりのポリシーなんかを持つことも重要だと思います。
例えば、経営に役立つバックオフィスとは何か、とか。会社は誰かの役に立つことやサービスを売ることで存続しますよね。そのためのバックオフィスには何が必要なのかを考えたり、会社の方向性と自分の方向性がマッチしているのかについて自分なりの答えを持っておけたりすると良いですよね。
今後、バックオフィスで重宝される人材は、カーナビのように自分と組織の向かう方向性を理解し、主体的に動ける人なんじゃないかと思います。
ー自社の方向性を理解しておくと、業務の方向修正も出来ますよね。
ところで、自動車お好きなんですか？
・・・いや、ただ例えやすかっただけです。ふふ。
ーてっきり自動車好きな方なんだと思いました！ところで、先程仰っていた「経営に役立つバックオフィス」にはどんな事が必要でしょうか？
繰り返しになりますが、やはり会社がどこを目指しているかを認識することですね。ミッション・ビジョン・バリューや中期経営計画などから会社の方向性を把握し、判断基準を作れてそれを他の社員にも伝えられるといいですよね。
それができていれば、例えば経理担当者の細かいチェックに納得できない社員がいた場合に、会社のポリシーに則った議論ができますよね。例えば経費精算だったら、ただただ期限を守ってくださいというよりも、会社の方向性はこうだから◯営業日以内に決算を締める必要があるので・・・と伝えるほうが納得感もあると思います。
ー確かに、前者だと言われた方は引っかかる場合もあるかもしれません。目の前の数字だけでなく、会社を理解することが重要なのですね。
例えば、経営課題の見える化をはじめるにしても、会社の方向性を予算や経営計画から把握することが、まず最初に取り組むことです。
実績値だけ見ていても何も生まれませんから、目指すべきところを示し、そのギャップを埋めるために何が出来るかを考えて表現することが、経営課題の見える化の要です。
カーナビで言えば、現在地だけが分かっても、右か左かどちらに行くべきかがわからないのと同じで、会社が向かうゴールがわからないと経営課題も見えませんから。
ー組織が未熟である場合、中期経営計画やミッション・ビジョン・バリューがなかったり曖昧だったりする場合もありそうです。
それはあると思います。でも、その場合には経理担当者が手を挙げてやってみたらいいのではないでしょうか。例えば、僕であれば、クライアントさんの会社としての目標が明確でなければ、ヒアリングをしながら事業計画を一緒につくっていくサポートもしています。
最初から精密なものを作る必要はなくて、まずは表現してみるところから取り組んでみてはどうでしょうか。
カーナビで言えば、通常であれば運転手が目的地をセットして始めますが、目的地を提案したり、運転手の趣味嗜好を聞きながら学習していけるようなー提案型のカーナビになれるといいですよね。
ー会社の方向性を理解し、自ら判断して動くことで、経営にいい影響を及ぼせるのですね。ところで・・・
あ、カーナビが好きなわけでもありません。
Googleマップだと語呂がしっくりこなかったので・・・。
ー違うだろうなと思いつつ、ついつい気になってしまいました！
最後に、現在バックオフィスで奮闘中の方にエールを送っていただけますでしょうか。
まず、管理職やマネージャークラスの方へ。もし、組織として改革が必要なときは、部下の人たちがどうしたいか、もっと大きく言えばどう生きたいかまで知るようにしてみてはいかがでしょうか。改革を自分ゴトとして捉えてもらうためには、それぞれの考え方、人生観と整合させてもらうのが一番だと思います。そこをすり合わせたうえで改革を進めていくと成功確率が高まるのではないでしょうか。
それから、スタッフクラスの方へは、与えられた作業をこなすことに加え、バックオフィサーとして実現したい想いを描くことおすすめします。
ー繰り返しお話いただいた、「自分がどう生きたいか」ですね。
そうです。僕自身も勤め人の時には、具体的に絵を描けていませんでした。とりあえず何でもやりますという姿勢になりがちだったのですが、結局ポリシーがないんだということに気が付きました。公認会計士として日本社会や日本経済の発展ために頑張るぞ！ともっともらしいことを言っていたのですが、あまりに大きくて曖昧な目標で、それはもはや目標がないのと同じだったんですよね。
なので、自分がどう生きたいのかを、行動ベースで具体的に思い描くことによって、日々の仕事や生活が変わると思います。
ーそして考え方がわからない、という方は「つなサポ」に参加すれば良いですよね！
そうですね！自分がどうなりたいかを考えるワークショップなんかもあるので、ぜひ来ていただきたいです。
ーちなみに、つなサポはどうマネタイズされているのですか？
今はSaaS企業のように、先行投資期間です(笑)自分の想い描いていることをひとりでも多くの方に知ってもらって、ひとりでも多くの方に「つなサポの企画に参加することで人生のプラスになる！」と思ってもらえたら嬉しいです！将来的には、”つな”にちなんで27万人の方に「つなサポ聞いたことある！」と認識してもらえる存在になりたいです！
ー最後の最後に、一人担当者に向けてエールをお願いします！
ぜひ幅広く情報収集してください！世の中、いろいろなやり方・考え方がありますし、ツールもたくさんあるので、会社の課題を解決してくれるもの、自分のバックオフィサーとしての想いを実現してくれるものとの出会いは必ずどこかにあります！
ー一人担当はその名の通り、孤独ですからね。出会いの探し方についておすすめはありますか？
Twitterがオススメです！Twitterでは、バックオフィス界隈の皆さんが、貴重な情報を、素敵な考え方をたくさん発信してくれてるんです！
バックオフィス関連のおすすめアカウントは、いずれAIトラベルさんが記事にまとめてくれることを期待しています！
僕も載せていただけたら嬉しいです！！！笑
ーそのアイディア、頂きます！
本日はありがとうございました。
・・・・・
以上、前編と後編に渡って、矢野様にお話をお伺いしました。
元々矢野様のことはTwitterをフォローさせていただいていましたが、ツイートと変わらず物腰が柔らかくオープンマインドな方でした。お話をお伺いし、会計や税務といった枠を超えて、一歩踏み出したいという思いを抱えている人を支援したい、というお考えが強く印象に残っています。また、ご自身が経験されたことや良い影響を、他の人に伝えていきたいという前向きなギブの精神を強く感じました。
当日は約80分のお時間を頂戴しましたが、インタビュー終了後に私まで前向きな気分になれるような時間でした。本記事を読まれた方にも、少しでも前向きな気持ちになっていただけたら幸いです。
今年のつなサポフェスタは、オンラインで11月1日～29日が開催期間だそうです。詳細は矢野様のTwitterアカウントやつなサポのLINE公式アカウントで随時告知されるそうなので、一歩踏み出したいとお考えの方はぜひご視聴ください！
【本記事で紹介したリンクはこちら】
Twitter @yano_cchi