外資系で勤めて驚いた意思決定のスピード感

去年の7月にマネージャーとして動き出した私。
職業柄あまり意思決定を仰ぐ、計画書を出して承認をもらうなどの作業はあまりありませんでした。

今回いわゆる管理職になったことでそのスピード感が思った3倍早くて、備忘録で記録しておくことにしました。

ゴテゴテの根回しがない

意思決定のための会議や、上司への根回しようの会議がありません。逆にたまたま廊下ですれ違った時に「そういえば〜」の流れで頭出しをしたらそれが根回しになってしまいます。上司の反応が良ければ成功、ちょっと渋ったらもう少しブラッシュアップの余地ありとして、次の軽い報告で修正したものを提案していっています。

また本格的な提案をしたときに、「聞いてない・なんでもっと早く言ってくれないんだ」を防ぐ意味もあります。カジュアルな会話であっても、根回しとされることもあるので、枕詞を使ってまだ構成の段階であることやこんなことを考えています。と話をするとバッファを持てるのでいいのではないでしょうか。

企画書よりもメールで完結

仰々しい企画書はありません。基本1本のメールを連ねる中で、概要から決済まで行ってしまうこともよくあります。
メールであれば会議の議事録のように要点はメールをスクロールをすればいいし、担当・決済者が随時入るのでハンコを押す、印刷してホチキス止めをするなどの事務作業がなくなっています。

本文の内容がきちんとした構成で成り立っていれば、実はそれが企画書の役割を果たすこともあります。企画書をきちんと提出する場合、メールの本文を肉付けすればそれなりの内容になります。

私が携わったプロジェクトは海外支社にチームを立ち上げること。そのときは上司に頼まれて動いたものだったので、概要はヒアリング済みでした。そこから職務の内容や休日の扱いなど、労働基準法を現地法人に聞きながら最初に提案した時のメールの構成はこのようにしていました。

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メールタイトル：＜承認依頼＞XXオフィス　新チームの立ち上げの詳細について

本文：表題の件について、現地人事チームと確認し福利厚生を含めた業務内容を承認してほしい。

＜人事関連＞
・勤務時間：月曜日〜金曜日（日本時間9時〜18時、現地時間8時〜17時）
・祝日の扱い：現地祝日、日本が平日の場合、休日出勤として扱う。
祝日の種類によって、日給の30％もしくは100％を上乗せ。

＜ガイドライン・使用ツール＞
・使用ツール：JIRA、チケット制で進める
・各スタッフのKPI管理：PowerBI JIRAからのデータを抽出し、各リクエストの完了時間を把握、1週間や1ヶ月単位で業務効率を見ていく。
・業務内容：職務経歴書の添削のみからスタート。順次下ろす業務をチームの効率を見ながら増やしていく。
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ちなみに早いとメールを送った5分後に「OK。承認です」と返ってくることがあり、これが正式な会社としての回答になってしまいます。仰々しい企画書こそ使いませんが、体裁は整えておくといいでしょう。

おわりに

今回は私が肌で感じた外資系のスピード感でした。日系企業にも勤めていましたが、ここまでデジタルかつ、問題がないときの承認のスピードは今の会社に入って驚いたものです。

たくさんの初めてを経験したのでこれから少しづつ放流していきますね。